Lorsque vous postulez pour un poste administratif ou de bureau, une question d'entrevue d'emploi typique sera «Êtes-vous à l'aise d'utiliser un système téléphonique avec plusieurs lignes et de gérer un grand nombre d'appels téléphoniques?"
De toute évidence, vous voulez exprimer que vous êtes à l'aise avec plusieurs lignes téléphoniques. C'est plus facile si vous avez géré des volumes d'appels élevés par le passé, mais même si vous n'avez pas eu cette expérience, vous pouvez toujours répondre à la question avec confiance.
Exemples des meilleures réponses
Voici des exemples de réponses aux entrevues que vous pouvez modifier en fonction de vos expériences personnelles et de vos antécédents:
- Oui, je suis à l'aise d'utiliser plusieurs lignes téléphoniques avec un volume élevé d'appels et je l'ai fait par le passé. Je suis capable de séparer les conversations et de traiter les clients de manière efficace et amicale.
- Je n'ai pas directement géré plusieurs lignes téléphoniques, mais je comprends l'importance d'être courtois et efficace, et je suis un apprenti rapide.
- Je comprends que le contact téléphonique est souvent la première interaction qu'un client a avec l'entreprise, et la première impression est extrêmement importante. Il est essentiel de maintenir une attitude amicale et professionnelle au téléphone en tout temps.
Composer vos réponses sur les systèmes téléphoniques
Commencez par examiner la description de poste du poste pour lequel vous avez postulé, et faites correspondre vos qualifications à l'emploi. Est-ce que le fait d'être en mesure de répondre à un volume élevé en appelant un si les exigences?
Si oui, vous pouvez être sûr que l'intervieweur vous posera des questions sur votre capacité à gérer tous ces appels. Même si les exigences n'indiquent pas explicitement la capacité à gérer un grand nombre d'appels téléphoniques, vous pouvez parier que cela apparaîtra de toute façon pendant l'interview.
Regardez vos travaux actuels et précédents et faites une liste des systèmes téléphoniques que vous avez utilisés.
Pensez également à tous les emplois non rémunérés ou bénévoles, les emplois d'étudiants et les emplois de formation que vous avez eu où vous avez répondu au téléphone. Vous voudrez peut-être prendre des notes sur les téléphones pour chaque élément de votre CV afin de guider vos réponses à l'entrevue.
Quel système téléphonique utilise le travail?
Vous voudrez peut-être faire un peu de recherche avant l'entrevue pour voir quel système de téléphone est utilisé au bureau. Cela peut vous aider à préparer une réponse à la question. Si vous n'avez pas utilisé ce système particulier, le fait que vous ayez exploré comment cela fonctionne devrait quand même faire bonne impression sur l'intervieweur.
Mais comment savez-vous quel système ils utilisent? Vous pouvez demander à la personne qui organise l'entrevue avec vous. Vous devriez également noter quels téléphones sont utilisés lorsque vous arrivez à l'entrevue (si vous pouvez les voir). Faites attention à la façon dont le téléphone est répondu si vous faites un appel pour confirmer l'heure et le lieu de l'entrevue, ce qui vous donnera un aperçu de ce qui sera attendu.
Voici une liste de questions auxquelles vous pouvez vous attendre concernant vos expériences avec les systèmes téléphoniques:
Quels systèmes téléphoniques avez-vous utilisés?
Il existe plusieurs systèmes et vous ne vous souvenez peut-être pas de ceux que vous avez utilisés. Vous pouvez contacter vos anciens employeurs ou collègues et demander. Attendez-vous à recevoir l'une des questions suivantes:
- Quelles marques étaient-ils?
- Quels modèles de téléphones avez-vous utilisés?
- Combien de lignes téléphoniques avez-vous traitées sur chacun?
- Quel était le volume habituel d'appels chaque jour?
- À quelle fréquence avez-vous eu plus d'un appelant à la fois?
- Avez-vous utilisé un casque?
- Avez-vous utilisé un haut-parleur?
- Avez-vous utilisé un système téléphonique de conférence?
- Avez-vous utilisé un système de visiophone?
Quelles compétences téléphoniques avez-vous utilisées?
Vous pourriez vouloir retoucher votre résumé pour inclure n'importe laquelle de ces qualifications, si vous les avez. En outre, votre enquêteur peut vous poser des questions sur ces compétences:
- Mettre les appelants en attente
- Dépister les appels pour le superviseur
- Passer des appels pour le superviseur
- Transfert et transfert d'appels
- Conférences téléphoniques - les mettre en place, les placer, les gérer, y participer
- Gestion de la messagerie vocale
- Prendre des messages
Les compétences téléphoniques du service client que vous avez utilisées
La gestion d'un volume élevé d'appels inclut plus que de pousser les bons boutons.
Vous aurez besoin d'exprimer à quel point vous pouvez gérer les appelants aussi. Pensez à ces compétences de service à la clientèle avant de passer à l'entrevue:
- Traiter avec des appelants fâchés ou frustrés
- Téléphone de première ligne répondant à un grand bureau, transférant les appelants à leurs contacts prévus
- Utiliser les bonnes manières commerciales et la langue au téléphone
- Traitement courtois et respectueux des appels de et vers les cadres supérieurs et les clients