En cette ère de textos et de messages directs, il est parfois difficile de se souvenir de tout ce que vous avez appris à l'école sur l'écriture de lettres formelles. Vous pourriez passer des années dans votre carrière sans avoir à écrire plus d'un e-mail professionnel. Quand il s'agit de la recherche d'emploi, cependant, vous devez retirer tous les arrêts. Occasionnel ne va pas faire quand vous essayez d'impressionner un gestionnaire d'embauche et se démarquer de vos concurrents.
Utiliser la bonne façon de répondre à une lettre professionnelle ou professionnelle est essentiel pour vos communications professionnelles et liées à votre carrière.
Lorsque vous adressez vos lettres de la bonne manière, vous n'aurez jamais à vous inquiéter de commencer l'interaction du mauvais pied, avant même que le destinataire ait eu la chance de lire votre message.
Tout d'abord, sachez que lorsque vous écrivez une lettre ou que vous envoyez un courriel à des fins d'emploi ou d'affaires, il est important d'adresser la personne à qui vous écrivez formellement, à moins que vous ne les connaissiez très bien. Si vous ne savez pas si vous devriez utiliser une forme d'adresse formelle ou occasionnelle (prénom), prenez le parti de la sécurité et utilisez la désignation officielle.
Comment adresser une lettre officielle: M., Dr., Mme, ou Mme
Le titre approprié à utiliser lorsque vous écrivez à un homme est M. Pour une femme, utilisez Mme, même si vous connaissez l'état civil du destinataire, car Mme est plus professionnelle que Mlle ou Mme.
Pour un médecin ou une personne titulaire d'un doctorat, utilisez Dr. comme titre. Alternativement, vous pouvez également utiliser "Professeur" si vous écrivez à un membre du corps professoral d'une université ou d'un collège.
Si vous ne connaissez pas l'identité de genre de la personne à laquelle vous vous adressez, utilisez une salutation neutre et inscrivez simplement son prénom et son nom, par exemple, «Cher Tristan Dolan».
Un bon nombre de lettres de salutations sont appropriées pour la correspondance liée aux affaires et à l'emploi. Par exemple:
Exemples de salutation de lettre
- Cher Mr Smith
- Cher M. Jones
- Chère Mme Markham
- Cher Kiley Doe
- Cher Dr. Haven
- Cher professeur Jones
Suivez le message d'accueil avec un deux-points ou une virgule, un saut de ligne, puis commencez le premier paragraphe de votre lettre. Par exemple:
Cher Mr Smith:
Premier paragraphe de la lettre.
Trouver une personne de contact
Vous n'avez absolument pas besoin de connaître le nom de la personne à qui vous adressez - mais cela ne fait pas de mal, surtout si vous essayez de marquer un entretien d'embauche. Généralement, les employeurs ne parviennent pas à fournir un nom de contact dans une offre d'emploi, en particulier sur les grands sites de recherche d'emploi.
Cependant, il vaut la peine d'essayer de trouver la personne-ressource, car prendre le temps de découvrir le nom de cette personne fera preuve d'initiative personnelle. Il montre également une attention aux détails qui vous parlera bien lorsque votre CV est en cours de révision.
La meilleure façon de trouver le nom d'un contact dans l'entreprise est de demander. Si vous faites du réseautage dans une position, c'est assez facile - prenez juste une note pour demander à votre ami ou collègue le nom et l'adresse électronique de la meilleure personne à qui parler du poste. À défaut, appeler le numéro principal de l'entreprise et demander à la réceptionniste le nom et les coordonnées du responsable des ressources humaines (RH) en charge de l'embauche (ou du responsable de tel ou tel service, etc.).
Si aucune de ces méthodes ne fonctionne, vous pouvez souvent découvrir l'information que vous recherchez en faisant un peu d'enquête sur Internet. Commencez avec le site Web de l'entreprise et recherchez le personnel répertorié. Vous verrez souvent un contact RH sur la page du personnel ou dans le répertoire de l'entreprise.
Si cela ne donne pas de résultats, il est temps d'aller sur LinkedIn et faire une recherche avancée pour les titres d'emploi et les noms d'entreprises. Dans le processus, vous pourriez même trouver une autre connexion à la personne que vous recherchez. Ce n'est jamais une mauvaise chose quand vous essayez d'amener un être humain à regarder votre CV.
Lorsque vous n'avez pas de contact
Si vous n'avez pas de contact dans l'entreprise, laissez-la dans votre lettre de motivation et commencez par le premier paragraphe ou utilisez une formule générale. Par exemple:
- À qui cela concerne
- Cher responsable de recrutement
- Cher gestionnaire des ressources humaines
- cher Monsieur ou Madame
Suivez la salutation générale avec un deux-points, comme ceci:
À qui cela concerne:
Premier paragraphe de la lettre.
Une grande compétence à avoir
Répondre correctement à une lettre professionnelle ou professionnelle n'est pas une compétence dont vous aurez besoin uniquement lorsque vous recherchez un emploi. Une fois que vous êtes employé, vous verrez qu'il y aura des moments où vous aurez besoin d'écrire des lettres qui nécessitent des adresses formelles et des salutations.