Comment utiliser votre liste de choses à faire pour en faire plus et vous sentir mieux
Nous avons tous fait des listes de choses à faire. D'une façon ou d'une autre, il ne semble jamais y avoir assez d'heures dans la journée pour accomplir toutes les choses sur votre liste de choses à faire. Voici un système qui fonctionne - et cela peut fonctionner pour vous aussi.
Une liste ne suffit pas
Faire une liste de choses à faire n'est pas suffisant. Vous devez les classer. Vous devez savoir quelles sont les tâches les plus importantes pour pouvoir vous concentrer sur elles. Ensuite, vous devez allouer des ressources à ces éléments, mesurer vos progrès et vous récompenser pour vos succès.
Classement
Liste tous vos articles à faire dans une feuille de calcul, même si vous pouvez également les faire sur papier. Vous pouvez également les mettre sur votre ordinateur ou votre smartphone, les écrire sur votre calendrier ou les entrer dans un logiciel de gestion du temps.
La première étape consiste à énumérer tout ce que vous avez à faire. Puis attribuez-leur un rang afin que vous puissiez vous concentrer sur les éléments importants.
Utilisez un classement A, B, C. La liste A est ce que je dois faire aujourd'hui avant de partir. La liste B est ce dont vous avez besoin, mais pas nécessairement aujourd'hui. Enfin, la liste C est ce dont vous avez besoin pour trouver le temps de le faire.
Vous pouvez découvrir assez rapidement que les choses sur la liste-C, et même sur la liste-B, ne sont jamais faites. Dans un poste de directeur des opérations il y a plusieurs années, je me suis senti de plus en plus frustré avec ma liste. Non seulement je ne le traversais pas tous les jours, comme je l'avais toujours fait auparavant, mais la liste A ne cessait de grandir. C'est à ce moment-là que j'ai compris ce que je devais faire pour que ma liste de tâches fonctionne pour moi, et j'ai développé un système qui fonctionnait bien.
Gestion du temps
Il ne suffisait pas de savoir ce qui était important; ce qui a fait la liste A J'avais aussi besoin de savoir combien de temps cela prendrait et combien de temps je devais leur consacrer. J'ai ajouté une colonne à ma liste de tâches avec le temps estimé que chaque tâche devrait prendre et une colonne adjacente avec le total cumulatif.
Ensuite, j'ai fait une simple étude de temps. Comme j'ai fait chaque tâche, j'ai noté ce que j'ai fait et les heures de début et de fin. J'ai suivi pendant une journée entière. Puis je l'ai répété quelques semaines plus tard un autre jour. Ce n'était pas un sondage exhaustif, mais cela m'a donné un aperçu. En tant que directeur des opérations, une grande partie de ma journée a été consacrée à des interruptions - traitant d'événements qui se sont produits, de crises qui ont surgi ou de problèmes qui devaient être résolus. En moyenne, ces interruptions consommées quatre heures par jour. Comme je travaille habituellement dix heures par jour, cela me laisse six heures par jour pour les choses sur ma liste de choses à faire.
Chaque nuit, avant de quitter le bureau, je mettais à jour ma liste de choses à faire. Je supprimais les éléments que j'avais complétés, délégués ou déclassés, j'ajoutais les nouvelles choses qui étaient apparues, réorganisais les priorités pour que les tâches les plus importantes soient placées en haut, et assignais un temps estimé à chacune. Ensuite, je descendais la liste à la marque de six heures et trace une ligne. C'est devenu ma cible pour le lendemain.
Récompense toi
Le plus souvent, cette ligne est tombée quelque part sur ma liste. Rarement était-ce près du fond. Cependant, c'était mon objectif. Si je frappais ou dépassais la ligne, je rentrais à la maison en me sentant comme une journée productive et réussie. Au lieu de me battre contre les choses que je n'avais pas pu obtenir, j'ai reconnu mon succès à avoir rencontré ou battu mon objectif. Le jour suivant, j'ai dû tout recommencer et atteindre le nouveau but, mais je l'ai fait du point de vue du succès antérieur plutôt que de la frustration d'avoir constamment plus à faire que j'ai eu le temps d'accomplir.
Vous avez besoin d'un système
Pour réussir, vous devez développer un système pour gérer votre temps afin que vous puissiez en faire plus dans le temps que vous avez. Si votre ligne de cible sur votre liste de tâches est toujours proche du sommet, votre patron va commencer à chercher quelqu'un d'autre qui peut travailler un peu plus loin dans la liste chaque jour. Ci-dessous, consultez quelques ressources pour vous aider à faire un meilleur travail de gestion du temps.
Gérer ce problème
Listez les tâches que vous devez faire. Prioriser ceux qui sont importants, pas seulement urgents. Avoir un plan pour ce qu'il faut accomplir chaque jour. Travaillez pour ce plan. Récompensez-vous lorsque vous rencontrez ou battez votre objectif.