Le reste de cet article propose quelques types de réunions supplémentaires qui répandent le stress et les conflits. En tant que responsable ou responsable responsable de rassembler les gens pour communiquer, partager et générer des idées, vous êtes bien servi en éliminant ces types de réunions de votre routine.
1. 8h00 Lundi Matin Réunions du personnel
Le problème avec cette réunion est que personne n'est jamais prêt pour cela. Après tout, il est huit heures lundi matin - rien n'est encore arrivé et tout ce qui s'est passé la semaine dernière est surtout de l'histoire ancienne. Le deuxième problème avec cette réunion est que pour que quelqu'un soit préparé, ils doivent travailler dimanche soir ce qui est bien à l'occasion mais garanti pour vous gagner de sérieux votes pour "jerk de l'année" des employés et des membres de la famille des employés.
La solution: si vous devez organiser une réunion d'équipe le lundi, appuyez dessus plus tard dans la matinée ou tôt dans l'après-midi. Mieux encore, poussez-le à mardi matin.
2. Réunions sur le statut de la table ronde
Vous connaissez cette réunion. C'est celui où les gens se déplacent dans la pièce en partageant leurs dernières mises à jour, sagas, fantasmes et rêves. Asseyez-vous au mauvais endroit et vous devenez la 22e personne à offrir une mise à jour à un groupe dont les vessies sont trop tendues et le cerveau engourdi par les mises à jour politiquement orientées émanant de la bouche de collègues dans des fonctions lointaines.
La solution: rencontrer si vous le devez, mais définir des règles sur les mises à jour. Demandez aux gens de se concentrer sur les nouvelles importantes qui ont une incidence sur tout le monde ou d'identifier les défis qui nécessitent de l'aide de toutes les fonctions. Faire quoi que ce soit pour limiter la marche douloureuse des mises à jour gratuites et égoïstes que génèrent les réunions de table rondes et indisciplinées.
3. Réunions récurrentes qui ont perdu leur but
Toute réunion récurrente où personne ne peut se rappeler pourquoi cette réunion a encore lieu est un candidat à l'élimination immédiate. Les lois de la physique sont transférées aux réunions et une réunion sur le calendrier a tendance à rester sur le calendrier longtemps après qu'il a épuisé son utilité dans le lieu de travail. Un nouveau gestionnaire a examiné la liste récurrente des réunions dans le calendrier de son équipe et a annulé deux d'entre eux parce qu'il ne pouvait pas trouver une raison pour que ces réunions existent. Il a reçu plus de quelques notes de remerciement et quelques commentaires de personnes se demandant comment il a réussi à tuer cette réunion dont ils avaient essayé de se débarrasser pour l'année écoulée.
La solution: passez en revue toutes les réunions récurrentes auxquelles vous soumettez votre équipe ou auxquelles vous participez, et éliminez-les de votre vie et de celle des membres de votre équipe. Si vous n'êtes pas l'hôte de la réunion, informez l'hôte de votre intention et de votre point de vue sur l'utilité de la réunion. Si vous êtes l'hôte / le sponsor, sonder les membres de l'équipe et leur donner une voix et un vote. Un peu de découpage draconien des réunions récurrentes ouvre un temps précieux pour d'autres activités plus importantes.
4. Réunions de Word-Smithing de groupe
C'est n'importe quelle réunion où vous réunissez un groupe de personnes pour travailler sur le libellé de quelque chose: une vision, une mission, une déclaration de stratégie, une déclaration de portée dans la gestion de projet. Le résultat de ces séances est généralement une série de phrases construites maladroitement reflétant des compromis de la part de la personne en charge. Personne dans la pièce n'est d'accord avec le produit final, mais tout le monde hoche la tête d'accord dès que le libellé va au-delà du ridicule et qu'il devient simplement affreux pour tenter de faire disparaître la douleur.
La solution: ne jamais reléguer une formulation grossière de quelque chose à un comité. Coup de poing sur l'objet en question, rebondissez sur quelques collègues et lorsque vous approchez de quelque chose qui commence à fonctionner pour vous, demandez très soigneusement la contribution d'un groupe. Posez des questions de clarification, prenez de bonnes notes, puis disparaissez et reformulez les énoncés, en répétant le processus au besoin.
5. Réunions de stratégie de modèle
Je termine là où j'ai commencé, avec la réunion de stratégie très brisée décrite dans l'ouverture de cet article. Il n'y a pas de processus ou de modèle magique ou même une série d'étapes simples qui aident à la clarté stratégique. La réalisation d'une analyse SWOT (forces, faiblesses, opportunités et menaces) n'est pas toujours sur le chemin critique pour arriver à une évaluation précise des conditions et des opportunités. Et les chiffres et les cibles et la croissance ne sont pas des stratégies. Méfiez-vous de toute personne suggérant qu'ils ont un processus simple pour ce sujet complexe.
La solution: Investissez dans un facilitateur de stratégie ou un conseiller hautement qualifié et expérimenté qui comprend comment guider, parfois diriger et parfois suivre dans la poursuite de l'élaboration d'une stratégie utile et significative. Le bon professionnel tiendra le groupe responsable de trouver des réponses aux bonnes (difficiles) questions auxquelles il faut répondre sur le chemin de la clarté stratégique.
La ligne de fond
Les réunions sont des occasions inestimables de se connecter, de communiquer, d'établir des relations et de stimuler la résolution créative de problèmes. Ils sont aussi des opportunités mûres pour abuser et même abuser. Efforcez-vous d'être le gestionnaire qui respecte le pouvoir et l'importance des réunions. Utilisez ces forums pour les bonnes raisons en les architecturant pour se concentrer sur des questions clés, solliciter des idées et, surtout, respecter le temps que tout le monde met dans les sessions. Les membres de votre équipe apprécieront votre approche positive plus que vous ne le pensez.