Un rapport d'avancement se compose d'un en-tête, d'un résumé, d'une description des composants les plus petits, d'une indication du moment où le prochain rapport est dû. Vous devez rédiger le rapport en suivant ce modèle, puis l'envoyer à votre supérieur hiérarchique ou à un autre supérieur hiérarchique désigné.
Entête
L'en-tête contient des informations d'identification pour le rapport. Vous saisissez le titre, la date à laquelle le rapport est publié, le statut du feu rouge de tout ce que vous signalez (rouge, vert jaune) et la mesure globale, peut-être en pourcentage, plan par rapport à réel. Remarque: Un rapport d'avancement comme celui-ci est le plus souvent utilisé pour des projets, mais peut également être utilisé pour signaler d'autres choses. Par exemple, si vous avez été chargé de réduire le nombre d'heures par dessin pour une société d'ingénierie, vous utiliserez un rapport d'avancement pour montrer vos progrès dans la réduction du nombre d'heures par dessin.
- Titre: Rapport d'avancement du projet X
- Date: 30 mai 20xx
- Statut: Vert
- Pourcentage terminé: 63 effectifs, 59 plans.
Résumé
Vous écrivez le résumé en dernier. Ceci est le résumé de tous les principaux points énumérés ci-dessous dans le corps du rapport. Selon votre public, parfois le résumé est limité. Cela dépend de votre public, du nombre de personnes qui reçoivent le rapport et de leurs niveaux au sein de l'organisation. Un résumé est destiné aux cadres supérieurs qui n'ont peut-être pas le temps de lire le rapport dans son intégralité. Si votre rapport est dirigé vers votre superviseur immédiat, il est prévu qu'il lira le rapport et le résumé ne sera peut-être pas nécessaire.
Cependant, s'il s'agit d'un rapport qui est largement distribué à de nombreux cadres dans l'ensemble de l'organisation, il peut être nécessaire d'inclure un résumé pour les personnes qui n'ont pas le temps de lire l'ensemble du rapport.
Progrès des pièces composantes
C'est le corps principal du rapport. Dans cette section du rapport, vous détaillerez vos progrès dans tous les domaines du projet. Vous dressez la liste de vos progrès et réalisations concernant toutes les mesures au cours de cette période. Vous montrez quel est votre plan pour la prochaine période. Et ensuite vous dressez la liste non seulement des bloqueurs mais aussi des efforts que vous prenez pour les éliminer. Enfin, la section montrera quelle aide supplémentaire est nécessaire de votre patron ou d'un autre destinataire du rapport d'avancement.
Résumé
Le corps du rapport est suivi par dans la section sommaire. Il comprend moins de détails que les progrès rapportés dans la section précédente. Vous devez inclure les mêmes informations, paramètres, accomplissements, plan pour la période suivante et tous les bloqueurs, mais fournir moins de détails pour chaque catégorie. Par exemple, le résumé pourrait être une seule phrase, comme «tous les livrables sont à temps», alors que l'article de progrès dans la section précédente pourrait indiquer «Livrable A, dû le xx / xx / xx sera livré trois jours plus tôt.
Le rapport Y sera livré à temps le xx / xx / xx. Et le rapport C, retardé de deux semaines en attendant les graphiques, devrait maintenant être livré à sa date d'échéance révisée du xx / xx / xx. "
Prochain rapport Date d'échéance
Ici vous indiquez quand le prochain rapport sera envoyé. S'il s'agit d'un rapport hebdomadaire, par exemple, vous devez afficher la date d'échéance du rapport suivant comme une semaine après. Pour un rapport mensuel, vous indiqueriez la date du mois prochain où le rapport serait envoyé. Les personnes qui reçoivent le rapport s'attendent à ce que ces données soient aussi précises que les données des rapports.
Bottom Line
Votre rapport d'étape comprend le résumé exécutif optionnel, le compte rendu de l'avancement de toutes les composantes du projet, le résumé détaillé et le calendrier. Faites-les aussi précis que possible.