En règle générale, une lettre imprimée est réservée aux communications professionnelles ou autres les plus importantes: lettres de recommandation, lettres de motivation, lettres de démission, correspondance juridique, communications d'entreprise, etc. Comme c'est un mode de communication si formel, vous aurez envie pour vous assurer que vous savez mettre en forme une lettre.
Une mise en forme correcte est particulièrement importante si vous envoyez une copie papier au destinataire plutôt qu'à un e-mail. La lettre doit correspondre correctement à la page et être belle.
L'exemple de format de lettre suivant comprend les informations que vous devez inclure lors de l'écriture d'une lettre, ainsi que des conseils sur la police, la formule de salutation, l'espacement, la fermeture et la signature appropriés pour la correspondance commerciale.
Exemple de format de lettre
Coordonnées (vos coordonnées) Si vous écrivez sur un papier à en-tête qui comprend vos coordonnées, vous n'avez pas besoin de l'inclure au début de la lettre.
votre nom
Votre adresse
Votre ville, état, code postal
Votre numéro de téléphone
Votre adresse email
Rendez-vous amoureux
Coordonnées (la personne ou l'entreprise à laquelle vous écrivez)
prénom
Titre
Compagnie
Adresse
Ville (*): État (*): Code Postal
Salutation ( exemples de salutation)
Cher Mr./Ms. Nom de famille: (Utilisez une salutation formelle, pas un prénom, sauf si vous connaissez très bien la personne, si vous ne connaissez pas le genre de la personne, vous pouvez écrire son nom complet, par exemple, vous pourriez écrire "Cher Pat Crody" au lieu de "Cher Monsieur Crody" ou "Chère Madame Crody" Notez que le nom de la personne est toujours suivi d'un deux-points (:) dans une lettre d'affaires, et non une virgule Si vous ne connaissez pas le nom du destinataire, c'est encore commun (et sûr) d'utiliser le démodé "À qui cela peut concerner:").
Corps de lettre
Le premier paragraphe de votre lettre devrait fournir une introduction pour expliquer pourquoi vous écrivez afin que votre but soit évident dès le début.
Ensuite, dans les paragraphes suivants, fournissez plus d'informations et de détails spécifiques concernant votre demande ou les informations que vous fournissez.
Le dernier paragraphe de votre lettre devrait réitérer la raison pour laquelle vous écrivez et remercier le lecteur d'avoir examiné votre demande.
Le cas échéant, il devrait également demander poliment une réponse écrite ou la possibilité d'organiser une réunion pour discuter de votre demande.
Fermeture
Cordialement, ( Exemples de clôture )
Signature
Signature manuscrite (pour une lettre imprimée - utilisez de l'encre bleue ou noire pour signer la lettre)
Signature dactylographiée
Si vous envoyez une lettre par courrier électronique, voici ce qu'il faut inclure et comment formater votre signature.
Conseils pour le formatage de votre lettre
- Lorsque vous écrivez une lettre, votre lettre doit être simple et ciblée, afin que le but de votre lettre soit clair.
- Espacez votre lettre et laissez un espace entre chaque paragraphe. Gauche justifie ta lettre.
- Utilisez une police simple comme Arial, Times New Roman, Courier New ou Verdana. La taille de la police doit être de 10 ou 12 points.
- Laissez une ligne vide après la salutation et avant la fermeture.
- Les lettres d'affaires doivent toujours être imprimées sur du papier bond blanc plutôt que sur du papier de couleur ou de la papeterie personnelle.
Vérifiez les erreurs de formatage et les fautes de frappe
Une fois que vous avez écrit votre lettre commerciale, relisez-la (en utilisant l'orthographe) sur l'écran. Ensuite, imprimez-le et lisez-le au moins une fois de plus, en vérifiant s'il y a des erreurs ou des fautes de frappe. (Il est souvent plus facile de repérer les erreurs sur une copie papier.)
Soyez à l'affût des erreurs de formatage, telles que deux paragraphes qui ne sont pas séparés par un espace ou des lignes indentées de manière incorrecte.
Alors avant de mettre votre lettre dans une enveloppe, n'oubliez pas de signer au-dessus de votre nom tapé, en utilisant l'encre bleue ou noire.
Si vous utilisez Microsoft Word ou un autre programme de traitement de texte pour écrire votre lettre, il existe des modèles qui peuvent vous aider à formater votre lettre correctement. Voici plus d'informations sur les modèles de lettres Microsoft Word gratuits.
Plus d'informations sur la rédaction de lettres
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Commencez par les bases sur la façon d'écrire une lettre d'affaires en utilisant un format général et passez en revue divers modèles de lettres d'affaires. En outre, vous pouvez consulter ces exemples de lettres d'affaires liées à l'emploi. Passez en revue plus de détails sur la mise en forme et jetez un oeil à un autre exemple de la façon de formater une lettre commerciale.
Si vous aimez apprendre en regardant des exemples, vous pouvez choisir parmi de nombreux types de lettres d'affaires, comme des lettres d'accompagnement, des lettres de remerciement, des lettres de suivi, des lettres d'acceptation et de refus, des lettres de démission et des lettres d'appréciation.
Vous trouverez tous ces exemples de lettre d'affaires et d'emploi dans cet examen d'échantillons de lettres.
Toutes les lettres d'affaires ne sont pas imprimées et envoyées par la poste, il est donc important de consulter ces lignes directrices pour les courriels professionnels et la rédaction de lettres .