Vos factures juridiques résisteront-elles à l'examen des clients?
Un bon emploi du temps est plus important que jamais. À mesure que le resserrement de la ceinture des sociétés se poursuit, les projets de loi sont soumis à un examen plus minutieux. L'accent mis sur les frais juridiques a créé une industrie artisanale de cabinets d'audit juridique qui examine et analyse les services juridiques afin de cibler les écarts, les pratiques de facturation contraires à l'éthique, les erreurs de facturation et les domaines d'économies potentielles. Les clients qui n'emploient pas de services d'audit juridique indépendants ont souvent des programmes internes de contrôle de la qualité qui analysent régulièrement les factures signalées pour examen.
Éviter ces dix erreurs de facturation aidera vos factures juridiques résister à un examen minutieux. Ces éléments représentent environ 90% des plaintes déposées par les clients et les équipes d'audit.
Descriptions de facturation vagues
Des descriptions de tâches complètes, détaillées et précises sont le moyen le plus simple d'empêcher un client de signaler votre facture. Chaque description de tâche doit identifier l'activité avec suffisamment de détails pour évaluer sa nécessité et sa pertinence pour le projet. Avec une description détaillée de la tâche, chaque entrée doit inclure la date à laquelle la tâche a été exécutée, le chronométreur qui l'a exécutée, le temps consacré à l'exécution de la tâche et le montant total.
Temps de rembourrage
Pour répondre aux exigences de facturation onéreuses de votre entreprise, il peut être tentant de gonfler ou de «gonfler» le temps qu'il faut pour effectuer une tâche, surtout si vous êtes un travailleur efficace. De telles pratiques invitent l'examen et la critique d'un client ou d'un auditeur. Il est important de s'assurer que le temps que vous facturez pour chaque tâche reflète fidèlement le travail effectué et correspond à l'importance et à la complexité de la tâche.
Déboursements
Étant donné que les décaissements liés aux litiges ont une grande incidence sur le budget total d'un client, vous devez tenir compte du coût du service par rapport à sa valeur pour le client. Par exemple, Federal Express a-t-il besoin de toutes les pièces de correspondance avec votre expert lorsque le procès est dans six mois? Vous devriez également être au courant des politiques de facturation et des contrats établis par notre client. Le client exige-t-il l'utilisation d'un certain sténographe judiciaire ou vendeur de photocopies? De plus, certaines dépenses ne devraient jamais être facturées au client et font partie des frais généraux du cabinet d'avocats.
Travail administratif
La pratique du droit implique inévitablement des tâches administratives et administratives. De nos jours, la plupart des clients ne paieront pas pour les tâches de bureau - comme la dactylographie, le classement et la photocopie - ou les fonctions administratives comme la formation, la préparation des factures, la vérification des conflits ou le développement des clients. Dans la mesure du possible, déléguer des fonctions administratives à un secrétaire, à un commis aux dossiers ou à d'autres membres du personnel juridique.
Conférences inter-bureaux
Les clients refusent souvent de payer pour des conférences entre le personnel d'un cabinet d'avocats; ils considèrent la coordination, la consultation et la discussion d'un cas ou d'un projet entre des professionnels de l'entreprise dans le cadre de leurs activités et, partant, de leurs frais généraux. Les conférences inter-bureaux peuvent également devenir une dépense importante pour le client car plusieurs professionnels facturent simultanément pour la même conversation. Par conséquent, il est bon d'éviter de facturer des discussions de routine concernant un dossier avec d'autres membres de votre entreprise, sauf si de telles discussions impliquent des éléments d'importance substantielle, impliquent un certain nombre de tiers ou impliquent de longues périodes de temps.
Entraînement
Si vous débutez dans une tâche ou un domaine de droit, votre inexpérience peut nécessiter du temps supplémentaire pour terminer le projet. Les clients deviennent de plus en plus intolérants à l'égard de l'inexpérience et sont moins disposés à payer les coûts de la formation d'un nouvel employé ou d'un professionnel du droit pour «se mettre au courant» d'un dossier.
Dupliquer la facturation
Les entrées de temps en double sont une pratique courante parmi les cabinets d'avocats, mais les clients soucieux des coûts sont moins disposés à payer pour la duplication des efforts. Des partenaires multiples ont-ils participé à une audience? Le parajuriste a-t-il assisté à chaque déposition? Est-ce que quatre associés ont contribué à un mémoire? Ces articles peuvent déclencher un drapeau rouge. Le client peut refuser de payer tout ou partie du travail ou, à tout le moins, mener une enquête plus approfondie afin de déterminer si elle était justifiée.
Bloquer la facturation
Le temps de facturation pour les tâches multiples dans les grands blocs est un autre drapeau rouge pour les clients. Vous devez détailler chaque tâche séparément avec un temps correspondant et facturer pour chaque tâche. Les entrées de temps détaillées permettent à l'évaluateur de mieux déterminer le caractère approprié du temps consacré à l'importance et à la complexité de la tâche.
Revue et révision
Votre client peut se demander pourquoi vous avez facturé 43, 2 heures de révision et de révision d'un dossier. Peut-être que le mémoire comprenait 40 pages et comportait des questions multiples et complexes ainsi que des recherches approfondies. Quelle que soit la raison, des termes vagues et superficiels comme «révision et révision» font peu pour informer le client pourquoi l'examen méritait une semaine de temps. Au lieu de «réviser», des mots tels que «évaluer», «analyser», «évaluer» ou «réécrire» signifient des tâches plus stimulantes, et donc chronophages.
Tâches délégables
Lors de la facturation et l'attribution des tâches, vous devez vous assurer que le projet est effectué par le membre approprié de l'équipe juridique. Les clients peuvent refuser de payer les tâches exécutées par les principaux chronométreurs qui auraient pu être déléguées à un membre du personnel moins cher et moins ancien. Par exemple, les avocats assimilant les dépositions, les partenaires principaux effectuant des recherches de routine ou les parajuristes déposant des documents peuvent soulever un drapeau rouge.