Per diem est le latin pour par jour ou pour chaque jour. Bien que l'indemnité journalière ait plusieurs significations, en ce qui concerne les ressources humaines, il s'agit de l'indemnité journalière versée aux employés pour les dépenses engagées lors de voyages d'affaires. Ces dépenses pourraient être pour l'hébergement, les repas, les pourboires, les taxis et autres frais de transport terrestre. Les frais de déplacement quotidiens incluent également le nettoyage à sec, la lessive, l'utilisation du téléphone, le Wi-Fi et les pourboires des préposés aux chambres.
Lorsque les taux quotidiens ne s'appliquent pas
Le tarif journalier ne couvre pas les frais de transport à destination et en provenance du lieu de travail d'un employé. Dans ce cas, les employeurs paient les frais de transport séparément, généralement directement à la compagnie aérienne, au train, au bus et ainsi de suite. Ou, les employés utilisent leur propre source personnelle de transport et sont remboursés selon le taux de remboursement de miles IRS.
Exemples de remboursement de l'employeur pour les voyages
Un exemple d'employeurs payant les frais de transport d'un employé séparément est lorsqu'un employé travaille à un emplacement pour la même entreprise qui est différent de l'endroit où l'employé travaille habituellement. Par exemple, le travail et le bureau d'un employé sont situés dans le Michigan mais, une fois par mois, ils voyagent en Pennsylvanie pour travailler à partir d'un bureau régional différent pendant plusieurs jours.
Un autre exemple est si un employé forme de nouveaux employés aux emplacements de leur compagnie partout dans le pays et une nuit est exigée à chaque endroit. Un autre exemple est un employé des RH qui travaille habituellement au siège principal de l'entreprise mais chaque fois que l'entreprise ouvre un nouvel emplacement, elle travaille pendant un certain temps au nouvel emplacement pendant qu'elle embauche et amène du personnel à bord.
Ces trois situations fonctionneraient bien avec l'entreprise qui verse une indemnité journalière à l'employé parce que le voyage est fréquent ou long. À ce titre, les employés sont heureux parce qu'ils n'ont pas à enregistrer toutes les dépenses et à conserver les reçus comme preuve. Ils n'ont pas non plus besoin de passer du temps à remplir des rapports de dépenses.
Fixer les taux quotidiens
Un employeur fixe les taux quotidiens en fonction d'un certain nombre de facteurs. Ceux-ci comprennent le coût des frais de déplacement à divers endroits, la durée de l'absence de l'employé et le taux quotidien actuel du gouvernement fédéral.
La plupart des employeurs utilisent le taux journalier fédéral et la General Services Administration (GSA) des États-Unis est l'organe directeur qui établit les taux journaliers fédéraux chaque année le 1er octobre.
La GSA établit une politique de voyage comprenant des taux journaliers (mais seulement) pour les employés fédéraux en déplacement officiel loin de leur station locale, ou des zones de travail, telles que définies par leur agence. Les entreprises ont tendance à utiliser le taux journalier fédéral parce que les indemnités journalières supérieures au taux fédéral sont un revenu imposable pour les employés sur leurs formulaires W-2. Pour en savoir plus sur les subtilités des per diem et de la fiscalité, consultez les tarifs journaliers au US Business Law and Taxes.
Naturellement, les taux quotidiens des employeurs sont normalement fixés à des montants différents pour différents emplacements et varient selon le niveau de frais de déplacement que l'employé subira. Les employés qui se rendent à Las Vegas, en Nouvelle-Zélande, par exemple, reçoivent environ un tiers du remboursement per diem qu'un employé voyageant à New York recevrait en fonction des dépenses locales (selon les taux fédéraux).
Avantages du taux journalier
Les employés sont épargnés le temps qu'ils consacreraient autrement au suivi des dépenses, à l'enregistrement des reçus et à l'établissement des rapports de dépenses à leur retour au bureau. Les employés sont autorisés à garder l'argent qu'ils ne dépensent pas en voyage, ce qui peut encourager l'épargne et décourager les dépenses excessives.
L'employeur en bénéficie parce qu'il n'a pas besoin de consacrer du temps au personnel pour examiner les dépenses, vérifier le montant d'argent dépensé et le temps passé par l'employé à remplir des documents. Essentiellement, l'employeur dit qu'il a budgétisé le montant d'argent qu'il est prêt à dépenser pour ses déplacements et que l'employé a été avisé avant d'engager les dépenses.
Le processus des indemnités journalières peut entraîner des économies substantielles pour l'employeur par opposition aux entreprises qui paient les dépenses réelles des employés. Et bien sûr, il est imprudent et anti-employé de s'attendre à ce que les employés couvrent leurs propres dépenses lorsqu'ils voyagent dans le cadre d'activités commerciales légitimes.
Emploi journalier
Dans certaines professions et industries, les indemnités journalières peuvent aussi faire référence à un emploi temporaire à court terme. Cet horaire quotidien consiste habituellement en plusieurs jours d'emploi pour un employé permanent qui est appelé à remplacer un employé malade ou en vacances. Deux exemples sont les enseignants suppléants et les travailleurs de la santé qui sont payés à la journée.