Les éléments de la gestion de projet expliqués
La gestion de projet est l'un des éléments les plus critiques d'une entreprise prospère. Cela a une incidence sur les revenus et les responsabilités et, en fin de compte, sur la satisfaction et la fidélisation des clients ou des clients. Votre entreprise pourrait avoir un seul projet en cours à la fois, tandis que d'autres grandes entreprises et entités pourraient jongler avec plusieurs projets à la fois. De par leur nature même, les projets sont temporaires.
Les projets sont un moyen vers un but, et le but sera finalement atteint. Votre entreprise pourrait passer à un autre projet ... ou non. Cela aurait pu être un objectif ponctuel.
Les projets suscitent un besoin croissant de main-d'œuvre. On estime que plus de 15 millions de nouveaux postes de gestion de projet seront ajoutés dans le monde au cours de la décennie se terminant en 2020, selon le Project Management Institute.
Qu'est-ce que la gestion de projet?
La gestion de projet n'est pas l'ensemble des opérations de votre entreprise. Ce n'est qu'un segment, un projet précis avec un plan détaillé sur la façon dont vous et votre entreprise atteindrez cet objectif. C'est un plan détaillé en plusieurs étapes, chacune étant aussi importante que les autres. Vous devez en réaliser un pour passer correctement au suivant.
Pensez à la gestion de projet comme une échelle que vous devez gravir. Vous ne pouvez pas sauter au sommet. Vous devez le faire fonctionner par échelon pour une efficacité maximale. Votre équipe doit appliquer les outils mis à sa disposition ainsi que son expertise et ses connaissances pour exécuter chaque étape et passer à la suivante.
Il est assez facile de dire que vous voulez aller à la case A, alors vous allez faire 25 pas dans cette direction. Mais vous devez également tenir compte des considérations de temps dans votre plan de projet, et vous devrez probablement respecter un budget. Vous pourriez explorer ces 25 étapes ou vous pourriez faire du jogging. Cela dépend de la rapidité avec laquelle vous devez vous y rendre pour mener à bien le projet. Vous pouvez économiser de l'argent en voyageant à pied, ou vous pouvez engager un chauffeur. Cela dépend du budget que vous avez consacré au projet.
Il n'y a pas d'approche, de système ou de plan unique pour tous. Chaque projet que vous et votre entreprise aborderez aura probablement son propre calendrier, objectif et budget. C'est pourquoi il est si important d'avoir un chef de projet savvy talentueux en place pour exécuter le spectacle.
Les éléments d'un projet
Un chef de projet réussi doit gérer simultanément quatre éléments de base d'un projet. Ces éléments sont interdépendants.
- Portée: Cela implique la taille du projet, les objectifs et les exigences.
- Ressources: Vous aurez besoin de personnel, d'équipement et de matériel.
- Temps: Cela ne concerne pas seulement le temps que prendra le projet dans son ensemble. Il doit être décomposé en durées de tâches, dépendances et chemin critique.
- Argent: Avoir une bonne compréhension des coûts, des imprévus et des profits.
L'élément le plus important: champ d'application
La portée du projet est la définition de ce que le projet est censé accomplir et les budgets de temps et d'argent qui ont été créés pour atteindre ces objectifs. Toute modification de la portée du projet doit être accompagnée d'un changement de budget, de temps, de ressources ou les trois.
Si la portée du projet consiste à construire un bâtiment pour loger trois widgets sur un budget de 100 000 $, le gestionnaire de projet devrait le faire. Si la portée est modifiée en un bâtiment pour quatre widgets, le chef de projet doit obtenir un changement approprié de temps, d'argent et de ressources.
Ressources
Il y a trois aspects de la compréhension et de la gestion des ressources: les personnes, l'équipement et le matériel.
Un gestionnaire de projet qui réussit doit gérer efficacement les ressources affectées au projet, y compris les membres de l'équipe de projet, le personnel du fournisseur et les sous-traitants. Il doit s'assurer que ses employés ont les compétences et les outils dont ils ont besoin pour accomplir le travail, et il doit continuellement surveiller s'il a assez de personnes en place pour terminer le projet à la date limite. Son travail consiste à s'assurer que chaque personne comprend la tâche et les échéances du projet.
Le membre supérieur de chaque groupe d'employés relève du gestionnaire de projet lorsqu'il gère des employés directs, mais les employés peuvent également avoir un supérieur hiérarchique qui fournit une direction technique. Dans une situation de gestion matricielle comme une équipe de projet, le rôle du chef de projet est de fournir une direction de projet aux responsables hiérarchiques. La gestion de la sous-traitance du travail implique généralement la gestion du chef d'équipe des travailleurs sous-traitants, qui à leur tour gèrent ces travailleurs.
Un chef de projet doit souvent acheter l'équipement et les matériaux et gérer leur utilisation afin que l'équipe puisse fonctionner efficacement. Il est responsable d'avoir l'équipement et les matériaux appropriés au bon endroit au bon moment.
Temps
Les trois éléments d'une gestion du temps réussie sont les tâches, le calendrier et le chemin critique.
Construire le calendrier du projet en énumérant, dans l'ordre, toutes les tâches qui doivent être complétées. Certains doivent être effectués de manière séquentielle, tandis que d'autres peuvent se chevaucher ou se faire en tandem. Attribuez une durée à chaque tâche. Allouer les ressources nécessaires. Déterminez les prédécesseurs - quelles tâches doivent être accomplies avant les autres - et les successeurs, les tâches qui ne peuvent démarrer qu'après chaque autre tâche est terminée. Cet aspect de la gestion de projet est parfois appelé gestion en cascade car une tâche en suit une autre dans un ordre plus ou moins séquentiel.
Le logiciel de gestion de projet peut simplifier la tâche de création et de gestion du calendrier du projet.
Certaines tâches ont un peu de flexibilité dans leurs dates de début et de fin requises. C'est ce qu'on appelle "float". D'autres tâches n'ont aucune flexibilité. Ils ont zéro flotteur. Une ligne à travers toutes les tâches avec zéro float est appelée le chemin critique . Toutes les tâches sur ce chemin (et il peut y avoir plusieurs chemins parallèles) doivent être terminées à temps si le projet doit arriver avant la date limite. La tâche de gestion des temps clés du chef de projet consiste à surveiller le chemin critique.
Argent
Les trois considérations dans la gestion de l'argent sont les coûts, les imprévus et les profits.
Chaque tâche a un coût, que ce soit les heures de travail d'un programmeur informatique ou le prix d'achat d'un mètre cube de béton. Chacun de ces coûts est estimé et totalisé lors de la préparation du budget du projet.
Certaines estimations seront plus précises que d'autres. Le budget du projet devrait donc inclure une provision pour imprévus - de l'argent mis de côté dans le budget «au cas où» le coût réel d'un article est très différent de l'estimation.
Le profit est l'argent que l'entreprise veut faire de la tâche. C'est mis sur le coût.
Ainsi, un budget de projet est composé du coût estimé, plus l'éventualité, plus tout profit. Le travail du chef de projet consiste à maintenir le coût réel à un niveau inférieur ou égal au coût estimé et à maximiser le profit que l'entreprise gagne sur le projet.
La gestion de projet est un art et une science
Une gestion de projet réussie nécessite de la pratique. Ces idées peuvent vous donner une compréhension de base de la gestion de projet, mais ne constituent qu'un début. Si votre travail ou votre cheminement de carrière comprend la gestion de projet, et si vous souhaitez améliorer vos compétences, parlez à des chefs de projet qui ont du succès, lisez et pratiquez. La gestion de projet peut être une carrière très enrichissante.