Ce qu'il faut inclure dans une lettre de recommandation

Si vous avez été invité à rédiger une lettre de recommandation pour un emploi ou pour des raisons académiques, vous pourriez avoir du mal à savoir quelle information inclure - et ce qu'il faut omettre. Ce modèle de lettre de recommandation montre le format d'une lettre de recommandation typique, avec des détails sur ce qu'il faut inclure dans chaque paragraphe de votre lettre.

Quelle information appartient à une lettre de recommandation?

Une lettre de recommandation devrait inclure des informations sur qui vous êtes, votre lien avec la personne que vous recommandez, pourquoi ils sont qualifiés, et les compétences spécifiques qu'ils ont.

Autant que possible, il est utile de fournir des anecdotes spécifiques et des exemples qui illustrent votre soutien. Par exemple, plutôt que de simplement déclarer qu'un candidat est un auteur fort, mentionnez qu'il a écrit un essai primé. Si quelqu'un a obtenu des prix ou une reconnaissance spéciale pour ses réalisations, mentionnez-le.

Votre but est d'écrire une recommandation forte qui aidera la personne que vous recommandez d'être embauché ou accepté. Lors de la rédaction d'une lettre spécifique référant un candidat pour une offre d'emploi particulière, la lettre de recommandation doit inclure des informations sur la manière dont les compétences du candidat correspondent au poste pour lequel il postule.

Demandez une copie de l'offre d'emploi et une copie du curriculum vitae de la personne, afin que vous puissiez cibler votre lettre de recommandation en conséquence. Essayez d'utiliser des mots-clés de la liste d'emplois dans votre recommandation. En outre, la lettre doit inclure vos coordonnées pour le suivi.

Préparez-vous à répondre aux questions concernant votre endossement du candidat. Le modèle suivant peut être utilisé pour une référence d'emploi, ainsi qu'une référence pour l'école d'études supérieures.

Format de la lettre de recommandation

Voici un modèle avec un exemple du format d'une lettre de recommandation. Un modèle peut vous aider avec la disposition de votre lettre.

Il vous montre quelles informations inclure et comment organiser votre lettre.

Bien que les modèles de lettre soient d'excellents points de départ pour votre propre message, vous devez toujours modifier une lettre pour l'adapter à votre situation. Vous pouvez également consulter des exemples de lettres de recommandation pour vous aider à rédiger les vôtres.

Adresse de l'auteur
votre nom
Profession
Compagnie
Adresse de rue
Ville, État, Zip

Rendez-vous amoureux

Salutation
Si vous écrivez une lettre de recommandation personnelle, incluez une salutation (Cher Dr. Williams, Chère Mme Miller, etc.). Si vous écrivez une lettre générale, dites «À qui de droit» ou n'incluez tout simplement pas de salut.

Paragraphe 1 - Introduction
Le premier paragraphe de la lettre de recommandation explique le but de la lettre, ainsi que votre lien avec la personne que vous recommandez, y compris comment vous les connaissez, et pour combien de temps.

Paragraphe 2 - Détails
Le deuxième paragraphe de la lettre de recommandation contient des informations spécifiques sur la personne que vous écrivez, y compris pourquoi ils sont qualifiés, et ce qu'ils peuvent contribuer. Si nécessaire, utilisez plus d'un paragraphe pour fournir des détails. Inclure des exemples précis attestant les qualifications de la personne dans la mesure du possible.

Paragraphe 3 - Résumé
Cette section de la lettre de recommandation contient un bref résumé des raisons pour lesquelles vous recommandez la personne. Indiquez que vous «recommandez fortement» la personne ou que vous «recommandez sans réserve» ou quelque chose de similaire.

Paragraphe 4 - Conclusion
Le dernier paragraphe de la lettre de recommandation contient une offre de fournir plus d'informations. Vous pouvez inclure un numéro de téléphone dans ce paragraphe. Une autre option consiste à inclure un numéro de téléphone et une adresse e-mail dans la section adresse de retour ou la signature de la lettre.

Lettre de clôture
Terminez votre lettre avec une lettre officielle de clôture et votre nom et titre. Si vous envoyez une copie papier de la lettre, incluez votre signature sous votre nom dactylographié:

Cordialement,

Nom de l'auteur
Signature (pour copie papier)
Profession

Ce qu'il faut inclure dans un message de recommandation par courrier électronique

Lorsque vous envoyez votre lettre de recommandation par e-mail, vous pouvez supprimer la section "Adresse de l'auteur" et inclure votre nom, adresse, titre, adresse e-mail et numéro de téléphone dans la section signature de votre message:

Meilleures salutations,

Nom de l'auteur
Profession
Email
Téléphone
Compagnie
Adresse postale, ville, code postal

Le sujet de votre message doit inclure le nom du candidat: Recommandation - Nom du candidat.

Ce qu'il ne faut pas inclure dans une lettre de recommandation

Si vous ne vous sentez pas à l'aise de recommander quelqu'un - que ce soit pour un emploi, une école doctorale ou autre -, il est préférable de faire savoir à la personne qui vous a demandé que vous ne pouvez pas l'écrire plutôt que d'écrire une lettre négative. Cela leur donnera l'occasion de trouver quelqu'un qui peut écrire sans réserve une recommandation positive.

Gardez à l'esprit que votre propre réputation est en jeu lorsque vous écrivez une lettre de recommandation; vous ne voulez pas endosser quelqu'un dans une lettre qui, à votre avis, ne donnera pas de bons résultats, car cela pourrait jeter un mauvais coup sur votre propre jugement.

Vous ne voulez pas non plus mentir dans la lettre: N'exagérez pas les réalisations. Des éloges exagérés peuvent diminuer l'impact de votre recommandation. Mais sachez que puisque la plupart des lettres de recommandation sont très positives, toute critique sera très perceptible.