Les meilleures pratiques
Chaque année, l'inscription ouverte permet aux employeurs d'offrir des avantages collectifs à leurs employés pour une courte période, généralement autour de 30 à 45 jours. Au cours de cette fenêtre critique, les employés doivent être informés des avantages sociaux auxquels ils peuvent s'inscrire, de la date et du lieu d'inscription. Malheureusement, de nombreuses équipes de ressources humaines ont du mal à communiquer l'information nécessaire aux employés pour qu'ils puissent passer à côté.
Le courrier électronique peut être un puissant outil de communication pour éduquer les employés pendant les périodes d'inscription ouvertes lorsqu'ils sont utilisés correctement. Parce qu'il est largement accepté et accessible comme un outil de communication, cela peut être un bon moyen d'atteindre tous les employés. Apprenez des conseils d'experts pour communiquer les avantages lors de l'inscription ouverte, afin que vos employés profitent pleinement de vos offres de groupe cette année.
Conseils d'experts
Avoir un plan pour communiquer les avantages avant, pendant et après l'inscription ouverte
Des mois avant la date d'inscription ouverte, il est important d'avoir un plan de communication solide pour fournir l'information pertinente aux employés avant l'inscription, pendant l'inscription active, et une fois l'inscription terminée. Cela peut être une série d'e-mails qui encouragent les employés à prendre des actions spécifiques, avec des liens vers le site d'inscription et les informations sur les avantages.
Attribuer un représentant de la communication des avantages centraux
La réactivité est essentielle lors de l'inscription ouverte car les employés auront d'innombrables questions pendant cette période. Assurez-vous d'affecter au moins une personne qui servira de point de contact pour tous les courriels entrants provenant d'employés qui ont des questions et des préoccupations. Ce devrait être quelqu'un de très familier avec les détails du plan, les taux et les délais.
Utiliser un système interne de collecte d'informations et d'analyses relatives aux avantages
Votre entreprise suit-elle activement les inscriptions, les inscriptions partielles et d'autres aspects du processus d'inscription? Si ce n'est pas le cas, un système interne peut être utile pour rester au top de la gestion des inscriptions dans l'ensemble de l'organisation. Utilisez un serveur de messagerie gratuit comme Outlook pour configurer des alertes par courrier électronique pour les modifications de données.
Créer une série de messages pour les points de contact hebdomadaires avec les employés
L'inscription ouverte peut être rendue plus facile et plus productive lorsqu'il y a un échange constant entre l'équipe des ressources humaines et les employés. Dans le cadre de votre stratégie de communication par courriel, créez une série de messages qui traitent de sujets liés à la santé et au bien-être, des caractéristiques des programmes d'avantages sociaux et d'autres sujets connexes. Envoyez des courriels de point de contact hebdomadaires à tous.
Donner aux gestionnaires un compte rendu hebdomadaire des efforts d'inscription aux prestations
C'est toujours une bonne chose d'obtenir l'adhésion complète des gestionnaires au cours des efforts d'inscription aux avantages sociaux. Pourquoi? Les gestionnaires peuvent aider les employés à prioriser l'inscription à leurs avantages sociaux pour l'année du plan à venir, et ils peuvent partager comment les avantages soutiennent les objectifs des employés. Utilisez une campagne ciblée de courriels à l'intention des gestionnaires pendant les périodes d'utilisation afin de les tenir au courant des tâches et des dates importantes.
Faire des avantages Emails Fun
La période d'inscription ouverte ne doit pas être stressante. En fait, cela peut être une occasion de s'amuser un peu. Développer des courriels qui comprennent des jeux amusants comme des questions trivia, des faits intéressants sur l'entreprise, et des cadeaux gratuits de collations santé.
Assurez-vous de corriger la grammaire et l'orthographe dans les courriels
Avant d'envoyer des e-mails relatifs aux avantages, assurez-vous que la grammaire et l'orthographe sont bien vérifiées. Il peut s'assurer qu'aucune fautes de frappe ne se rende aux lecteurs et que les courriels ont du sens. Typos peut confondre les employés, et ils ont l'air non professionnelle.
Utilisez un modèle d'e-mail standard et laissez le code HTML
Lors du développement d'e-mails pour la communication des avantages, les experts disent qu'il est préférable de s'en tenir au modèle d'e-mail standard et de le garder simple. Stray HTML peut interférer avec certains programmes de lecture d'e-mails, en particulier sur les appareils mobiles.
Ecrire des lignes de sujet puissantes
Les e-mails ne seront lus qu'une fois ouverts. Et cela n'arrivera pas si la ligne d'objet ne contraint pas les destinataires. Lorsque vous rédigez des courriels, concentrez-vous sur la création d'une ligne d'objet de courriel qui intriguera les destinataires pour ouvrir le courriel avec des mots puissants comme «urgent», «sensible au temps» et «attention» pour atteindre cet objectif.
Utiliser les relevés de récompense globaux dans les e-mails saisonniers
Pour aider les employés à comprendre la valeur totale de leurs avantages sociaux, utilisez les relevés de rémunération au moins une fois au cours du trimestre. Il peut être joint en tant que PDF à des courriels individuels, ou un lien hypertexte peut être inclus dans l'e-mail pour exécuter une déclaration de récompenses totale à la convenance des employés.