Conseils pour la création d'e-mails lus
Selon BusinessInsider.com, l'employé moyen alloue environ 25% de sa journée à parcourir des centaines de courriels. Alors que certaines personnes ont besoin d'un coup de pouce sur l'étiquette électronique de base, d'autres font des erreurs simplement parce qu'ils sont submergés par le volume même des communications.
Au cours de votre recherche d'emploi, vous enverrez vraisemblablement beaucoup d'e-mails, y compris des lettres de motivation, des notes de remerciement et des messages aux connexions liées à la recherche d'emploi. Dans ces courriels, prenez le temps d'éviter de commettre des erreurs embarrassantes, comme d'épeler le nom d'une personne, et assurez-vous d'écrire des notes pour obtenir une réponse. Lisez la suite pour plus d'informations sur l'étiquette électronique, ainsi que des conseils sur la façon d'élaborer les meilleurs vœux.
Commencez avec une salutation professionnelle
Efforcez-vous pour la clarté de votre ligne d'objet. Choisissez quelque chose de direct qui identifie le but de votre e-mail, comme "temps de réunion modifié" ou "requête rapide au sujet de votre proposition". Évitez de balancer une carotte avec un teaser comme "J'ai besoin de vous informer ..." qui essaie d'attirer la lecture dans l'email pour obtenir votre intention.
Les gens décident souvent d'ouvrir un e-mail en fonction de la ligne d'objet, alors choisissez celui qui indique clairement votre objectif.
Utilisez un message d'accueil professionnel. Inclure un message d'accueil approprié pour les circonstances et le destinataire. Certaines salutations fonctionnent dans un email mais ne sont pas utilisées dans une lettre régulière alors que certaines salutations fonctionnent pour les deux.
Choisissez un message d'accueil en fonction de votre connaissance de la personne à qui vous écrivez et du type de message que vous envoyez. Par exemple, si vous écrivez à quelqu'un que vous connaissez, "Salut Jim" est approprié. "Cher M./Mme Smith" serait approprié pour postuler à un emploi ou écrire une lettre d'affaires.
Évitez d'ouvrir un e-mail avec "hey" qui semble très informel et généralement pas utilisé sur le lieu de travail. Aussi loin de "Salut les gens" ou "Salut les gars", même si la nature de votre e-mail est détendue.
Exemples de salutation:
- Cher prénom Prénom (cela fonctionne bien si vous ne connaissez pas le sexe de la personne à qui vous écrivez)
- Cher prénom (lorsque vous écrivez à quelqu'un que vous connaissez)
- Salut Prénom (Lorsque vous envoyez un courriel à quelqu'un que vous connaissez)
- Cher Mr./Ms. Nom de famille
- Cher Mr./Ms. Prénom nom de famille
- Cher Dr. Nom
- À qui cela concerne
- Cher gestionnaire des ressources humaines
- Cher responsable de recrutement
Utilisez la ponctuation appropriée après votre message d'accueil. Pour les e-mails plus formels, utilisez un point-virgule après le nom. Pour les personnes que vous connaissez ou une correspondance plus occasionnelle, utilisez une virgule après le nom du message d'accueil.
Évitez les erreurs courantes
Lorsque vous écrivez un courriel, les erreurs suivantes se produisent parfois lorsque les gens se précipitent pour lancer un message rapidement. Prenez le temps de revoir votre message et effectuez les étapes suivantes.
Ajoutez l'adresse e-mail en dernier. Si vous n'avez pas la possibilité de ne pas envoyer un e-mail, ajoutez l'adresse en dernier si vous avez tendance à avoir un doigt de gâchette rapide. N'insérez le nom du destinataire que lorsque vous êtes sûr que votre e-mail est prêt à l'emploi.
Évitez l'ancienne erreur "Répondre à tous". Regardez votre doigt sur la gâchette lorsque vous appuyez sur "Répondre à tous". Considérez si tout le monde sur la liste a vraiment besoin de lire ce que vous avez à dire. N'oubliez pas non plus les anciens e-mails de la chaîne que vous ne souhaitez pas voir apparaître dans la liste Répondre à tous.
Allez-y doucement sur l'humour. L'humour peut être difficile à discerner dans un e-mail, car votre ton ne sera pas nécessairement perceptible. Sans le langage corporel, l'expression du visage ou la cadence, l'humour peut tomber à plat ou même involontairement insulter un lecteur. Joue-le en sécurité et laisse-le.
Relire. Ne faites pas l'erreur de penser que les gens vont pardonner les fautes de frappe dans les courriels informels ou que les erreurs seront tolérées si vous tapez sur votre téléphone.
Vous pouvez être jugé sévèrement par des erreurs dans votre e-mail, surtout si elles sont endémiques. Ne comptez pas sur un orthographe qui peut souvent choisir le mauvais mot pour vous. Relisez vos e-mails comme vous le feriez pour tout document important. En particulier, vérifiez toujours et vérifiez que vous avez correctement orthographié les noms des personnes.
N'utilisez pas d'emojis ou d'émoticônes. De plus en plus, les messages électroniques ont commencé à ressembler à des messages texte. Les messages sur le lieu de travail incluent parfois des emojis ou des visages souriants. Même s'ils deviennent plus courants, évitez les emojis et les émoticônes dans la correspondance officielle. Si votre message d'accueil contient le nom de famille d'une personne, c'est un signe certain que vous devriez laisser des emojis et des émoticônes.
Rappelez-vous que l'email dure pour toujours. Réfléchissez à deux fois avant d'envoyer un message personnel ou confidentiel, de renvoyer quelqu'un par courrier électronique, de dénigrer quelqu'un ou de répondre avec colère. Même les e-mails supprimés peuvent être ressuscités à partir des sauvegardes de données.
Ces types d'interactions pourraient mieux se faire en personne. Applique la règle des vingt-quatre heures. Si vous n'êtes pas sûr de devoir envoyer le message, attendez le lendemain pour décider. Autre bonne règle: N'écrivez rien dans un e-mail que vous ne seriez pas disposé à partager publiquement, comme dans un dépôt, ou sur les réseaux sociaux, par exemple.