Compétences cléricales pour les CV, les lettres de présentation et les entrevues
Le travail de bureau assure le bon fonctionnement d'un bureau. Cela comprend les tâches administratives quotidiennes d'un bureau, comme répondre à des appels téléphoniques, planifier des rendez-vous, envoyer des télécopies et classer des documents.
Les compétences administratives / administratives sont utiles pour presque tous ceux qui travaillent dans un bureau. La plupart des employés doivent faire au moins un travail de bureau, de sorte que ces compétences peuvent être utiles, peu importe le titre de votre poste officiel.
Les employés de bureau et les secrétaires doivent posséder des compétences cléricales particulièrement solides. Les employés occupant ces postes effectuent la majorité des tâches quotidiennes d'un bureau.
Types d'emplois de bureau
Alors que certaines personnes utilisent indifféremment ces appellations d'emploi, les employés de bureau et les secrétaires sont en réalité différents des assistants administratifs. Les assistants administratifs ont souvent besoin d'un diplôme d'études collégiales et se voient confier plus de responsabilités, y compris des projets de pointe et parfois même des équipes de gestion.
En revanche, les secrétaires et les secrétaires n'ont généralement pas besoin d'études approfondies au-delà d'un diplôme d'études secondaires (bien qu'il existe des programmes d'enseignement supérieur axés sur le travail de bureau et de secrétariat). Ils gèrent les opérations quotidiennes d'un bureau, mais n'ont généralement pas de responsabilités managériales.
Les secrétaires et secrétaires travaillent dans une variété d'industries, y compris la finance, les affaires, la médecine, le gouvernement, le droit et plus encore.
Certains de ces postes nécessitent des compétences spécifiques. Cependant, il y a des compétences de base qui sont nécessaires pour presque tous les postes d'adjoint administratif et administratif.
Lire ci-dessous pour une liste de compétences cléricales que les employeurs recherchent dans les candidats à l'emploi. Vous y trouverez une liste détaillée des cinq compétences administratives les plus importantes, ainsi que des listes supplémentaires de compétences administratives connexes.
Comment utiliser les listes de compétences
Vous pouvez utiliser ces listes de compétences tout au long de votre processus de recherche d'emploi. Il est important d'utiliser plusieurs de ces mots de compétence tout au long de votre CV. Les employeurs utilisent de plus en plus les systèmes de suivi des candidats pour classer et «noter» les CV qu'ils reçoivent. Ces systèmes sont programmés pour rechercher des mots-clés spécifiques, et ainsi les curriculum vitae qui les intègrent seront plus susceptibles d'être sélectionnés pour un examen plus approfondi par les gestionnaires d'embauche lors de leur deuxième tour de considération.
Deuxièmement, vous pouvez utiliser ces mots-clés dans votre lettre de motivation. Dans le corps de votre lettre, essayez de mentionner une ou deux de ces compétences, et donnez un exemple spécifique d'un moment où vous les avez démontrés au travail.
Enfin, vous pouvez utiliser ces mots de compétences dans une interview. Assurez-vous d'avoir au moins un exemple pendant une période où vous avez démontré chacune des cinq principales compétences énumérées ici.
Bien sûr, chaque emploi exigera des compétences et des expériences différentes, alors assurez-vous de lire attentivement la description de poste et de vous concentrer sur les compétences énumérées par l'employeur.
Consultez également nos autres listes de compétences répertoriées par emploi et par type de compétence.
Compétences de bureau supérieures
Attention au détail
Le travail de bureau implique de prêter attention aux détails quotidiens d'un bureau - des choses que d'autres personnes pourraient négliger, comme répondre et garder la trace des courriels, suivre les rendez-vous, et plus encore.
Un employé ou une secrétaire doit pouvoir se concentrer sur ces détails et ne rien laisser passer entre les mailles du filet.
- Analytique
- Faire des arrangements de voyage
- Priorisation
- Résolution de problème
- Raisonnement
- Archivage
- Planification des rendez-vous
- Dactylographie
la communication
Les employés de bureau doivent posséder de solides compétences en communication écrite et orale. Ils répondent généralement aux téléphones, rédigent des notes de service, envoient des courriels et accueillent les clients et les clients.
Ils doivent donc être capables de parler et d'écrire clairement et efficacement. Ils doivent transmettre l'information d'une manière facile à comprendre.
- Répondre aux téléphones
- la communication
- Correspondance
- Service Clients
- Faxer
- Réception
- Compétences linguistiques
- Écoute
- Communication orale
- Relecture
- L'écriture
Compétences informatiques
De nos jours, les compétences en informatique sont essentielles pour tout travail de bureau. Les secrétaires et les secrétaires doivent être des dactylos rapides et précis.
Ils sont également généralement tenus de faire une saisie de données, ils doivent donc être familier avec Excel et d'autres logiciels de saisie de données. Ils doivent également être familiarisés avec d'autres logiciels Microsoft Office, tels que Word et PowerPoint. Toutes les compétences informatiques supplémentaires, telles que la capacité de concevoir ou de modifier des pages Web, seraient considérées comme un avantage considérable.
- La saisie des données
- Gestion de données
- Base de données
- Publication de bureau
- Microsoft Office
- Machines de bureau
- Traitement de texte
Calcul
Beaucoup de travail clérical implique la numératie. Certains commis sont en charge, dans une certaine mesure, de comptabilité et / ou de comptabilité pour une entreprise. Cela nécessite des compétences en calcul. La capacité de calculer rapidement les sommes est certainement une qualité positive chez un employé ou une secrétaire.
- Comptabilité
- Précision
- Facturation
- Comptabilité
- Budgétisation
- Frais
- Des feuilles de calcul
- La technologie
Organisation
Les greffiers et les secrétaires doivent être organisés. Ils sont chargés de s'assurer que le bureau fonctionne bien. Cela implique de suivre l'horaire de l'employeur, de répondre aux courriels et aux appels téléphoniques, et de conserver les dossiers. Tout cela nécessite beaucoup de compétences organisationnelles.
- La prise de décision
- Livraison du courrier
- Efficace
- Dépôt
- La gestion
- Multitâche
- Surveillance
- Photocopier et collationner
- Planification
- Tri
- Gestion du temps
Compétences non techniques
En plus de ces cinq compétences cléricales, les meilleurs employés de bureau possèdent également des compétences générales qui sont souvent des traits de personnalité innée plutôt que des compétences acquises. Ceux-ci comprennent de fortes compétences interpersonnelles, le travail d'équipe, la flexibilité, la fiabilité, la créativité, l'adaptabilité et la créativité. Ce sont des caractéristiques essentielles pour les gestionnaires de bureau, les réceptionnistes, les assistants personnels, les assistants de bureau et les assistants de direction.