Apprenez à écrire une lettre de sympathie pour aider un employé en deuil
Quand un employé ou un collègue éprouve le deuil ou le chagrin, vous pouvez prendre des mesures en tant qu'employeur pour exprimer la sympathie. Vous pouvez également aider l'individu à gérer ses besoins pendant la maladie, la mort ou un autre événement triste.
Peu importe ce que vous faites pour aider votre employé ou collègue, il est presque toujours approprié d'écrire une lettre de sympathie. Les notes de condoléances sont toujours appréciées par les employés durant leur période de deuil.
Ce modèle vous aidera à écrire votre propre lettre de sympathie. Il souligne les facteurs qui feront de votre note de condoléances transmettre le message de sympathie approprié.
Outils pour exprimer vos sincères condoléances
Écrivez votre message de sympathie sur la papeterie de la compagnie avec votre nom, adresse et date.
Le courrier électronique est également acceptable comme moyen de communication, mais il peut laisser l'impression que votre correspondance est une entreprise commerciale - et non pas le message de sympathie que vous essayez de transmettre.
Selon votre relation avec l'employé, vous devrez peut-être rédiger une note d'entreprise, mais vous pourriez également écrire une deuxième note personnelle.
Conseils et exemples pour votre lettre officielle de sympathie
Il est généralement plus formel qu'une note que vous envoyez à un ami ou un collègue personnel. Commencez votre lettre avec la raison de votre sympathie.
Exemple: Nous voulons exprimer notre sympathie pour la perte récente de votre mère. Perdre un proche est toujours triste et nous voulons que vous sachiez que nous sommes vraiment désolés pour votre perte.
Offrez d'aider l'employé durant la période de deuil sans engager les ressources de l'entreprise ou établir un précédent que vous ne pourrez pas offrir à tous les employés.
Exemple: S'il vous plaît laissez-nous savoir s'il y a quelque chose que nous pouvons faire pour vous aider dans la gestion de la perte de votre mère.
Offrir des informations supplémentaires sur les ressources de l'entreprise qui sont à la disposition de l'employé pendant leur période de deuil. Terminez votre note en réitérant votre offre de soutien. L'employé peut ne pas avoir besoin de quelque chose de votre part, mais il est important que vous fassiez l'offre - vous aurez démontré que vous vous en souciez.
Exemple: Les membres du personnel des ressources humaines vous ont aidé à accéder à vos informations sur les avantages et nous avons partagé notre politique sur le deuil avec vous. Si vous avez des besoins qui vont au-delà des paramètres de la politique, veuillez nous le faire savoir afin que nous puissions traiter votre situation sur une base individuelle.
La pratique de la société a consisté à accorder des congés supplémentaires non rémunérés pour traiter des problèmes liés au décès, des voyages hors de l'État et des problèmes juridiques chronophages.
Exemple: Nous nous engageons à vous aider à traverser cette période difficile de la vie. La perte de votre mère est triste et nous soutenons vos efforts pour aller de l'avant. S'il vous plait dites nous comment nous pouvons vous aider.
Fin: utilisez votre signature normale. Cordialement est un signe commun pour un message de sympathie.
Les fermetures supplémentaires comprennent:
- Chaleureusement
- Cordialement
- En vous remerciant chaleureusement
- Pensant à vous
- Meilleur
- Meilleurs vœux
- Avec sympathie
Ne faites pas d'hypothèses
Gardez à l'esprit que vous écrivez votre message de sympathie, qu'il est peu probable que vous connaissiez tous les détails de la relation de votre employé avec ses proches. De plus, vous aurez rarement tous les détails sur la maladie d'un employé ou la tragédie d'un membre de la famille.
Par conséquent, limitez les hypothèses que vous exprimez dans votre lettre de sympathie et gardez le message neutre. Par exemple, un employé et sa mère peuvent avoir eu une relation lointaine et malheureuse pendant des années alors n'écrivez pas un message de sympathie qui suppose une relation étroite et affectueuse.
Exemple de lettre de sympathie
Chère Elizabeth,Nous sommes tellement désolés d'entendre parler de la mort de votre mère. Perdre un membre de la famille est toujours difficile. S'il vous plaît laissez-nous savoir s'il y a quelque chose que nous pouvons faire pour vous aider pendant cette période difficile.
Vous êtes admissible à trois jours de congés payés, comme indiqué dans notre politique de deuil des employés. Dans le passé, nous accordions des congés supplémentaires non payés aux employés lorsque les déplacements et les affaires personnelles liées au décès nécessitaient plus de temps de travail.
Veuillez indiquer à votre responsable ou aux ressources humaines si vous devez demander un congé supplémentaire. Nous pouvons également travailler avec un horaire flexible si une entreprise familiale doit être prise en charge pendant les heures de travail.
Nous nous engageons à vous aider à traverser cette période difficile de votre vie. Nous comprenons la perte de votre mère et nous voulons soutenir vos efforts pour aller de l'avant avec les affaires de votre vie. S'il vous plait dites nous comment nous pouvons vous aider.
Cordialement,
Susan
Directeur des ressources humaines