Quelle est la meilleure façon d'écrire une lettre professionnelle - avec une lettre papier ou un e-mail? L'un n'est pas meilleur que l'autre. Dans certains cas, il est logique de communiquer par e-mail et parfois vous devrez envoyer une lettre traditionnelle dactylographiée, imprimée et signée. Quel que soit votre choix, il est important de suivre la meilleure lettre professionnelle et la meilleure façon d'écrire et de mettre en forme les lignes directrices.
Le type de message que vous choisissez dépend de la personne avec qui vous communiquez et de l'objectif de votre correspondance. Le courrier électronique est plus rapide et plus simple, mais certains courriels ne s'ouvrent jamais et, selon la personne à qui vous écrivez et la raison pour laquelle vous écrivez, vous pouvez être obligé d'envoyer une lettre dactylographiée et signée ou même de la télécharger en ligne.
Lignes directrices pour la rédaction de lettres et de courriels
Toutes les lettres bien écrites comprennent plusieurs sections. Les informations que vous incluez dans chaque section et le format général dépendent du fait que vous envoyez une lettre dactylographiée ou un message électronique.
Ce qui suit est un guide pour écrire des lettres et des messages électroniques, y compris comment écrire, mettre en forme et relire vos lettres, avec des exemples de divers types de lettres d'affaires.
Ce qu'il faut inclure dans une lettre ou un courriel
Il est essentiel que vous connaissiez les différentes parties d'une lettre et ce qui devrait figurer dans chacune d'elles. Vous devez également savoir comment traiter et signer les communications dactylographiées et par courrier électronique.
Parties d'une lettre
- Informations de contact
- Salutation (salutation)
- Corps de lettre
- Fermeture
- Signature
Informations de contact
La façon dont vous incluez vos informations de contact sera différente en fonction de la manière dont vous envoyez votre lettre. Dans un message électronique, vos coordonnées seront à la fin du message, tandis que dans une lettre écrite, vos coordonnées figurent en haut de la page. Voici ce qu'il faut inclure dans votre section d'informations de contact, ainsi que des exemples pour les lettres tapées et les courriels.
Salutation
La salutation est la section d'accueil de votre lettre avec quelque chose comme «Cher M. Peterson» ou «À qui de droit». Voici une liste d'exemples de formules de salutation qui fonctionnent bien pour la correspondance professionnelle.
Corps de lettre
Le corps de votre lettre comprendra plusieurs paragraphes. Le premier paragraphe devrait inclure une introduction et une brève explication de votre raison d'écrire. Le deuxième paragraphe (et les paragraphes suivants) devrait expliquer davantage vos raisons pour écrire. Le dernier paragraphe devrait soit demander une action au lecteur, si vous demandez quelque chose, ou indiquer comment vous allez faire un suivi. Assurez-vous de clarifier le but de votre lettre. Le lecteur devra savoir ce que vous demandez et comment il peut vous aider.
Ou, si vous offrez des services ou de l'aide, assurez-vous que ce que vous pouvez fournir est clair.
Fermeture
Une lettre est fermée avec un terme comme "Cordialement" ou "Sincèrement" suivi d'une virgule, puis votre signature si vous envoyez une lettre dactylographiée.Si vous envoyez un message électronique, tapez simplement votre nom après la clôture. Voici une liste d'exemples de lettres de clôture qui conviennent à la correspondance liée aux affaires et à l'emploi.
Signature
La touche finale à votre lettre est votre signature, qui, dans un message électronique, inclura vos coordonnées. Voici comment signer une lettre et comment créer une signature électronique.
Comment adresser une lettre
Il est important de s'adresser à la personne que vous écrivez formellement, à moins que vous ne les connaissiez très bien. Voici comment adresser une lettre incluant des informations génériques que vous pouvez utiliser si vous n'avez pas de contact dans l'entreprise.
Formatage de votre correspondance
Maintenant que vous avez toutes les informations à inclure dans votre message, consultez le format standard à utiliser pour les lettres et les e-mails:
- Format de lettre
- Format du message électronique
Directives d'écriture de lettre
L'étape suivante consiste à polir votre lettre. Il devrait y avoir beaucoup d'espace entre les paragraphes et le haut et le bas de la page. Vous souhaitez également sélectionner un style et une taille de police lisible et professionnel. Ce que vous dites dépendra de la raison pour laquelle vous écrivez, alors assurez-vous d'adapter votre lettre à votre situation personnelle et professionnelle. Voici des guides pas à pas pour écrire différents types de lettres, y compris les marges de page, les polices, l'espacement, et les détails de ce qu'il faut inclure, avec des exemples de chacun:
- Comment écrire une lettre d'affaires
- Comment écrire une lettre d'accompagnement
- Comment écrire une lettre de demande d'emploi
- Comment écrire une lettre de référence
- Comment écrire une lettre de démission
- Comment écrire une lettre de remerciement
- Message LinkedIn et guide d'invitation
- Lignes directrices pour les messages électroniques professionnels
Exemples et modèles
L'utilisation d'un modèle est un excellent moyen de démarrer votre propre lettre ou message électronique parce que vous commencez avec le format de base en place. Remplissez simplement vos informations dans la section appropriée de la lettre.
Regarder des exemples est également utile, car vous aurez des idées sur ce qu'il faut dire dans votre propre correspondance.
- Échantillons de lettres: Examinez ces exemples de lettre, lettres d'affaires, lettres d'accompagnement, lettres de remerciements, lettres de suivi, lettres d'acceptation et de refus d'emploi, lettres de démission, lettres d'appréciation, lettres d'affaires et autres modèles.
- Exemples de messages électroniques: Ces exemples d'e-mail comprennent des exemples d'emploi, de recherche d'emploi et de messagerie professionnelle, des modèles d'e-mail, des exemples de message formatés, des lignes d'objet, des vœux et des exemples de signatures.
Relecture et correction orthographique
Enfin, avant d'imprimer ou de télécharger votre lettre ou d'envoyer votre message électronique, vérifiez l'orthographe, vérifiez la grammaire et corrigez-la. Un conseil pour s'assurer qu'il n'y a pas d'erreurs est de le lire à haute voix. Vous pouvez remarquer des erreurs que vous avez ratées en lisant seulement.