Les chances sont, quand quelqu'un est promu à leur premier rôle de gestion, ce sera la première fois qu'ils gèrent un budget de département.
La plupart des nouveaux gestionnaires reçoivent peu ou pas de formation officielle sur la façon d'élaborer des prévisions budgétaires, de suivre leurs dépenses ou d'effectuer des ajustements en milieu d'année. On leur remet souvent une feuille de calcul ou un rapport de leur gestionnaire ou du service des finances et on s'attend à ce qu'ils sachent comment le faire ou qu'ils apprennent par essais et erreurs.
Tandis que «l'essai et l'erreur» peuvent être un moyen efficace d'apprendre une nouvelle compétence, il serait préférable qu'un nouveau gestionnaire n'ait pas à faire trop d'erreurs douloureuses. Voici quelques conseils.
Investissez le temps d'apprendre dès le départ
Il n'y a pas de meilleur moment pour poser des questions «stupides» que lorsque vous êtes nouveau à quelque chose et que vous ne l'avez jamais fait. Mieux vaut demander et dépenser le temps d'apprentissage initial, plutôt que d'attendre que quelqu'un ait à signaler vos erreurs. Demandez à votre responsable (ou à son prédécesseur si vous le pouvez) de revoir la philosophie sous-jacente, les objectifs généraux, le format et chaque élément de campagne. Si votre organisation a une personne de finance, demandez à cette personne de passer du temps avec vous aussi. La plupart seront flattés et disposés à partager leur expertise.
Après tout, s'ils peuvent vous apprendre à faire les choses en fonction de leurs spécifications dès le départ, vous aurez moins de mal à la tête plus tard.
Suivez un cours de «Finance et budgétisation pour les gestionnaires non financiers»
Vérifiez auprès de vos écoles de commerce des universités locales, sous "Executive Education." La plupart des écoles de commerce offrent des cours de un à trois jours, sans crédit. Pendant ou après le cours, prenez le temps d'examiner le rapport annuel de votre entreprise et de comprendre les différents ratios et rapports financiers.
Gérez le budget de votre département comme si c'était votre propre entreprise
Lorsque nous travaillons pour de grandes organisations, nous avons tendance à traiter l'argent de «l'entreprise» comme s'il poussait sur les arbres. Ce n'est pas le cas, et c'est maintenant votre rôle de gestionnaire de vous approprier personnellement les ressources de votre ministère.
Soyez un joueur d'équipe
Si possible, examinez le budget de votre responsable. Bien qu'il soit important de prendre en charge votre budget, votre unité fait partie d'une entité plus vaste. Demandez à votre manager de vous montrer où se situe votre budget et de prendre en charge la vue d'ensemble ainsi que les interdépendances avec vos pairs. Il peut y avoir des moments où un autre département a besoin d'argent pour des objectifs qui sont plus prioritaires que les vôtres. N'attendez pas qu'on vous le demande ou qu'on vous l'enlève - soyez proactif et proposez d'aider votre gestionnaire de pairs. Vous serez considéré comme stratégique et collaboratif.
Ne jouez pas à des jeux stupides
Juste parce que «tout le monde le fait», ne signifie pas que ce n'est pas stupide et mauvais pour l'entreprise. Un exemple de jeu de budget stupide typique que les gestionnaires jouent est «l'utiliser ou perdre ses dépenses». C'est quand vous approchez de la fin de l'année, et votre budget est en cours d'exécution sous vos prévisions. Au cours des années précédentes, lorsque vous avez manqué de budget, votre budget de l'année suivante a été établi en fonction de la réalité de l'année. Donc, afin de ne pas avoir à réduire encore votre budget, vous allez acheter des trucs que vous n'avez pas besoin d'acheter ou de stocker au cas où vous en auriez besoin.
Suivez vos dépenses mensuelles et effectuez des corrections proactives
Ne supposez pas que "quelqu'un" vous dira quand vous avez dépassé votre budget. En fait, vous pourriez même avoir à demander des rapports mensuels ou à suivre vous-même. N'attendez pas la fin de l'année, quand c'est une surprise (pour vous et votre patron). D'ici là, il est trop tard pour enquêter et apporter des corrections. Soyez responsable, mesurez-vous et signalez-le de façon proactive à votre gestionnaire.
Soyez transparent et impliquez votre équipe
Partagez votre budget avec votre équipe, peut-être même en les impliquant dans la mise en place de la prévision. Impliquer votre équipe et l'aider à comprendre le processus de budgétisation crée un sentiment d'appropriation partagée et encourage vos employés à trouver des moyens créatifs de gérer leurs dépenses.
Soyez stratégique
Ne prenez pas seulement les chiffres réels de l'année dernière et ajoutez dix pour cent aux prévisions de l'année suivante. Commencez par élaborer une stratégie et des objectifs, puis déterminez les ressources nécessaires pour atteindre ces objectifs. Si vous avez besoin de plus que l'an dernier, préparez une analyse de rentabilisation pour justifier votre demande de financement supplémentaire.
N'en faites pas trop
Bien que la gestion du budget soit un rôle important pour un gestionnaire, ne perdez jamais de vue les atouts les plus importants: votre personnel! Assurez-vous que vous consacrez au moins cinq fois le temps nécessaire au développement de votre équipe pour que vous compiliez des chiffres.