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Comment répondre à une demande de vérification de référence

Répondre lorsque les employeurs potentiels demandent des références

Répondre à une demande de vérification de référence est une entreprise délicate. La crainte de représailles et de poursuites empêche de nombreux employeurs de répondre. Ces recommandations vous aideront à répondre raisonnablement aux demandes de vérification des références tout en protégeant les intérêts légitimes de votre entreprise et de vos employés actuels.

Suivez la politique de vérification des références établie de votre entreprise

Premièrement, de nombreuses entreprises demandent que les gestionnaires envoient des demandes de référence écrites aux ressources humaines.

Si la référence du gestionnaire est positive, cependant, vous pouvez accepter que le gestionnaire fournisse une référence verbale directement à un employeur.

Tout ce qui est envoyé dans un format écrit devrait provenir des ressources humaines, ou le personnel des RH devrait examiner la réponse pour la cohérence et la protection des meilleurs intérêts de l'entreprise. Un format commun de vérification des références vous demande de fournir cette information sur l'ancien employé.

  • Titre du poste et, à l'occasion, responsabilités professionnelles,
  • Dernier salaire,
  • Date d'embauche,
  • Fournit une liste de contrôle qui demande à l'ancien employeur de classer des caractéristiques telles que «travail d'équipe» et «fiabilité».

Il est préférable de confier ces documents aux Ressources humaines - au moins, demandez au personnel des ressources humaines d'examiner toute réponse écrite que vous envisagez d'envoyer. Ne répondez pas aux questions qui vous demandent d'évaluer numériquement un ancien employé dans n'importe quel aspect de son travail ou de ses caractéristiques professionnelles.

Les notes numériques ne sont pas comparables en fonction de la signification partagée de la définition du terme, pas plus que la signification des nombres sur une échelle numérique définie sur ces formulaires.

Par conséquent, au mieux, c'est une communication imparfaite. Au pire, cela peut nuire aux perspectives d'emploi de votre ancien employé.

Assurez-vous que l'employé a une autorisation signée sur le fichier

Deuxièmement, vérifiez que la signature de l'ancien employé, autorisant la vérification des références, se fonde sur les documents envoyés par la société requérante.

Sans la permission de signature de l'ancien employé, vous ne devez fournir aucune information sur l'employé.

Répondre à une demande de vérification de référence avec une référence positive

Si le gestionnaire peut, avec peu de réserves, recommander l'ancien employé, en consultation avec le personnel des RH, le gestionnaire peut retourner l'appel à l'employeur qui demande des renseignements. Lorsqu'il répond à un appel téléphonique, le gestionnaire doit s'assurer que la signature de l'employé autorisant la vérification des références est conservée par le service des ressources humaines avant de renvoyer l'appel.

Quand un ancien employé était un bon employé et a quitté votre entreprise dans de bonnes conditions (peut-être un conjoint a été relocalisé et la distance n'était pas commutable), vous voulez aider l'ancien employé à trouver un nouveau poste.

Ou, peut-être vous avez été utilisé comme référence par un employé qui vous a signalé à un moment donné, mais pas le plus récemment. Si vous avez des commentaires positifs à formuler au sujet de l'employé, vous pouvez répondre à l'employeur potentiel en lui faisant part de vos commentaires positifs.

Référence Vérifiez les questions que vous ne voulez pas toucher

Répondez uniquement aux questions auxquelles vous êtes à l'aise de répondre si vous recevez un appel téléphonique ou un document de demande de référence. Un gestionnaire ne devrait parler que des domaines de compétences et d'expérience de l'employé dont il a directement connaissance.

Il y a plusieurs questions auxquelles un gestionnaire ne devrait pas répondre:

  • Exemple Question: Prévoyez si votre ancien employé réussira dans le poste pour lequel il est envisagé. (Vous avez une boule de cristal, quelqu'un?) Vous ne pouvez pas éventuellement répondre à cette question. Même si la situation semble similaire, vous ne pouvez pas prédire les collègues, la culture de l'employeur, leur relation avec les clients ou la myriade de facteurs qui aident un employé à réussir ou non.
    Bonne réponse: Lorsque la salariée a travaillé pour moi, dans son poste au sein de mon entreprise, elle était une forte collaboratrice dont le travail a été apprécié.
  • Exemple Question: Quelles étaient les faiblesses de l'employé?
    Bonne réponse: Elle n'avait aucune faiblesse digne de mention qui a affecté sa capacité à effectuer son travail de façon compétente quand elle a travaillé pour moi.
  • Exemple Question: Pourquoi l'employée a-t-elle quitté le poste qu'elle vous a indiqué?
    Bonne réponse: Elle a cherché à accroître ses responsabilités et à compléter sa connaissance de notre entreprise et de nos produits.
    Bonne réponse: Elle a quitté notre organisation pour des raisons personnelles qui étaient importantes pour elle.

    Ce sont les types de questions de vérification de référence qu'un employeur potentiel vous demandera si vous renvoyez un appel de vérification de référence.

    Répondre à une demande de vérification de référence: pas positif

    Si l'employé a quitté votre entreprise en raison d'un nuage, si l'employé était mal adapté à son travail, un employé non contributeur pour d'autres raisons ou ingérable, renvoyez l'appel ou le formulaire au personnel des ressources humaines pour obtenir une réponse standard.

    Parfois, il y a des circonstances inhabituelles entourant le départ d'un employé de votre entreprise. Peut-être qu'un employé regardait de la pornographie sur son ordinateur - oui, il a demandé à son directeur des ressources humaines de lui servir de référence. Un autre ancien employé peut avoir menacé de violence ou commis un acte violent alors qu'il était employé par votre entreprise.

    Bien que ces anciens employés lisent rarement votre entreprise comme référence, soyez prêts. Ces appels doivent être envoyés au personnel des RH pour la réponse standard.

    Il y a une mise en garde ici, cependant. Discutez avec votre avocat avant de répondre à une vérification des références concernant un employé potentiellement violent. Si vous ne parvenez pas à révéler un comportement violent à un employeur potentiel, et que l'ancien employé commet un acte violent alors qu'il était au service du nouvel employeur, votre entreprise peut être tenue responsable de ne pas révéler cette information. Donc, vérifiez auprès de votre avocat dans des circonstances inhabituelles dans lesquelles vous vous êtes séparés avec un employé.

    Lorsqu'un ancien employé demande une lettre de recommandation générique

    Donner une lettre de recommandation générique aux anciens employés n'est pas recommandé. Une fois qu'un document existe, il vit pour toujours. Les employés potentiels ont fourni aux bureaux des RH des copies de lettres datant de 10 et 20 ans, parfois à peine lisibles à partir de plusieurs séances de photocopies.

    Après un certain temps, vous n'avez aucune idée du type d'employé que votre ancien employé est devenu, à moins qu'il ou elle ne soit la rare exception qui reste en contact. Et, vous ne savez jamais comment l'employé utilisera votre lettre ou comment vos mots seront interprétés par des employeurs potentiels. Adopter une politique qui stipule que les gestionnaires ne doivent jamais donner de lettres de recommandation écrites et génériques.

    Informez l'ancien employé que votre entreprise sera heureuse de fournir une confirmation de l'emploi des ressources humaines à des employeurs spécifiques qui s'enquièrent directement.

    Réflexions finales sur la réponse à une demande de vérification de référence

    Peu d'employés se fixent comme objectif d'échouer au travail. Pourtant, les employés échouent et les entreprises et les employés se séparent. Gardez à l'esprit quand on vous demande une référence que chaque ancien employé mérite la possibilité de recommencer, peu importe les conditions auxquelles ils se sont séparés de votre organisation.

    Peut-être que l'ancien employé était mal adapté au poste qu'il occupait dans votre entreprise. Votre culture d'entreprise peut avoir été une inadéquation complète avec les besoins de l'employé. L'employé peut avoir eu une vision différente pour les exigences de son travail de celle de son patron. Peut-être que sa vie personnelle et son mariage se sont effondrés pendant son mandat avec votre entreprise.

    Vous ne connaissez jamais tous les détails et les raisons pour lesquelles un employé échoue ou passe à autre chose. C'est facile avec l'employé performant que vous regrettez de perdre à un meilleur travail, à un déménagement familial ou à une opportunité de rêve. C'est plus difficile avec l'interprète marginal.

    Soyez honnête ou fournissez des informations minimales. Ne faites pas de prédictions de réussite de la boule de cristal, et ne fournissez pas de notes et de classements numériques pour les termes non définis. Si nécessaire, fournissez les informations minimales qui décrivent le rendement de l'ancien employé. Dans la mesure du possible, accordez une pause à l'employé et parlez avec l'employeur éventuel.

    Des chiffres récents relatifs à la vérification des références indiquent que les employeurs prennent très au sérieux la vérification des références ces jours-ci. Plus de 90% des employeurs vérifient les références. Dans la mesure du possible, donnez une pause à vos anciens employés, quand vous pouvez le faire en toute conscience.

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