Comment sélectionner les ressources humaines Technologies de l'information

Questions à poser pour déterminer les besoins en technologie de l'information des RH

La technologie de l'information sur les ressources humaines (SIRH) est essentielle aux entreprises pour gérer leurs régimes d'avantages sociaux et leurs renseignements sur les employés La gestion des avantages sociaux n'est plus un avantage, mais une nécessité pour les RH., car les ressources humaines font face à des ressources limitées et à des données en constante évolution.

Mais comment les RH et les autres cadres savent-ils qu'ils choisissent la meilleure technologie d'information RH pour gérer tous les détails, et que la solution qu'ils choisissent résistera à l'épreuve du temps?

Voici les questions clés à poser et à répondre dans le processus de sélection de la technologie de l'information des ressources humaines.

• Quel est le degré de flexibilité et d'évolutivité que fournit le logiciel de technologie de l'information RH? Les professionnels des ressources humaines doivent déterminer si le logiciel peut importer des données à partir de plusieurs feuilles de calcul, bases de données et documents papier Excel et le niveau auquel il peut s'interfacer avec toutes sortes d'autres systèmes et données nécessaires.
  
  Le logiciel devrait être en mesure d'intégrer et de filtrer les informations de plusieurs sources. Idéalement, ce processus devrait également être automatisé. De nombreuses solutions d'inscription en ligne exigent que les données soient manipulées manuellement avant de pouvoir accéder à un opérateur pour mettre à jour leurs systèmes. L'automatisation du format de mise à jour, du calendrier de transmission et de la méthode de livraison peut aider à éliminer les problèmes de facturation et d'éligibilité.
• Le logiciel sera-t-il en mesure d'accommoder les règles de l'entreprise et des avantages du transporteur? Un moteur d'inscription vraiment performant évaluera chaque activité d'inscription et appliquera toute combinaison nécessaire de règles, de messages, d'invites et d'options spécialement conçus pour répondre aux critères d'éligibilité souhaités. Le logiciel doit répondre aux règles d'éligibilité de l'entreprise et des opérateurs.

• La technologie de l'information RH sera-t-elle capable de croître et d'évoluer avec l'organisation? Les RH devraient évaluer la capacité de la technologie à croître au fur et à mesure que l'entreprise recrute de nouveaux employés, des bureaux, des changements dans les avantages sociaux et des règles. Les RH devraient poser des questions sur les seuils pour chacun de ces éléments.
• Le logiciel de technologie de l'information RH est-il capable de s'intégrer à d'autres systèmes? La paie et d'autres fonctions partagent souvent la même information que la gestion des avantages. Les RH peuvent obtenir une plus grande efficacité lorsque les données et autres informations sur les employés entrées dans un système sont partagées avec un autre système. Le suivi du recrutement des employés est une autre fonction nécessaire.

• Qui est responsable de la mise en œuvre ou de la construction de la solution? Quel niveau de formation est impliqué? Certaines solutions exigent que le client soit très impliqué dans la mise en œuvre initiale, ce qui peut être écrasant pour les administrateurs RH déjà occupés.
  
  Les RH devraient avoir une idée claire du niveau de formation et de l'expertise technique qui sera requise et du temps prévu. Interroger les fournisseurs de solutions sur ce sujet peut donner un aperçu de domaines subtils qui pourraient sembler simples à première vue, mais qui impliquent une expertise technologique importante. Les RH peuvent alors déterminer des tâches spécifiques qui peuvent être si lourdes qu'elles entravent de manière réaliste l'achèvement, réduisant potentiellement la valeur de la technologie de l'information RH et le retour sur investissement.
• Si la formation est en cause, y a-t-il des frais? Les coûts de la formation devraient également être évalués, y compris le temps passé et les frais de déplacement pour les déplacements hors site. Les RH doivent prendre conscience de tous les coûts inhérents à l'adoption des technologies de l'information en RH.
• Qui sera propriétaire des données? La réponse à cette question devrait être l'organisation des ressources humaines. Les entreprises devraient être en mesure de transporter leurs données vers n'importe quel fournisseur de services applicatifs (ASP). Si les données résident sur le serveur propriétaire d'un opérateur, des frais supplémentaires peuvent parfois être facturés à l'entreprise en cas de changement de fournisseur.

• Quels types de maintenance et d'entretien sont requis? Lorsque le logiciel est installé sur les postes de travail ou les serveurs d'une entreprise, des mises à jour régulières de cette technologie sont souvent nécessaires et peuvent être fastidieuses à planifier et à gérer. Les mises à jour de la technologie de l'information RH sont souvent faites automatiquement avec un logiciel disponible en ligne via un modèle ASP (Application Service Provider) ou SaaS (Software as a Service).
• Quelles mesures de sécurité sont intégrées dans la technologie de l'information RH? Si le logiciel est disponible en ligne, via un modèle ASP ou SaaS, le fournisseur doit proposer des sauvegardes quotidiennes, des serveurs de sauvegarde et des couches de protection supplémentaires. Des systèmes et procédures supplémentaires devraient être en place pour empêcher que l'information ne soit perdue ou utilisée par du personnel non autorisé. Les RH, en consultation avec d'autres gestionnaires, devraient avoir l'autorité exclusive de décider qui aura accès à la technologie de l'information RH et dans quelle mesure.

• Les employés seront-ils en mesure de s'inscrire à des régimes d'avantages sociaux et d'apporter des changements en temps réel à leurs données personnelles et de planifier leurs choix? L'accès des employés devrait être une donnée, compte tenu de l'accès généralisé et général aux ordinateurs.
  
  La majorité des employés ont accès à Internet à la maison. Le libre-service des employés offre un énorme potentiel pour économiser du temps et de l'argent. Un bon système de libre-service guidera les employés en douceur en leur fournissant des informations sur eux-mêmes et leurs personnes à charge.
  
  Le système doit présenter clairement les plans disponibles et permettre aux employés de faire des sélections à leur convenance, simplifiant ces actions tout au long du processus avec des assistants. Les employés devraient également être en mesure d'ajouter des personnes à charge et de modifier l'information au besoin, 24 heures par jour, sept jours par semaine, toute l'année.

Ce sont des questions supplémentaires auxquelles vous devez répondre lorsque vous évaluez les besoins de votre organisation en matière de technologie de l'information en ressources humaines.

• La technologie permettra-t-elle aux ressources humaines de décider qui sera autorisé à accéder et dans quelle mesure? Dans le même esprit d'accès des employés, la technologie devrait donner le dernier mot aux RH. Les RH devraient avoir le pouvoir d'approuver toutes les données avant qu'elles ne soient transmises aux transporteurs, et devraient également déterminer la mesure dans laquelle les employés et les autres ont accès.

• Quels types de capacités de reporting sont disponibles à partir de la technologie de l'information RH? La technologie de production de rapports devrait offrir plusieurs vues et formats (feuille de calcul, PDF, HTML), une évaluation globale et la capacité de forer pour améliorer la prise de décision. Les RH devraient être en mesure d'évaluer, à tout moment, les inscriptions dans des plans spécifiques, les actions en cours et les changements dans les informations démographiques des employés en relation avec les avantages sociaux et les autres données sur les employés.
• Le logiciel offre-t-il des fonctionnalités spécifiques pour aider les RH à gagner du temps? Selon les besoins de son département, les RH peuvent souhaiter se renseigner sur la capacité de la technologie à traiter les informations par lots, gérer les notifications et la facturation des politiques COBRA, fournir des outils d'auto-facturation et de rapprochement des factures et des rapports spécifiques.
• Le logiciel offre-t-il des fonctionnalités spécifiques pour aider les RH à mieux communiquer avec les employés? Certains programmes donnent aux RH la possibilité de communiquer avec les employés à plusieurs niveaux: courrier électronique, babillards électroniques et critères de filtrage spécifiques (emplacement, service, plans d'assurance, statut d'inscription, statut de retraite, etc.). Système de technologie de l'information RH. Avoir un certain nombre de moyens de communication peut automatiser davantage les processus et aider les RH à mieux cibler les messages.

• Le système de technologie de l'information des RH offre-t-il un moyen de contrôle et d'équilibre? En plus de permettre aux RH d'approuver les transactions, de nombreux systèmes de technologie de l'information RH offrent également des fonctions permettant aux RH de contrôler les facturations des transporteurs afin de s'assurer qu'ils sont d'accord avec les données du système. Ceci peut:
  -assurer l'exactitude des factures des transporteurs,
  -save temps et argent,
  -assister à la livraison en temps opportun des effectifs, et
  -renforcer la confirmation de l'admissibilité lorsque les employés se font soigner.

• Comment l'information sera-t-elle échangée avec les transporteurs? Et qui sera responsable de cette interaction? L'intégration du système de technologie de l'information RH devrait être jugée non seulement par le nombre de transporteurs avec lesquels le logiciel a des relations, mais par le type de connexion qu'il permet. Assurer une interaction réussie avec les transporteurs grâce à un logiciel de gestion des avantages nécessite de nombreuses étapes, y compris:
  rassemblement du recensement initial des données de mise en œuvre;
  -mettre en place l'intégration initiale pour l'échange d'informations en cours;
  - coordonner les interactions quotidiennes ou hebdomadaires pour s'assurer que les données sont reçues et appliquées avec précision;
  -vérifier les mises à jour en cours;
  les exigences relatives à l'inscription des transporteurs sont respectées en conformité avec les organismes de réglementation; et
  -fixer une relation proactive avec chaque opérateur pour améliorer la relation d'échange de données.
  
  Il est essentiel de savoir qui est responsable de chaque tâche pour bien comprendre l'offre de produits. Chaque fournisseur de logiciel offrira un niveau d'intégration différent en fournissant certaines des tâches décrites ci-dessus. Les RH devraient chercher à travailler avec des fournisseurs qui démontrent des relations solides, continues et transparentes avec les transporteurs sélectionnés de l'entreprise.
  
  De nombreux fournisseurs permettent la transmission d'un fichier ANSI 834 générique, accepté ou non par le transporteur, facteur souvent influencé par la taille du groupe. Les gestionnaires devraient rechercher des fournisseurs qui offrent des transferts propres et validés (en garantissant l'admissibilité de la transaction), adaptés aux besoins de chaque transporteur pour éviter les problèmes. Ils devraient également se tourner vers les fournisseurs disposant d'un service EDI (Electronic Data Interchange) dédié pour interagir avec le langage de transfert spécifique du transporteur.

• Quel niveau de service à la clientèle est fourni? Y a-t-il des frais supplémentaires pour le service? Les RH doivent déterminer le niveau d'accès à l'aide fournie et ce qui constitue un service client: aide en ligne via une base de données, chat en ligne, assistance par e-mail, conversations avec une personne en ligne ou une combinaison de ces éléments. Compte tenu de la sensibilité des avantages sociaux et d'autres informations sur les RH, les gestionnaires devraient s'attendre à recevoir une réponse aux demandes de renseignements dans les 24 heures suivant un contact direct qui peut aider.
• Quel est le coût du système de technologie de l'information RH et est-il supérieur aux avantages? Les RH devraient évaluer le coût total du système de technologie de l'information des RH, y compris tous les frais annuels, mensuels et uniques, en plus des avantages fournis. Un système un peu plus cher peut faire plus que compenser la différence avec des fonctionnalités qui permettent aux employés de conserver leurs propres dossiers et offrent plus de commodité, de gain de temps et d'exactitude. Ces facteurs doivent être pris en compte lors de la sélection d'un système de technologie de l'information RH.

Le besoin de systèmes de technologie de l'information RH augmente. Avec le personnel des ressources humaines qui trouve une vaste gamme d'options dans les systèmes de technologie de l'information RH, il est de plus en plus important d'analyser et de peser toutes les options disponibles.

Le choix d'un système de technologie de l'information en RH devrait être considéré comme un investissement qui croîtra avec les besoins du ministère et de l'entreprise. Ces questions vous mèneront au système de technologie de l'information RH approprié pour votre entreprise.