Comment les conseils de projet et les groupes de pilotage soutiennent votre projet
Votre projet a-t-il un tableau de projet? Vous pouvez également appeler cela un groupe de pilotage ou un comité de pilotage. Cet article présente les rôles et les responsabilités de cette importante fonction de gouvernance.
Commençons par dire que le comité de projet est une partie importante de la structure organisationnelle de tout projet. Si vous n'en avez pas, vous devriez parler à votre gestionnaire pour en obtenir une mise en place.
Le comité de projet est présidé par le promoteur du projet et comprend généralement un certain nombre d'autres intervenants principaux ainsi que le gestionnaire de projet. Il y a normalement trois à cinq personnes au sein du Conseil. Ce sont tous des intervenants clés du projet et des personnes qui ont la capacité de faire avancer les choses pour le projet.
Bottom line: c'est un groupe de personnes qui se rencontrent pour aider à superviser le projet et le faire avancer dans la bonne direction.
Les conseils de projet sont mis en place au début du cycle de vie du projet et fonctionnent tout au long du projet jusqu'à sa fermeture. Jetons un coup d'œil aux 4 rôles clés d'un comité de projet.
Le comité de projet assure la gouvernance
Premièrement, le comité de projet fournit une gouvernance critique. Ils veillent à ce que les politiques soient respectées au niveau de l'entreprise et au niveau du portefeuille ou du programme. Ils offrent une surveillance de ce que l'équipe de projet réalise. Avec le parrain du projet, ils sont responsables de la bonne exécution du projet et ce rôle de gouvernance assure que l'équipe du projet agisse de manière éthique et dans les limites acceptables pour l'entreprise.
Ils le font en interrogeant le chef de projet et en fournissant de l'aide et du soutien.
Le tableau de projet fournit la direction
Il y a souvent des décisions à prendre sur un projet, et certaines d'entre elles n'entrent pas dans les attributions du chef de projet. Lorsque le gestionnaire de projet est incapable de prendre la décision, et que c'est quelque chose qui devrait être discuté avec plus de parties prenantes que le seul promoteur, il ira à la Commission de projet.
Leur rôle est de garder le projet sur la bonne voie en fournissant la direction appropriée pour l'équipe. Ils contribuent à définir la vision au début du projet et à garder le projet sur la bonne voie tout au long du projet.
Le comité de projet prend des décisions
Le comité de projet est avant tout un organe de décision. Leur rôle est de prendre les décisions qui permettent au projet d'aller de l'avant en débloquant les problèmes et en aidant le chef de projet à voir une voie claire vers la réussite.
Le chef de projet soumettra des recommandations au comité de projet. Cela pourrait inclure des recommandations pour aborder:
- Les risques, tels que les plans d'atténuation pour relever les défis potentiels
- Problèmes
- Problèmes de ressourcement, comme ne pas avoir les bons membres de l'équipe disponibles
- Délais d'horaire
- Dépassements budgétaires.
Le comité de projet ne doit pas nécessairement suivre la recommandation du gestionnaire de projet. En tant que groupe, ils peuvent proposer d'autres suggestions pour aller de l'avant, ce qu'ils font fréquemment. C'est souvent parce qu'ils ont une vision plus globale de l'environnement du projet que ne le fait le chef de projet, ce qui leur permet de voir les itinéraires alternatifs et de choisir le meilleur à la fois.
Le conseil de projet approuve les dépenses
Enfin, le Conseil de projet approuve le budget global. Chaque commande d'achat ou article budgétaire est normalement géré par le chef de projet: vous n'avez pas besoin d'aller à votre tableau de projet pour obtenir le paiement de chaque facture.
Cependant, au niveau du projet dans son ensemble, le comité de projet a un rôle à jouer en approuvant d'abord comment vous allez dépenser l'argent (vos plans budgétaires) et ensuite en surveillant les dépenses continues pour s'assurer que le projet est sur la bonne voie.
Vous devrez également faire appel au comité de projet lorsqu'il vous semblera nécessaire de dépenser des fonds de prévoyance ou des réserves de gestion. Ils peuvent autoriser des dépenses excessives et aider les équipes de projet à accéder à des fonds supplémentaires lorsque cela peut être justifié.
Dans l'ensemble, le comité de projet fournit une fonction de gouvernance et de direction essentielle à l'équipe de projet. Leur direction et leurs conseils aident le chef de projet à guider le projet dans la bonne direction, et ils sont parfaitement placés pour intervenir et aider si quelque chose commence à mal tourner.