Un guide simple à suivre
Un plan de gestion de projet est un document qui décrit comment l'équipe travaillera sur le projet. Il décrit le cycle de vie du projet et décrit la manière dont le travail sera exécuté, surveillé, contrôlé puis officiellement clôturé.
Le plan de gestion de projet est en fait un terme générique pour tous les sous-plans que vous allez produire pour le projet. Nous pouvons définir le plan de gestion de projet comme tout ce qui est couvert par ces plans:
- Plan de gestion des exigences
- Plan de gestion de l'étendue
- Plan de gestion de l'horaire
- Plan de gestion de la qualité, si vous en avez un
- Plan de gestion des coûts
- Plan de gestion des risques (qui devrait faire référence à votre journal des risques)
- Plan de gestion du changement
- Plan de gestion de l'approvisionnement, si vous en avez besoin pour le projet
- Plan de gestion de la configuration, encore une fois, seulement si vous envisagez d'en écrire un: vous ne sentirez peut-être pas que c'est nécessaire sur votre projet
- Plan de gestion des ressources humaines
Le plan de gestion du projet comprend également des informations importantes sur les bases de référence du projet, en particulier pour la portée et le calendrier. Cela vous donne une ligne dans le sable à laquelle vous pouvez vous référer afin que vous puissiez facilement voir ce qui a changé lorsque vous fermez enfin le projet et comparez les performances prévues aux performances réelles.
Cela dit, le plan de gestion de projet existe en tant que document à part entière. Voici ce qu'il faut inclure et comment faire référence à ces autres sections.
Comment écrire le document du plan de gestion de projet
Commencez votre document avec le nom du projet et la date. Utilisez un modèle de votre bureau de gestion de projet si vous en avez un, pour éviter de devoir recommencer à zéro.
Ensuite, incluez ces sections:
Seuils et lignes de base: Expliquer comment les bases de référence seront gérées pour l'échéancier, la portée, les coûts et les zones de qualité du projet. Définissez les variances acceptables à planifier (par exemple, +/- 10%) et ce que vous ferez s'il semble que celles-ci seront violées. Vous avez peut-être déjà documenté cela dans votre charte de projet.
Gouvernance: Définissez les examens de projets, les évaluations par les pairs et les autres mesures de gouvernance que vous appliquerez tout au long du cycle de vie de la gestion de projet. Au minimum, vous devez inclure la signature officielle à la fin de chaque phase. C'est l'un des rôles du sponsor du projet. Vous pouvez également ajouter des détails sur les évaluations de qualité que vous retiendrez si cela est approprié pour votre projet.
Décisions méthodologiques: C'est un bon endroit pour noter les éléments de la méthodologie de gestion de projet que vous avez décidé de ne pas faire parce que ce n'est pas pertinent. Par exemple, vous pouvez noter ici que vous n'allez pas faire un plan de gestion des achats parce qu'il n'y a pas d'approvisionnement requis pour votre projet.
Autre chose: Ne vous limitez pas à ces rubriques. Incluez tout autre élément que vous jugez pertinent pour la planification du projet, tel que les liens avec d'autres projets de l'entreprise, les facteurs externes susceptibles d'affecter la planification que vous souhaitez porter à l'attention de quelqu'un, etc.
Les plans subsidiaires
Si vous fusionnez tous vos documents de projet en un, ce sera un énorme plan de gestion de projet. Il est préférable d'inclure des liens (ou au moins une description de l'endroit où le document peut être trouvé) dans ce document. Ensuite, si quelqu'un veut aller le lire, il peut le trouver, sans que votre plan de gestion de projet ne devienne si écrasant que personne ne le regarde du tout.
N'oubliez pas de créer un lien vers les lignes de base. Pour la ligne de base du calendrier du projet, enregistrez une version de votre plan et un lien vers celui-ci. Pour la base de référence des coûts, enregistrez une version de votre planification budgétaire dès aujourd'hui et créez un lien vers celle-ci. Ces documents sont des documents vivants et changeront au fur et à mesure que le projet avancera, mais vous conserverez ces fichiers originaux pour que vous puissiez les regarder et faire la comparaison.
Enfin, ajoutez le contrôle de version à votre plan de gestion de projet de sorte que si vous avez besoin de le mettre à jour, vous pourrez facilement voir si vous travaillez sur la dernière copie.