Les gestionnaires de projet expérimentés et ceux qui travaillent dans de grandes entreprises auront des logiciels et des comptables pour les aider à établir des budgets de projet. Mais que faire si vous ne le faites pas? Si vous regardez une feuille de calcul vierge ou un e-mail de votre sponsor de projet vous demandant de rassembler les finances pour le projet, alors cet article est pour vous.
Nous verrons les cinq choses que vous devez faire pour créer un budget de base du projet.
Utilisez votre liste de tâches
Tout d'abord, prenez votre liste de tâches de projet. Vous pourriez également avoir une structure de répartition du travail, et si vous en avez une, il est préférable de l'utiliser. Mais une liste de tâches fera aussi longtemps qu'elle couvre complètement tout ce que vous devez faire sur le projet.
Si vous n'avez pas de liste de tâches, il est temps d'en créer une. Notez tout ce que vous avez à faire, et les choses que vous devez construire, faire ou compléter avant que le projet puisse être achevé. Cela n'a pas à être dans un ordre particulier, mais il faut tout inclure.
Enfin, dans cette étape, faites un brainstorming avec votre équipe de projet, car il y a sûrement quelque chose que vous avez oublié. Beaucoup de têtes valent mieux qu'une!
Estimer chaque composant
Maintenant, parcourez votre liste et déterminez le prix de chaque article. Par exemple, une tâche qui dit «mettre en place des réunions pour discuter des exigences» pourrait impliquer l'approvisionnement et l'embauche, les salles de réunion ou l'achat de toutes les ressources dont vous avez besoin comme un projecteur ou des stylos. Cela implique des coûts, alors demandez des devis pour votre location de salle et les autres équipements et notez-le.
Faites-le pour tout sur la liste des tâches, de sorte que vous vous retrouvez avec un prix contre chaque élément. Certaines tâches de projet peuvent ne pas avoir de prix, et c'est OK.
Ajouter des estimations ensemble
Ensuite, ajoutez ensemble toutes vos estimations. Il est plus facile de le faire si vous faites une liste d'éléments dans une feuille de calcul, ajoutez les coûts dans la colonne suivante, puis totalisez la colonne en bas. Laissez la feuille de calcul faire le calcul pour vous! Cela devient votre feuille de calcul budgétaire.
C'est une bonne idée de regrouper vos coûts dans des catégories, de sorte que vous puissiez facilement voir où va la majeure partie de l'argent. Utilisez des catégories telles que «Démarrage du projet», «Infrastructure» ou «Formation» - choisissez des regroupements qui signifient quelque chose dans le contexte du projet.
Ajouter les contingences et les taxes
Ce serait génial si vous aviez une boule de cristal et que vous pouviez prédire ces coûts avec une précision de 100%, mais vous n'avez probablement pas confiance en votre capacité à le faire! C'est là que la contingence entre en jeu. Il s'agit d'un fonds d'argent basé sur la confiance que vous éprouvez à l'égard de vos estimations. Cela ne concerne aucune tâche particulière. C'est un «pot d'urgence» global au cas où vous auriez eu quelque chose de mal ou laissé quelque chose par erreur.
Si vous ne savez pas combien de contingences ajouter, optez pour 10% du total que vous avez créé à l'étape 3. Il s'agit d'une estimation non scientifique que de nombreux gestionnaires de projet utilisent et vous donne un peu de rembourrage dans votre budget vous en avez besoin.
Ajoutez une ligne dans la feuille de calcul de votre budget au bas de la page intitulée "Contingence" et spécifiez le pourcentage que vous avez utilisé.
N'oubliez pas d'ajouter toute taxe de vente ou toute autre taxe qui n'est pas explicitement incluse dans vos estimations individuelles.
Ajoutez le tout, et c'est le montant de votre budget final.
Obtenir l'approbation
La dernière chose à faire est de faire approuver votre budget par votre manager ou votre sponsor de projet. Discutez avec eux de la façon dont vous les avez regroupés et des éléments qui composent votre budget global.
C'est tout! La budgétisation de projet est une compétence essentielle de gestion de projet, et ce guide vous aidera à créer un budget de projet.