Comment écrire des lettres de réprimande pour le rendement des employés
Des lettres de réprimande sont rédigées par le superviseur pour fournir un énoncé officiel d'un problème de rendement qu'un employé doit améliorer. Les lettres de réprimande sont souvent une étape dans le processus d'action disciplinaire formelle qui peut entraîner des mesures disciplinaires supplémentaires pour l'employé jusqu'à et y compris la cessation d'emploi si l'employé ne parvient pas à s'améliorer.
Les lettres de réprimande sont un élément important dans la documentation d'un problème de rendement des employés pour l'employé et l'employeur. Les lettres écrites de réprimande indiquent clairement et spécifiquement les performances à améliorer et les conséquences si la performance ne s'améliore pas.
Les lettres de réprimande suivent généralement un encadrement verbal par un superviseur. Ils sont souvent précédés d'une correction verbale à l'employé, appelée un avertissement verbal ou un avertissement verbal formel, au sujet du problème de performance ou des problèmes de performance connexes.
Cependant, selon l'urgence et la gravité du problème de performance, la lettre de réprimande pourrait déclencher la discussion sur la performance, mais c'est inhabituel.
Composantes des lettres de réprimande
Des lettres efficaces de réprimande ont ces composants.
- Un énoncé clair du problème ou du problème de performance que l'employé doit améliorer.
- La lettre de réprimande peut énumérer plusieurs exemples de façons dont l'employé peut changer sa performance pour se conformer aux attentes de rendement. (Cela donne à l'employé une image partagée ou une signification partagée par rapport aux attentes du superviseur.)
- L'impact de la non-performance sur le succès de l'employé et de l'organisation. (Comment l'échec à effectuer a un impact négatif sur le lieu de travail.)
- Le cas échéant, un échéancier dans lequel le rendement de l'employé doit s'améliorer.
- Le cas échéant, une date d'échéance ou une date de fin à laquelle le superviseur réévaluera le rendement de l'employé.
- Une déclaration claire sur les conséquences qu'un employé peut s'attendre si sa performance ne s'améliore pas comme décrit dans la lettre de réprimande.
- La signature du superviseur ou du gestionnaire de l'employé.
- La signature de l'employé dont la performance est au centre de la lettre de réprimande. La lettre contient généralement une déclaration que la signature de l'employé représente qu'ils ont reçu la lettre, pas nécessairement qu'ils sont d'accord avec son contenu.
- Une occasion pour l'employé de s'opposer, par écrit, au contenu de la lettre de réprimande. L'employé peut être d'accord, en désaccord, exprimer sa contrition, etc. Les réfutations écrites par l'employé sont jointes aux lettres de réprimande originales.
Voici deux exemples de lettres officielles de réprimande. Utilisez-les lorsque vous développez vos propres lettres de réprimande.
Exemple de lettre de réprimande
À:
De:
Rendez-vous amoureux:
Re: Lettre de réprimande
Ceci est une lettre officielle de réprimande pour vous informer que votre performance ne répond pas aux niveaux de contribution attendus. Dans votre travail en tant qu'expert technique pour le support client, les attentes professionnelles ont été développées par l'ensemble du groupe d'experts du support technique et leur manager. Cela signifie qu'ils sont la norme acceptée pour la performance de chaque expert technique.
Vous ne parvenez pas à effectuer les opérations suivantes.
- Le nombre de clients que vous servez dans une semaine est inférieur de 30% à la norme que les autres experts en support technique rencontrent.
- Le degré de difficulté des problèmes auxquels vous choisissez de répondre est de 40% inférieur à la norme que le reste du personnel atteint.
- Le temps que les clients passent au téléphone dépasse de 25% le reste du personnel.
Comme vous pouvez le voir, dans les trois mesures de performance les plus importantes pour votre travail, vous ne réussissez pas. Votre superviseur vous a parlé à plusieurs reprises et vous avez reçu une formation supplémentaire. Par conséquent, nous croyons que vous n'êtes pas disposé à effectuer. Cela nuit à la charge de travail du reste du personnel technique.
Nous devons constater une amélioration immédiate dans les trois domaines de performance ou des mesures disciplinaires supplémentaires pouvant aller jusqu'au licenciement. Nous croyons que vous avez la capacité de vous améliorer. Nous devons voir une amélioration immédiate.
George Peterson
Superviseur
Marian Demark
Directeur des Ressources Humaines
Deuxième exemple de lettre de réprimande
À:
De:
Rendez-vous amoureux:
Re: Lettre de réprimande
Le but de cette lettre de réprimande est de vous avertir formellement que votre présence nuit à votre capacité de terminer votre travail. Bien que les employés exonérés et salariés ne soient pas tenus de travailler des heures précises, une semaine de travail de quarante heures est normale et attendue.
Vous n'avez pas réussi à vous présenter au travail au moins une journée par semaine depuis le début de votre nouvel emploi et ne travaillez que trente-deux heures par semaine. Votre gestionnaire vous a informé de la disponibilité du congé FMLA pour des problèmes médicaux personnels ou familiaux. Il vous a également demandé si vous avez besoin d'un logement pour que vous puissiez effectuer votre travail efficacement.
Il vous a suggéré de visiter le département des ressources humaines pour discuter de ces questions et de votre présence. Vous avez refusé toutes les trois possibilités que nous vous avons offertes pour vous aider à améliorer cette mauvaise performance.
La réalité est que vous ne pouvez pas effectuer votre travail en moins de quarante heures. Vous manquez des délais pour vos tâches et votre retard nuit au travail de vos collègues du département marketing. Ils manquent leurs délais en raison de votre incapacité à effectuer.
De plus, votre travail inachevé, lorsqu'il est assigné à vos collègues, surcharge leur charge de travail, car ils ont déjà des emplois qui nécessitent quarante heures de travail par semaine. C'est injuste et nous ne tolérerons pas ces impacts négatifs sur le lieu de travail dès maintenant.
Nous devons constater une amélioration immédiate de votre présence ou nous mettrons fin à votre emploi. Cela signifie que vous devez assister au travail cinq jours par semaine. Si vous ne parvenez pas à travailler cinq jours par semaine, vous ne pouvez pas atteindre les objectifs pour lesquels vous avez été employé.
Nos polices de congés payés standard vous donnent six jours de congé de maladie payés et deux jours de congé personnel que vous devez utiliser au cours d'une année. Vous devez demander des jours de vacances à l'avance.
Vous avez déjà utilisé quatre de vos jours de maladie et tous vos jours personnels avec vos absences actuelles. Nous n'avons pas l'intention de vous accorder plus de temps. Cela vous laisse avec seulement deux jours de maladie et votre temps de vacances payé que vous devez demander à l'avance.
Si vous avez une absence supérieure à votre congé payé disponible, nous mettrons fin à votre emploi. Nous espérons que vous comprenez à quel point vous êtes proche de perdre votre emploi. Vous ne recevrez plus d'avertissements.
Cordialement,
Mary Wilmont, gestionnaire
Thomas Credence, directeur des ressources humaines
Voir un exemple d'accusé de réception pour savoir comment un employé recevant une réprimande a le droit de répondre.
Exemples de lettres de réprimande
- Exemple de lettre de réprimande: indiscrétion de la direction
- Échantillon de réprimande écrite: Présence
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