Comme pour tous les fichiers d'employés, limiter l'accès sauf pour ceux qui ont besoin de savoir
Le fichier de paie de l'employé est le référentiel pour tout ce qui a trait au chèque de paie d'un employé. La principale raison de créer un fichier de paie est de limiter l'accès au reste des informations confidentielles qui se trouvent dans le fichier personnel.
Le fichier de paie permet au personnel de comptabilité de payer l'employé sans avoir accès aux informations confidentielles des employés. Le personnel de comptabilité peut tenir des registres de paie lorsqu'il est logique de payer l'employé. Dans les cas où la paie et la comptabilité sont sous-traitées, il s'agit d'une pratique encore plus recommandée pour les fiches de paie de l'employé.
Le fichier de paie limite l'accessibilité aux informations confidentielles des employés. Le fichier de paie des employés permet au personnel comptable et financier d'avoir les informations dont ils ont besoin pour payer l'employé dans un endroit pratique. L'emplacement doit être sécurisé et hors de portée des autres employés.
Vous devez faire comprendre au personnel comptable que les informations contenues dans les fichiers de paie sont confidentielles et ne doivent pas être partagées sans la permission et la signature du personnel des ressources humaines. Le personnel de la comptabilité ne devrait pas non plus partager des informations sur les augmentations d'effectifs, les promotions, les bonus et toute autre information confidentielle sur les employés.
Les ressources humaines n'ont pas besoin de surveiller l'accès de la comptabilité aux fichiers de paie des employés. Comme cela est recommandé pour les dossiers d'employés connexes, tels que les fichiers personnels et médicaux, vous devez limiter l'accès au fichier de paie. Seules les personnes qui ont besoin d'informations pour faire leur travail devraient voir le contenu.
Contenu d'un fichier de paie des employés
Ceci est une suggestion, mais pas complètement complète, une liste de ce qui appartient à un fichier de paie des employés.
- Lettre d'offre signée par le gestionnaire d'embauche, les ressources humaines et l'employé
- Autorisation de paiement signée par les Ressources humaines et le gestionnaire d'embauche lorsqu'un contrat d'employé existe
- W-4 Formulaire
- La paperasserie et l'autorisation relatives aux avantages sociaux qui impliquent une retenue sur le salaire
- Formulaire d'autorisation de dépôt direct
- Formulaires de comptabilité du temps salarié
- Feuilles de temps hebdomadaires
- Enregistrements d'horloge, lorsqu'ils sont utilisés
- Records de fréquentation
- Demandes de remboursement de dépenses, y compris la documentation et les reçus pour les frais de déplacement et autres dépenses autorisées
- Formulaires de remboursement des frais de scolarité et reçus pour paiement, livres, etc.
- Payer à l'avance les formulaires de demande
- Documents de prêt d'entreprise et calendrier de paiement
- Ordonnances et documents de saisie-arrêt
- Autorisation de publication d'informations privées
- Les documents relatifs à chaque employé augmentent
- Documents relatifs à tout bonus, partage de bénéfices ou récompense de reconnaissance
- W-2 formes
- Autorisation pour toute autre action de paie que votre entreprise autorise
Aussi connu comme fichiers d'employés, dossiers d'employés, fichiers de ressources humaines, documentation
Susan Heathfield fait tout son possible pour offrir des conseils précis, de bon sens, de bonne gestion des ressources humaines, d'employeur et de lieu de travail sur ce site Web, mais elle n'est pas avocate. Le contenu du site ne doit pas être interprété comme un conseil juridique. Le site a un public mondial et les lois et règlements sur l'emploi varient d'un État à l'autre et d'un pays à l'autre, de sorte que les articles ne peuvent pas être définitifs pour tous sur votre lieu de travail. En cas de doute, demandez toujours un conseil juridique. L'information sur le site est fournie à titre indicatif seulement.