Liste des compétences de l'assistant de bureau pour les curriculum vitae, les lettres de présentation et les entrevues
Les assistants de bureau sont parfois connus comme des secrétaires ou des assistants administratifs, mais ce qu'ils font est d'aider dans le fonctionnement d'un bureau. Que le bureau appartienne à un cabinet d'avocats, à un cabinet médical, à un établissement d'enseignement ou à une société, les besoins sont semblables; quelqu'un doit enregistrer des dossiers, tenir des horaires et prendre soin de la communication de routine au nom des personnes qui utilisent le bureau. Que quelqu'un pourrait être toi.
Responsabilités du poste d'assistant de bureau
Bien que les postes d'assistant de bureau soient généralement similaires, le travail est toujours variable - il varie simplement d'un jour à l'autre, et non d'un bureau à l'autre. Aujourd'hui, vous pourriez agir en tant que réceptionniste, demain, il faudra peut-être réparer l'imprimante, et le lendemain, vous devrez apporter l'ensemble du classeur au XXIe siècle. Vous aurez besoin d'un ensemble de compétences très large pour réussir.
Les assistants de bureau sont parmi les grands héros méconnus du monde des affaires, parce que quand vous faites votre travail correctement, personne ne le remarque. Le bureau semble se lancer. Mais certaines personnes apprécient le travail rapide et flexible, le sentiment d'être au cœur de tout. Et une bonne secrétaire peut toujours trouver du travail presque n'importe où, dans n'importe quel type d'organisation.
Comment utiliser les listes de compétences
Vous pouvez utiliser ces listes de compétences tout au long de votre processus de recherche d'emploi. Tout d'abord, les noms de ces compétences fonctionnent comme des mots-clés, utilisez-en autant que possible lors de la rédaction de votre CV. Ne comptez pas sur les superviseurs d'embauche pour comprendre que vous avez ce qu'ils veulent, dites-leur directement.
Deuxièmement, vous pouvez utiliser ces mêmes mots-clés dans votre lettre de motivation. Concentrez-vous spécifiquement sur ceux dont votre employeur éventuel se soucie le plus. Vous devrez faire votre recherche, car si les emplois d'assistant de bureau sont souvent similaires, les superviseurs d'embauche varient dans leurs priorités. La description du poste comprendra probablement une liste des compétences requises. Faites attention à cela.
Enfin, vous pouvez utiliser cette discussion pour planifier votre entrevue. Assurez-vous de disposer d'au moins un exemple pendant une période où vous avez démontré chacune des six principales compétences énumérées ici.
Cela peut aussi aider à revoir nos listes de compétences énumérées par métier et types de compétences.
Les six meilleures compétences de Office Assistant
Voici une liste des six compétences les plus importantes pour un assistant de bureau, ainsi qu'une liste plus longue des compétences que les employeurs peuvent s'attendre à avoir.
- Compétences de communication verbale: La communication est une compétence souple essentielle pour un assistant de bureau. Vous devrez interagir avec votre superviseur, le personnel de bureau, les professionnels que vous aidez, et éventuellement des clients ou des personnes dans d'autres bureaux de la même organisation. Vous travaillez tous en équipe et vous êtes son principal centre de communication. Vous devrez être gai, utile, bien informé, articulé, et un bon auditeur tous les jours.
- Compétences de communication écrite: La plupart des assistants de bureau écrivent beaucoup. Ils peuvent écrire des notes de service, remplir des formulaires ou rédiger des lettres ou des courriels. Certains créent du contenu pour le site Web de l'entreprise ou modifient le texte pour d'autres. Une communication écrite claire et professionnelle est indispensable.
- Amabilité: Un assistant de bureau peut être la première personne qu'un client voit en entrant dans le bureau. Si l'occupant principal du bureau se trouve en ce moment, l'assistant de bureau peut être la seule personne avec laquelle le visiteur interagit. Vous devez être prêt à accueillir chaque visiteur avec un sourire et un mot gentil et à les aider avec tout ce dont ils ont besoin autant que vous le pouvez. Donc, de bonnes compétences interpersonnelles sont une nécessité.
- Compétences technologiques: Dans l'ancien temps, les secrétaires faisaient beaucoup de dactylographie. Les temps ont changé et la technologie aussi, mais les assistants de bureau peuvent toujours s'attendre à passer beaucoup de temps devant un clavier. Au lieu d'une machine à écrire, vous devrez vous familiariser avec une variété d'applications logicielles. Savoir comment faire un peu de support technique léger et comment réparer une imprimante récalcitrante ne fait pas de mal non plus.
- Organisation: Les assistants de bureau doivent être extrêmement organisés pour jongler efficacement avec leurs nombreuses tâches. Vous devrez également aider les autres personnes à s'organiser, qu'il s'agisse de gérer les calendriers ou de garder le bureau en ordre.
- Compétences en résolution de problèmes : La résolution de problèmes, ou la capacité de raisonnement critique, est importante pour tout assistant de bureau, car vous serez souvent la personne avec laquelle les autres vous poseront des questions ou des problèmes.
Liste des compétences de l'assistant de bureau
A - G
- Soutien administratif
- Répondre aux téléphones
- Rendez-vous
- Facturation
- Calendriers
- Clérical
- Relations client
- la communication
- Ordinateur
- Coordonner les activités du bureau
- Correspondance
- Service Clients
- La saisie des données
- Livraison du courrier
- Diriger les visiteurs
- Dépôt électronique
- Exceller
- Rapports de dépenses
- Dépôt
- Flexible
- Transfert d'appels téléphoniques
- Amical
- Opérations de la réception
- Saluez les invités
H - M
- l'Internet
- Interpersonnel
- Courrier
- Mailings
- Réunions
- Prise de message
- Microsoft Office
- Microsoft Word
- Manipulation d'argent
N - S
- Fonctions de bureau
- Matériel de bureau
- Inventaire des fournitures de bureau
- Fournitures de bureau
- Support de bureau
- Organisation
- Formalités administratives
- Attitude positive
- Des talents pour la résolution des problèmes
- QuickBooks
- Fiabilité
- Répondre aux demandes de renseignements
- Routage des appels téléphoniques
- Planification
- Filtrage et direction des appels
- livraison
- Des feuilles de calcul
- Tableau électrique
T - Z
- Travail en équipe
- La technologie
- Téléphone
- Gestion du temps
- PREPARATIFS DE VOYAGE
- Dactylographie
- Communication verbale
- Bienvenue aux visiteurs
- Traitement de texte
- Communication écrite
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