La présence est essentielle dans de nombreux emplois orientés clients. Une mauvaise fréquentation sape le moral des employés, coûte aux employeurs des heures supplémentaires et réduit l'engagement des employés. Une mauvaise présence nécessite du temps et de l'attention de la part du superviseur et entraîne souvent des mesures disciplinaires.
Vous pouvez gérer la présence des employés pour réduire les problèmes d'assiduité. Vous devez le prendre comme un élément important de tout travail de gestion ou de supervision. Voici comment gérer et encourager la participation. Utilisez ces cinq étapes pour encourager la présence des employés au travail.
5 étapes pour encourager la participation des employés
Tout d'abord, vous devez avoir un moyen de suivre le temps que les gens quittent leur travail pour que l'intégrité de votre politique de congé payé, de votre politique de congé de maladie et / ou de votre politique de congés payés soit assurée. Cela garantit également que les règles de temps de congé sont les mêmes pour tous les employés, ce qui est important pour le sens de l'équité et de la justice en milieu de travail.
Lorsque les employés sont gérés d'un département à l'autre, vous devez vous assurer que ce que John a vécu dans l'entrepôt est la même que celle que Mary connaît au bureau. Les employés remarquent que les employés sont traités différemment et que ce traitement disparate crée des problèmes de motivation et d'engagement.
Ceci est particulièrement important pour gérer les absences imprévues pour lesquelles de nombreux lieux de travail ont des problèmes avec la couverture de travail. Encourager la présence des employés est important pour tout client face à un poste de travail. La participation est également essentielle lorsque le travail d'un employé dépend du travail de l'employé précédent dans des emplois tels que la fabrication ou l'assemblage de produits.
Les enseignants, les spécialistes du soutien à la clientèle, les fournisseurs de soutien technique, les professionnels de la santé et d'autres employés des services directs sont des exemples d'employés qui ont des postes de travail que les employés doivent employer quotidiennement. Autrement, les employeurs sont incapables de planifier et de trouver des remplaçants pour faire leur travail.
Cette présence comprend l'arrivée en temps opportun à leur poste de travail ainsi. Par exemple, si une infirmière est en retard pour travailler à l'unité de soins intensifs, l'infirmière de l'équipe précédente ne peut pas partir pour rentrer à la maison pour un repos bien mérité. Si l'on s'attend à ce qu'un employé affecte un poste intermédiaire à une chaîne de montage, un employé doit travailler dans deux stations, ce qui n'est pas pratique et peut même mettre en danger l'employé ou l'employeur doit trouver un remplaçant.
Vous devez vous engager à gérer l'absentéisme
Deuxièmement, et probablement le plus important, vous devez gérer l'absentéisme et encourager la présence des employés. Cela signifie que l'employé doit appeler directement le superviseur qui est formé pour gérer l'absentéisme. Cela commence par l'appel personnel et le superviseur indiquant à l'employé qu'il ou elle va manquer et décrivant l'impact de son absence sur le lieu de travail.
À chaque absence, le superviseur accueille personnellement l'employé au travail, encourage la présence des employés à l'avenir et, encore une fois, insiste sur l'impact de l'absence de l'employé sur le lieu de travail et sur ses collègues.
Vous ne tenez pas cette conversation d'un ton blâmé - après tout, de nombreuses absences des employés sont légitimes et nécessaires - vous accueillez véritablement l'employé de retour au travail et renforcez l'impact d'une absence imprévue. Votre conversation devrait, encore une fois, décrire l'impact que l'absence a eu sur les employés et le lieu de travail.
Permettre la flexibilité du lieu de travail autant que possible
Troisièmement, si possible, permettez la flexibilité avec des horaires dans votre lieu de travail de sorte qu'un employé avec un rendez-vous de docteur tôt ou un enfant malade, par exemple, puisse travailler plus tard ou venir plus tôt pour rattraper le temps.
Les femmes, malheureusement, selon les chiffres du Département du travail des États-Unis, connaissent plus de problèmes d'assiduité liés aux questions familiales. En particulier, les mères célibataires, qui n'ont pas de filet de sécurité pour leur famille ou un partenaire pour les aider à régler les problèmes liés aux soins aux enfants, ont de la difficulté à participer, d'après mon expérience.
Ainsi, cette flexibilité du lieu de travail pourrait également inclure la possibilité de partager des emplois, planifier des jours ou des heures flexibles, et de travailler à la maison, ou télétravailler, en vertu des lignes directrices. Je ne suis pas un grand fan du temps de compensation ou de comp parce que je crois que cela encourage une attitude d'horloge. Ce n'est pas conforme à l'état d'esprit de l'accomplissement de l'ensemble du travail et des objectifs que je cherche chez un employé exonéré ou salarié. Mais, les emplois exonérés sont aussi les emplois qui permettront le plus souvent la flexibilité pour l'employé et l'employeur.
Récompenses et reconnaissance pour les employés
Quatrièmement, les récompenses et la reconnaissance d'une présence positive des employés peuvent faire la différence. Alors que vous ne voulez pas que les gens se sentent comme si leur employeur devait leur payer un supplément pour faire leur travail, vous voulez qu'ils sachent que vous appréciez et respectez leur présence positive.
Dans certains cas, en particulier avec des employés non exonérés, et pour réduire les absences imprévues, vous voudrez peut-être créer des récompenses monétaires dans votre politique de présence des employés. Ces politiques mettent l'accent sur une participation enrichissante pendant un certain nombre de jours. Avec la partie sur la reconnaissance des employés de votre politique d'assiduité, vous tenez à souligner les jours de présence, et non l'abaissement des absences.
Trop de politiques de présence se concentrent sur le côté punitif de l'équation. Plus d'emphase sur les récompenses pour la participation positive pourrait vous donner plus de coup pour vos dollars. Néanmoins, une politique de participation réussie et motivante doit être axée sur les deux.
Fournir des conséquences si l'employé ne se rend pas au travail de façon opportune
Enfin, comme pour toute responsabilité professionnelle, un employé doit subir des conséquences s'il échoue dans son travail. À qui sont les conséquences les plus importantes? À tous les employés qui ont une bonne présence, travaillent dur, et trouvent leur moral personnel et la motivation affectée par les personnes qui ont une faible présence. La discipline progressive est essentielle, en commençant par l'encadrement et la rétroaction, et en effectuant les étapes de la gestion des présences énumérées ci-dessus. Vos employés présents vous remercieront.