Tenue d'un dossier écrit d'une réunion ou d'une conférence sur le lieu de travail
Les procès-verbaux des réunions sont les notes détaillées qui servent de compte rendu officiel d'une réunion ou d'une conférence. La personne en charge du rassemblement demande généralement à l'un des participants de s'occuper de cette tâche. Un jour, quelqu'un pourrait être toi! Bien que ce ne soit pas un travail terriblement difficile, c'est un travail important. Étant donné que les procès-verbaux des réunions constituent un compte rendu officiel de ce qui s'est passé, la précision est requise. Vous devrez prendre des notes détaillées que les gens doivent pouvoir consulter plus tard si nécessaire. Voici quelques conseils pour vous aider à gérer cette tâche avec finesse.
Découvrez ce qu'il faut faire avant, pendant et après la réunion.
Avant la réunion
- Choisissez votre outil d'enregistrement: La première chose à faire est de décider comment vous allez prendre vos notes. Voulez-vous aller à l'ancienne école et utiliser un stylo et du papier ou allez-vous faire de la technologie et utiliser un ordinateur portable, une tablette ou un smartphone. Vérifiez avec votre patron pour voir s'il ou elle vous préfère utiliser une méthode particulière. C'est improbable mais possible.
- Assurez-vous que votre outil de choix est en état de fonctionnement et que vous disposez d'une sauvegarde au cas où votre système d'origine échouerait. Si vous apportez un ordinateur portable, par exemple, ayez un stylo et du papier à portée de la main. Vous ne voulez pas avoir à arrêter la réunion pendant que vous cherchez quelque chose à écrire si votre ordinateur tombe en panne.
- Lisez l'ordre du jour de la réunion avant le début de la réunion. Cela vous permettra de formuler un aperçu de vos minutes. Laissez un peu d'espace sous chaque objet et écrivez vos notes là-bas. Cela rendra votre travail un peu plus facile, à condition que la personne qui dirige la réunion s'en tienne à l'ordre du jour.
Pendant la réunion
- Faites circuler une feuille de présence et assurez-vous que tout le monde se connecte. Vous devrez inclure une liste de tous les participants dans les minutes officielles de la réunion.
- Assurez-vous de savoir qui est tout le monde. De cette façon, vous serez en mesure d'identifier qui parle et d'enregistrer correctement cette information.
- Notez l'heure à laquelle la réunion commence.
- N'essayez pas d'écrire chaque commentaire. Il est correct d'inclure seulement les idées principales. Faites très attention de ne pas omettre les éléments avec lesquels vous n'êtes pas d'accord. Vos préjugés ne devraient pas vous influencer. Rappelez-vous ceci est un compte officiel et pas votre opinion de ce qui s'est passé!
- Notez toutes les motions, qui les a faites, et les résultats des votes, le cas échéant; vous n'avez pas besoin d'écrire qui a appuyé une motion. Bien sûr, les règles de votre organisation peuvent différer, donc vérifiez-les d'abord.
- Si les votes sur les motions ou les discussions sont reportés à la prochaine réunion, prenez note de cela.
- Enregistrez l'heure de fin de la réunion.
Après la réunion
- Tapez les minutes dès que possible après la réunion alors que tout est encore frais dans votre esprit. Si vous trouvez une erreur dans vos notes ou si vous avez une question, vous pouvez l'obtenir rapidement en parlant à d'autres participants.
- Sur la copie finale du procès-verbal, inclure le nom de l'organisation, le titre du comité, le type de réunion (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle ou spéciale) et son but.
- Donnez l'heure à laquelle elle a commencé et s'est terminée.
- Fournissez la liste des participants et une note indiquant qui a organisé la réunion. Vous pouvez également indiquer ici que vous avez pris les minutes. Incluez votre nom sur la liste des participants et, entre parenthèses après votre nom, dites que vous avez pris le procès-verbal. Alternativement, à la fin du document, vous pouvez vous inscrire en écrivant "Respectivement soumis par, " suivi de votre nom.
- Relisez les minutes avant de les soumettre. Demandez à quelqu'un d'autre qui a participé de les regarder aussi. Il ou elle sera en mesure de vous faire savoir si vous avez accidentellement laissé tomber quelque chose.
- Soumettez-les à la personne qui a dirigé la réunion à moins d'instructions contraires.
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