Le Project Management Institute (PMI) définit la gestion de projet comme «répondant aux exigences du projet par l'application des connaissances, des compétences, des outils et des techniques aux activités du projet», grâce à l'initiation, la planification, l'exécution, le contrôle et la clôture d'un projet. "
Bien que cette définition puisse sembler complexe, les principes de gestion de projet sont en réalité enracinés dans le bon sens et la pratique. Que vous souhaitiez fournir une gestion de projet à vos clients ou que votre objectif soit de devenir chef de projet, considérez les principes fondamentaux de la gestion de projet étape par étape. Avant de commencer, déterminez si le service que vous êtes sur le point d'offrir (ou l'affectation que vous prenez) est vraiment un projet.
Direction générale versus gestion de projet
Comment décidez-vous si quelque chose est ou n'est pas un projet? Pour diviser cela, séparez les deux différents domaines de gestion en gestion fonctionnelle (ou générale) et en gestion de projet.
La gestion fonctionnelle ou générale est le fonctionnement continu d'une tâche. Un exemple serait si vous possédez une entreprise de technologie et avez un client pour lequel vous fournissez un support de sauvegarde et vous continuez à gérer leur compte annuel en sauvegardant leurs serveurs et en leur fournissant un rapport d'activité hebdomadaire. Si vous le faites pour cinq ans et avez un contrat renouvelable avec le client, votre travail est continu et donc général ou fonctionnel.
Si, toutefois, votre client veut implanter un nouveau système de gestion de contenu et qu'il a un an pour développer le nouveau système et vous demander de diriger son développement, votre client vous a engagé dans un projet.
De même, si vous travaillez avec des ressources humaines et que votre travail consiste à gérer le budget du département et à superviser les associés juniors, alors vous avez un travail fonctionnel parce que c'est un travail continu qui n'a pas de fin définie.
D'un autre côté, si vous avez le même travail RH et que le directeur de votre département vous demande de mettre en place un nouveau programme de recrutement (et vous donne un échéancier et un budget) et fait de vous le chef de projet, a une date de début et de fin et la tâche se produit une seule fois.
Visualiser votre projet en trois parties
Maintenant que vous comprenez l'essentiel de ce qui constitue un projet, vous pouvez regarder de plus près la gestion de projet. En utilisant le programme de recrutement comme exemple, maintenant que vous savez que vous avez besoin d'un projet, l'étape suivante consiste à définir la portée, le temps et le budget nécessaires.
La gestion de projet consiste à planifier, organiser et contrôler la portée, le budget et l'heure du projet de programme de recrutement. Pour aider à visualiser le projet, dessinez une pyramide simple. Chaque ligne de la pyramide représente l'une des trois parties principales d'un projet (c.-à-d. Portée, temps et budget). L'espace vide au milieu de la pyramide est la qualité du produit livré. La pyramide est un outil important à garder à l'esprit lorsque vous planifiez votre projet car, au fur et à mesure que vos trois parties principales se développent ou se rétrécissent, la qualité du produit est affectée.
La portée du projet
Définir la portée est souvent la partie la plus difficile et la plus complexe de la gestion de projet. Les détails d'un projet sont généralement inconnus au début, donc l'estimation des activités et des tâches nécessaires pour exécuter le projet doit être réfléchie. La portée comprend toutes les différentes activités et tâches qui seront entreprises afin de produire le produit final que vous livrerez. Définir la portée du projet vous aidera à déterminer le temps et le budget dont vous aurez besoin pour terminer le projet.
Une bonne façon de commencer est d'écrire simplement ce que vous pensez nécessaire pour accomplir la tâche. Ensuite, consultez d'autres personnes pour avoir une vue complète de toutes les activités impliquées.
L'heure du projet
Une fois que vous avez établi une portée initiale, vous pouvez commencer à attribuer une heure à chaque activité et tâche, et en plus, à regarder l'image plus grande du projet. Demandez-vous quelles activités se dérouleront en même temps et lesquelles se dérouleront de manière séquentielle. En outre, faites très attention au nombre de personnes qui passeront en revue les activités du projet car cela aura une incidence sur le temps qu'il faudra pour terminer une étape. Il est surprenant de voir combien de temps une tâche simple peut prendre lorsque trois personnes ont besoin de l'examiner. Après avoir calculé le temps nécessaire pour effectuer les tâches et les activités cumulatives, vous êtes prêt à créer un calendrier de projet pour l'équipe de projet.
Le budget du projet
À ce stade, vous avez établi le (champ) et la durée (temps) d'un projet. Il est maintenant temps de déterminer le budget. Tout comme pour calculer la durée d'un projet, vous devrez souvent consulter d'autres personnes, y compris les responsables du département, afin de déterminer un budget précis. Un budget comprend de multiples considérations, y compris l'utilisation des personnes et des matériaux impliqués dans les activités entreprises et pour combien de temps (c'est-à-dire les personnes) seront nécessaires et les matériaux utilisés.
La communication est la clé
Souvent, un client (ou un patron) veut qu'un projet soit terminé dans un délai et un budget prédéterminés sans tenir compte de la portée du projet. Le problème avec cela est que presque toujours, la portée du projet ne peut raisonnablement être complétée compte tenu des contraintes de temps et de budget. Par conséquent, une partie de la gestion de projet négocie les termes de la portée du projet avec un client ou un patron. Tout au long du processus de négociation, ainsi que pendant toute la durée du projet, une bonne communication claire est la compétence la plus importante dont vous aurez besoin.
Plus vous communiquez clairement vos défis, plus votre client ou votre chef sera heureux.