Propre ou en désordre n'a pas d'importance. Efficace.
Chaque jour, de plus en plus d'informations vous sont envoyées. De nouveaux messages, des rapports de divers comités, des factures, des propositions et plus encore arrivent tous les jours sur votre bureau. Vous êtes trop occupé pour y faire face tout de suite, alors ça commence à s'accumuler. Votre bureau commence à ressembler à une zone de guerre.
Le problème ici n'est pas que votre bureau est en désordre. Le problème est que des choses importantes sont perdues. Il est soit enterré par le nouveau matériel entrant, soit il est dans le nouveau matériel mais n'est pas remarqué.
En conséquence, vous passez trop de temps sur des choses qui sont simplement urgentes plutôt que sur celles qui sont importantes.
Quand votre patron veut savoir quand il pourra avoir ce rapport pour le vice-président, vous ne voulez pas lui dire que vous n'avez pas remarqué le mémo qu'elle vous a envoyé demandant le rapport. Votre patron ne sera pas non plus ravi d'apprendre que la mise en page de la nouvelle gamme de produits est en retard parce que vous l'avez mise de côté et qu'elle a été dissimulée et que vous l'avez oubliée.
Certaines personnes vous diront que la meilleure façon de résoudre ce problème est un bureau propre. D'autres disent qu'un désordre est correct. Qui a raison? Ni. Et les deux.
Bureau encombré, esprit encombré
Il n'y a pas si longtemps, il y avait une expression populaire «un bureau encombré est un signe d'un esprit encombré». Cette expression a donné naissance à une industrie entière conçue pour aider les dirigeants d'entreprises à nettoyer leurs ordinateurs de bureau en signe de leur acuité mentale.
Vous avez sans doute vu des films où le patron est assis dans son bureau au sommet d'un gratte-ciel du centre-ville.
Il s'assied derrière un bureau en verre sans tiroirs. Les seuls ornements sont l'impressionnant ensemble de stylos pour signer des documents importants et un téléphone ou un interphone pour qu'il puisse donner des ordres.
D'autre part...
Beaucoup de gens ne voient rien de mal à ce que des piles de papier recouvrent le bureau, se répandant même sur les sièges et le plancher du bureau.
Ils citent des adages comme «un bureau encombré est un signe de génie» et «un bureau désordonné n'est qu'un signe d'un bureau désordonné».
Nous connaissons tous quelqu'un dont le bureau est comme ça. Vous ne voyez pas comment ils peuvent même dire si le bureau est en métal ou en bois. Pourtant, quand vous leur demandez quelque chose, ils vont droit à un tas, feuilles à travers 2 ou 3 feuilles, et retirez ce que vous avez demandé.
Ce qui fonctionne pour vous
Les deux côtés sont corrects. Le problème n'est pas ce qui est correct. La question est de savoir qui vous rendra plus efficace. Il y a quelques directives fondamentales qui s'appliquent aux deux approches, mais la clé est de travailler d'une manière qui vous permet d'être plus efficace. Presque tout le monde doit se débarrasser de l'encombrement sur leur bureau, mais ne pas avoir plus d'un seul élément sur votre bureau à la fois ne fonctionnera pas pour beaucoup d'entre nous.
Beaucoup de gens travaillent sur plusieurs projets en même temps (ou presque en même temps). Les types créatifs ressentent le besoin d'avoir de l'inspiration autour d'eux. Les individus orientés détail ont besoin de volumes de matériaux de référence à portée de main. Certaines personnes ont l'impression que les tas de travail leur donnent l'air occupé et, par conséquent, les gardent plus en sécurité en période de licenciements. D'autres pensent qu'un bureau propre montre à quel point ils sont efficaces pour faire le travail.
Ce qui est important est de faire ce qui fonctionne pour vous.
Comment apprivoiser le monstre
Que vous optiez pour le bureau en verre stérile, ou que vous souhaitiez simplement apporter un peu plus d'ordre au chaos de votre bureau, voici quelques conseils fondamentaux:
- Vraiment envie de s'améliorer.
Je ne recommande pas l'approche vraiment sévère que certains font. Malheureusement, cela laisse des excuses pour être trop facile sur vous-même. Cette tentative pour rendre votre bureau moins encombré et plus efficace dépend de vous faire un effort sérieux. - Gardez, lancez ou déplacez.
Trouvez trois conteneurs. Étiquetez le plus petit "garder". Étiquetez le plus gros "lancer". Avoir un autre conteneur étiqueté "déplacer". Les choses vraiment essentielles iront dans votre conteneur de garder à trier plus tard. Tout ce que vous voulez ramener à la maison ou donner disparaît dans le conteneur "move". Tout le reste va dans le conteneur de toss. (Idéalement, votre conteneur à lancer sera composé de deux parties: une partie sera jetée et l'autre sera composée de produits en papier pouvant être recyclés.)
- Commence avec le plus vieux.
Vous pouvez dire en les regardant quelle pile est la plus ancienne. Habituellement, il est le plus éloigné de votre chaise. Ce sera le plus facile de jeter des objets de cette pile. - Évaluer chaque pièce une seule fois
Regardez chaque élément de la pile. Décidez dans quel conteneur il ira. Vous ne pouvez pas le remettre sur votre bureau pour plus tard, vous devez décider maintenant. Mettez tout dans l'un des trois conteneurs. Il n'y a pas d'autre option. - Demandez-vous cela ...
La première question est: «est-ce que je l'ai ailleurs, ou puis-je l'obtenir de quelqu'un? Si vous en avez une copie dans votre courriel, dans un rapport ou sur le bureau de la personne qui a préparé l'analyse de marché, etc., vous n'avez pas besoin d'en conserver une autre copie. Jetez-le. Puis demandez "pourquoi ai-je besoin de cela?" Si la réponse est a) d'agir, b) de faire quelque chose avec quand je reçois plus d'informations de quelqu'un, ou c) de se référer à comme je fais d'autres travaux, le mettre dans la pile garder. (Après que vous vous débarrassiez du fouillis, vous allez trier votre réserve par ces trois catégories, alors n'hésitez pas à les séparer maintenant, cela vous fera gagner du temps plus tard.) Si votre réponse était autre chose, jetez cet objet. - Soyez impitoyable. Soit brave.
Au fur et à mesure que vous progressez dans chaque pile, vous vous rapprochez des choses qui viennent d'arriver, soyez impitoyables dans vos décisions. Ne prenez pas de prisonniers. Si vous n'en avez pas vraiment besoin, lancez-le. Et soyez courageux. Ne vous accrochez pas à quelque chose juste parce que quelqu'un pourrait vous poser des questions à ce sujet un jour. Ne construisez pas de forteresse de papier pour vous protéger.
Gérer le problème
Votre bureau ne doit pas être stérile et complètement dépourvu de papier, bien que cela puisse être utile. Votre objectif est d'organiser votre bureau pour qu'il maximise votre efficacité. Si cela signifie un peu plus de piles sur votre bureau que la personne d'à côté, ce n'est pas grave - à condition que tout ce que vous avez conservé vous aide à atteindre votre objectif d'efficacité accrue.