Les gestionnaires de projet ont un travail difficile. Par nature de leur rôle, ils assument la responsabilité de former une équipe efficace pour poursuivre et réussir de nouvelles initiatives. Parce que les projets englobent tout le travail effectué dans une entreprise, y compris les initiatives temporaires et uniques ainsi que la routine des opérations quotidiennes, chaque projet est une nouvelle aventure.
Ajouter dans la réalité que les projets sont la façon dont nous innovons; La façon dont nous exécutons la stratégie et la façon dont nous construisons l'infrastructure et les capacités de notre organisation, il est évident que les hauts dirigeants doivent faire tout ce qui est en leur pouvoir pour soutenir les gestionnaires de projet de leur entreprise.
L'un des facteurs les plus importants favorisant la réussite du projet est la présence d'un parrain exécutif efficace et engagé. Ce poste a longtemps été associé au succès du projet dans les études de l'industrie, mais une revue de la littérature décrivant les pratiques actuelles autour du parrainage suggère que nous avons un long chemin à parcourir pour institutionnaliser la présence et les pratiques du sponsor dans nos organisations. Un peu de contexte est approprié. Tout d'abord, passons en revue les principales responsabilités du sponsor.
Principales responsabilités du parrain exécutif du projet
- Assumer la responsabilité du résultat d'un projet. (Ce point est souvent décrit comme une responsabilité partagée avec le chef de projet.)
- Affecter le projet et conférer l'autorité au chef de projet et aux membres de l'équipe de base.
- Soutenir l'équipe de projet pour les ressources et la visibilité.
- Assurer la présence et le soutien de valeurs d'équipe efficaces, y compris la responsabilité et la transparence.
- Soutenez l'équipe face à des difficultés extraordinaires.
- Coach le chef de projet.
- Défendre l'équipe de projet contre les interférences organisationnelles.
Que se passe-t-il lorsque le parrain exécutif est hors de l'image
En l'absence d'un sponsor exécutif de soutien, toutes les responsabilités ci-dessus incombent au gestionnaire de projet déjà surchargé, qui manque généralement de la bande passante et du poids politique pour remplir ces tâches. L'absence d'un sponsor efficace augmente le risque de problèmes du projet, y compris, mais sans s'y limiter: l'échec, la performance sous-optimale en termes de temps, les objectifs de coût et de qualité et l'agitation accrue de l'équipe.
En termes simples, la présence d'un parrain exécutif efficace est un facteur de différenciation positif pour le travail complexe consistant à mener à bien nos initiatives temporaires et uniques les plus importantes. Compte tenu de l'importance évidente du rôle, il pourrait être raisonnable de supposer que la plupart des organisations prennent leur travail au sérieux avec les commanditaires exécutifs. Malheureusement, un peu de temps passé dans le monde réel suggère le contraire.
Un aperçu de la façon dont nos organisations traitent le rôle du parrain exécutif
En tant qu'instructeur diplômé en gestion de projet, j'ai la chance d'apprendre régulièrement sur les pratiques de gestion de projet des employeurs de mes étudiants dans une grande région métropolitaine. Des entreprises du Fortune 100 aux petites entreprises en démarrage et aux organismes sans but lucratif, les organisations représentées représentent un échantillon représentatif de notre économie.
S'il est raisonnable de s'attendre à ce que les pratiques de gestion de projet soient bien établies au moment où la plupart des cabinets affichent des pratiques éprouvées autour du rôle du parrain exécutif, en réalité, la situation est exactement le contraire. Quelques résultats non scientifiques de mon enquête annuelle informelle sur les étudiants MBA sur le rôle du sponsor exécutif dans leurs entreprises:
- En moyenne, plus de cinquante pour cent des étudiants décrivent leur entreprise comme n'ayant pas de pratiques formelles autour du parrainage exécutif.
- Peu d'entreprises ont une formation formalisée ou une description standardisée du rôle et des responsabilités du sponsor.
- Je n'ai pas encore eu un étudiant qui rapporte que son entreprise offre de la formation à leurs commanditaires exécutifs.
- Il y a peu d'accord concordant sur la responsabilité du sponsor pour le succès du projet.
- Lorsque les étudiants interrogent les chefs de projet de leur entreprise sur leur satisfaction quant à la performance et au soutien de leurs sponsors, la majorité des personnes interrogées expriment leur frustration.
L'examen d'enquêtes plus formelles auprès d'associations industrielles et de cabinets de consultants privés renforce la validité générale de la contribution de mes étudiants. Et tandis que l'état actuel de la pratique du parrainage exécutif peut laisser place à l'amélioration, les gestionnaires de projet n'ont d'autre choix que de continuer à aller de l'avant avec leurs initiatives. Cependant, il y a certaines étapes que les gestionnaires de projet peuvent prendre pour recruter un soutien exécutif dont ils ont grandement besoin.
Comment gagner du soutien exécutif pour votre projet
- Recruter un sponsor Si votre projet a des implications stratégiques pour votre entreprise, soit directement pour les clients, soit indirectement en permettant des activités internes plus efficaces et plus efficaces à l'appui des clients, vous devriez recruter un sponsor. Travaillez directement avec votre rapport-à-manager ou le chef de votre bureau de gestion de projet pour renforcer l'importance du projet et demander de l'aide. Insistez sur le rôle et les responsabilités du commanditaire, tel qu'il est indiqué ci-dessus, et insistez sur les recherches de l'industrie qui corrèlent le succès du projet et le parrainage efficace.
- Entraînez votre sponsor. Soulignez le rôle stratégique, non tactique ou en tant que figure de proue. La plupart des cadres assument le rôle de sponsor sans formation formelle ou même contexte pour leurs responsabilités. Tandis que vous êtes dans le rôle quelque peu maladroit de former un exécutif, la plupart de ces individus apprécieront votre contexte et vos conseils. Les questions de responsabilité, de renforcement des valeurs et de protection de l'équipe devraient être votre principal objectif lorsque vous intégrez votre sponsor exécutif.
- Engagez activement et impliquez votre sponsor. Les meilleures relations entre le chef de projet et le sponsor exécutif sont hautement interactives. Il est important que les deux parties établissent un protocole de communication clair pour la mise à jour des activités du projet, ainsi que le signalement et la réponse aux situations d'urgence. Le chef de projet devrait encourager le sponsor exécutif à assister à des réunions de statut ou d'équipe de temps en temps pour montrer un réel intérêt, et pour servir de pom-pom girl actif à l'organisation pour les succès de l'équipe.
- Demandez l'aide de votre sponsor. Il est toujours utile d'avoir quelqu'un avec plus d'expérience que vous observant et offrant une rétroaction positive et constructive et un coaching sur votre performance. Faites savoir à votre parrain que vous appréciez cette contribution dans votre effort pour l'améliorer, et quand il est reçu, acceptez-le avec élégance.
- Exploiter le sponsor avec soin pour les gros problèmes . Veillez à ne pas voir ou traiter votre sponsor trop sur des questions tactiques. La meilleure et la meilleure utilisation de votre sponsor est d'aider à sécuriser les ressources; servir de porte-parole de l'équipe de projet au groupe de gestion plus large et vous aider à renforcer les valeurs essentielles de l'équipe. Il y a un équilibre que le gestionnaire de projet doit respecter lorsqu'il envisage d'attirer le commanditaire dans des activités d'équipe.
La ligne de fond
Le rôle du parrain exécutif est l'une des pièces importantes du puzzle de la réussite des initiatives du projet. Les gestionnaires de projet qui réussissent comprennent à quel point ce rôle est important et travaillent pour obtenir un soutien de la direction au bon niveau et à la même intensité. Si le rôle du sponsor est absent ou vague, prenez sur vous de recruter et de former vos sponsors exécutifs pour vous soutenir, votre équipe et votre cabinet pour le succès.