Comment gérer avec succès votre premier projet

Toutes nos félicitations! Vous venez d'être mis en charge d'un nouveau projet important. Clairement, votre patron offre cette opportunité comme un vote de confiance dans vos compétences. Et pendant que vous êtes excité, c'est la première fois que vous êtes responsable d'un projet global et c'est un peu effrayant

Un certain nombre de questions vous traversent l'esprit:

• Comment puis-je commencer?
• Quelles sont les étapes nécessaires pour faire passer le projet de l'initiation à la clôture?
• Comment puis-je constituer une équipe de projet performante?
• À qui puis-je demander de l'aide dans ce processus? Y a-t-il un sponsor exécutif?

Ce poste vise à aider les nouveaux venus à diriger un projet, un comité ou une initiative d'équipe pour une activité unique à l'organisation. Que vous organisiez une fête de fin d'année ou que vous dirigiez des initiatives de développement de nouveaux produits, les outils et les processus de gestion de projet existent pour augmenter vos chances de réussite.

5 étapes du processus du projet:

1. Initiation: coup d'envoi du projet
2. Planification: planifier tout le travail du projet.
3. Exécution: effectuer réellement le travail.
4. Gestion et contrôle: tout le travail que vous effectuez pendant le projet pour suivre les progrès.
5. Clôture: achèvement et livraison du projet et ajournement de l'équipe.

Ces étapes sont identiques pour chaque projet.

13 étapes de base pour le novice du projet:

1. Définir la portée: La première étape, et la plus importante, de tout projet consiste à définir la portée du projet. Qu'est-ce que vous êtes censé accomplir ou créer? Quel est l'objectif du projet? Tout aussi important est de définir ce qui n'est pas inclus dans la portée de votre projet. Si votre patron ne vous donne pas assez de définition, clarifiez la portée vous-même et renvoyez-la à l'étage pour confirmation. Alors que l'exemple est légèrement hors sujet d'affaires, nous pouvons tous se rapporter à une réception de mariage. Dans la planification d'une réception de mariage, vous pouvez avoir pour objectif de préparer une réception de mariage pour 100 invités, avec un dîner, un bar ouvert, un gâteau de mariage et un groupe de danse pour une certaine date à un coût n'excédant pas 20 000 $.

1. Déterminer les ressources disponibles: Quelles personnes, quel équipement et quel argent aurez-vous à votre disposition pour atteindre les objectifs du projet? En tant que chef de projet, vous n'avez généralement pas le contrôle direct de ces ressources, mais vous devrez les gérer via la gestion matricielle.
2. Comprendre la chronologie: Quand le projet doit-il être terminé? Au fur et à mesure que vous développez votre plan de projet, vous pouvez avoir une certaine flexibilité dans la façon dont vous utilisez le temps pendant le projet, mais les délais sont généralement fixes, comme dans le cas de la réception de mariage. Si vous décidez d'utiliser les heures supplémentaires pour respecter l'horaire, vous devez le comparer aux limites de votre budget.

1. Assemblez votre équipe de projet: rassemblez les membres de votre équipe et entamez un dialogue. Ce sont les experts techniques. C'est pourquoi leur superviseur fonctionnel les a affectés au projet. Votre travail consiste à gérer l'équipe.
2. Détailler le travail, Partie 1: Quelles sont les principales pièces ou composantes qui doivent être créées pour compléter le projet? Par exemple, une réception de mariage nécessite à un niveau élevé: une salle de réception, de la nourriture, des boissons, un gâteau, des invités et des divertissements. Bien sûr, chacun de ces éléments plus volumineux peut être décomposé en plusieurs éléments supplémentaires. C'est la prochaine étape.

1. Détail du travail, partie 2: Dans notre exemple de réception de mariage ci-dessus, vous avez probablement une équipe ou une personne en charge de différents composants. Travaillez avec les membres de votre équipe pour préciser les détails nécessaires à la réalisation de chaque élément majeur. La personne en charge de la nourriture doit comprendre les options, les limitations de coûts et faire des sélections qui soutiennent la réalisation de la portée . Énumérer les étapes plus petites dans chacune des étapes plus grandes. Combien de niveaux vous allez dans des étapes de plus en plus détaillées dépend de la taille et de la complexité de votre projet.

1. Élaborez un plan préliminaire: regroupez toutes vos étapes dans un plan. Une bonne façon d'y parvenir est d'utiliser une table de précédence identifiant quels éléments doivent précéder d'autres éléments. Les pratiques formelles de gestion de projet appellent à développer ce que l'on appelle un diagramme de réseau et à identifier le chemin critique. Bien que ce soit au-delà de vos besoins ou de votre niveau de connaissance, le problème principal est de séquencer les activités dans le bon ordre et ensuite d'allouer des ressources aux activités. Les questions à poser comprennent: Que se passe-t-il en premier? Quelle est la prochaine étape? Quelles étapes peuvent se dérouler en même temps avec différentes ressources? Qui va faire chaque étape? Combien de temps cela prendra-t-il? Il existe de nombreux excellents logiciels disponibles qui peuvent automatiser beaucoup de ces détails pour vous. Demandez aux autres dans des positions similaires ce qu'ils utilisent.

1. Créez votre plan de base: Obtenez des commentaires sur votre plan préliminaire de votre équipe et de toutes les autres parties prenantes. Ajustez vos calendriers et horaires de travail pour adapter le projet dans le temps disponible. Faire les ajustements nécessaires au plan préliminaire pour produire un plan de base.
2. Demande de rajustement de projet: Il n'y a presque jamais assez de temps, d'argent ou de talent pour un projet. Votre travail consiste à faire plus avec les ressources limitées que les gens attendent. Cependant, il y a souvent des limites à un projet qui sont simplement irréalistes. Vous devez faire votre cas et le présenter à votre patron et demander que ces limites irréalistes soient changées. Demander les changements au début du projet. N'attendez pas qu'il soit en difficulté pour demander les changements dont vous avez besoin. Cependant, si votre projet implique un mariage, ne vous attendez pas à réussir en demandant de nombreux changements importants!

1. Travaillez votre plan, mais ne mourez pas pour cela: Faire le plan est important, mais le plan peut être changé. Vous avez un plan pour conduire au travail tous les matins. Si une intersection est bloquée par un accident, vous changez de plan et changez de chemin. Faites de même avec vos plans de projet. Changez-les au besoin, mais gardez toujours à l'esprit la portée et les ressources.
2. Surveillez les progrès de votre équipe: Vous ferez peu de progrès au début du projet, mais vous commencerez alors à surveiller ce que tout le monde fait de toute façon. Cela rendra plus facile d'attraper les problèmes avant qu'ils ne deviennent des problèmes.

1. Tout documenter: Conserver les enregistrements. Chaque fois que vous changez votre plan de base, notez ce que le changement était et pourquoi c'était nécessaire. Chaque fois qu'une nouvelle exigence est ajoutée au projet, notez d'où vient l'exigence et comment le calendrier ou le budget a été ajusté à cause de cela. Vous ne pouvez pas vous souvenir de tout, alors écrivez-les afin que vous puissiez les consulter lors de la révision de fin de projet et apprendre d'eux.
2. Tenez tout le monde au courant: Tenez tous les acteurs du projet informés des progrès tout au long. Informez-les de votre réussite à mesure que vous franchissez chaque étape, mais informez-les aussi des problèmes dès qu'ils se présentent. Aussi, tenez votre équipe au courant. Si des changements sont envisagés, parlez-en à l'équipe aussi loin que possible. Assurez-vous que tout le monde dans l'équipe est conscient de ce que font tous les autres.

La ligne de fond

Vous n'avez pas besoin d'être un gestionnaire de projet officiel pour diriger une initiative de projet. Cependant, vous devez appliquer les outils et la logique de la gestion de projet pour clarifier vos objectifs, détailler le travail, constituer une équipe et exécuter et surveiller le travail. Le meilleur du succès!