Quelle structure vous convient le mieux?
La structure de votre organisation influence la façon dont vous gérez et exécutez les projets. Cela peut également influer sur l'autorité et la portée de votre travail en tant que chef de projet.
Il y a trois structures organisationnelles communes, et les gestionnaires de projet travaillent dans tous les domaines: fonctionnel, projet et matrice. Jetons un coup d'oeil sur les avantages et les inconvénients de chacun afin que vous sachiez à quoi vous vous heurtez lorsque vous rejoignez une nouvelle structure.
Structure organisationnelle fonctionnelle
Dans une structure d'organisation fonctionnelle, le chef de projet et toutes les ressources travaillent dans la même division de l'entreprise, comme le département des ventes et du marketing. Généralement, le gestionnaire fonctionnel a plus d'autorité que le gestionnaire de projet.
Avantages
La structure fonctionnelle vous donne le moins de puissance en tant que chef de projet, mais offre beaucoup d'autres avantages:
- Cela fonctionne bien pour les petites équipes et les petits projets parce que la fonction a un contrôle total sur les membres de l'équipe et d'autres ressources requises.
- Vous pouvez facilement accéder aux experts dont vous avez besoin car ils sont dans le même domaine fonctionnel.
- Il est rapide de rassembler tout le monde pour résoudre les problèmes liés au projet.
- Vous pouvez limiter les outils de communication du projet que vous devez utiliser car l'équipe est relativement petite et simple.
- Vous avez souvent des membres d'équipe enthousiastes qui sont désireux de travailler sur le projet parce que cela leur offre des possibilités de carrière. Le travail de projet peut être un excellent moyen de motiver votre équipe.
- Si vous confiez le projet à une équipe fonctionnelle, ce sera l'équipe fonctionnelle dans laquelle vous travaillerez, ce qui peut faciliter la clôture d'un projet.
Désavantages
Bien que cette structure présente de nombreux avantages, pensez également à certains inconvénients:
- Le travail se déroule dans un silo, ce qui peut signifier que vous n'avez pas accès à des personnes extérieures à votre division fonctionnelle.
- Les membres de l'équipe du projet peuvent être plus fidèles à leur département ou à leur chef d'équipe qu'à leur travail sur le projet, ce qui peut créer des conflits.
- Un grand projet peut aboutir à un gestionnaire de projet fonctionnel pour chaque fonction. Il peut en résulter un travail qui passe à travers les fissures si tous les chefs de projet ne travaillent pas harmonieusement ensemble.
- Le travail fonctionnel peut être isolant dans la mesure où vous n'avez pas l'occasion de réseauter largement avec l'entreprise. Maintenir une orientation stratégique peut être plus difficile.
Structure organisationnelle du projet
Des équipes dédiées sont mises en place pour travailler sur des projets dans une structure organisationnelle de projet. Le chef de projet a probablement la responsabilité de la gestion hiérarchique pour les membres de l'équipe du projet. Des exemples de ceci incluent de grandes constructions de construction, mais également des initiatives d'entreprise qui exigent une équipe dédiée. Le chef de projet a l'autorité ultime, rendant compte au promoteur du projet et au comité de projet. Les personnes sur le travail d'équipe directement pour le chef de projet.
Avantages
L'avantage évident d'une structure de projet est que vous avez plus de contrôle sur l'équipe, mais d'autres avantages sont également en place.
- Les équipes peuvent avoir un fort sentiment d'identité. C'est la structure la plus facile pour créer une forte culture d'équipe.
- Toute l'équipe se concentre sur les objectifs de l'équipe, de sorte qu'il existe un conflit de loyauté avec le travail de jour pour les personnes travaillant sur le projet. Leur travail de jour est le projet.
- Les ressources sont dédiées au projet, il est donc beaucoup plus facile de planifier le travail. Vous saurez quand les membres de l'équipe sont disponibles et il n'y a aucun risque qu'ils soient retirés à court terme du travail habituel d'un autre manager.
- Les projets exécutés dans cette structure sont de bons environnements pour améliorer vos compétences de gestion de projet ainsi que des compétences de leadership plus techniques.
Désavantages
La structure du projet est la plus facile à utiliser, mais présente encore quelques inconvénients.
- Avoir une équipe dédiée à un projet est un engagement coûteux. Il a tendance à être une option uniquement sur les grands projets.
- Si vous supprimez des personnes de leurs emplois fonctionnels, ils pourraient avoir du mal à revenir en arrière, surtout si le projet est long. Le travail de projet s'étend, et revenir à ce que vous avez fait auparavant après une période de travail dans un environnement multidisciplinaire sur un nouveau projet difficile n'est pas une perspective attrayante pour beaucoup de gens. Gérer la transition de l'équipe lorsque vous fermez un projet devient encore plus important.
- Parfois, la fermeture d'un projet peut signifier la perte de votre emploi si l'entreprise a déménagé et qu'un autre rôle n'est pas disponible pour vous.
- De par leur nature, les équipes dédiées absorbent des ressources pour travailler sur une seule chose. Ils peuvent limiter le nombre de projets que l'entreprise peut réaliser à un moment donné, en particulier lorsque différents projets nécessitent les mêmes compétences.
- Les chefs de projet dans ce type de structure font également la gestion hiérarchique pour leurs équipes, ce qui signifie que vous consacrez du temps et des efforts à des tâches de ressources humaines que vous n'auriez pas à faire dans d'autres structures. Si vous aimez cet élément de travailler avec les gens, ce facteur pourrait être un avantage.
Structure organisationnelle de la matrice
La troisième option est une structure matricielle. Les ressources sont partagées entre le travail habituel et le travail de projet. Cela pourrait signifier avoir deux gestionnaires ou une responsabilité «en pointillé» pour un gestionnaire de projet ainsi que pour le gestionnaire d'équipe. La structure de la ligne de gestion fonctionnelle est normalement en place en premier et le chef de projet prend la ligne pointillée.
Cette structure répartit la puissance et l'autorité entre le chef d'équipe fonctionnel ou de division et le chef de projet. Vous devrez utiliser vos compétences de négociation à leur pleine puissance!
Avantages
Les structures matricielles sont très courantes parce qu'elles permettent aux gestionnaires de faire des choix flexibles avec la façon dont les gens passent leur temps. Vous travaillerez probablement dans un environnement matriciel à un moment donné de votre carrière. Les avantages de cette structure sont les suivants:
- Les ressources sont utilisées efficacement et peuvent circuler entre les projets selon les besoins.
- Vous pouvez travailler sur beaucoup de choses différentes, parfois en parallèle, bien que ce point puisse également être considéré comme un inconvénient.
- Les équipes et les individus peuvent être très réactifs. Si un nouveau projet doit être prioritaire, il est assez facile de pivoter et de se concentrer soudainement sur autre chose. Vous ne pouvez pas le faire facilement dans une structure de projet, qui prend plus de temps à se dissoudre et à se regrouper.
- La structure exige que tout le monde utilise le même cycle de vie et la même méthodologie de gestion de projet, il est donc facile de passer d'un projet à l'autre. Les gens peuvent rejoindre une équipe de projet avec relativement peu d'intégration requise lorsque la terminologie et les processus sont communs.
Désavantages
Comme avec toutes les configurations, celle-ci a aussi ses pièges. En dépit d'être une structure commune, peu de lieux de travail modernes ont craqué les problèmes de surcharge. Donner trop de travail aux individus peut être facile si vous n'avez pas de système en place pour gérer et surveiller l'intégralité de leur charge de travail. Les autres inconvénients sont les suivants:
- Le conflit entre les projets est commun car vous pourriez vous battre pour les mêmes ressources qu'un autre projet.
- L'autre projet pourrait avoir délimité les meilleures ressources - les personnes les plus appropriées avec les bonnes compétences - ou leur supérieur hiérarchique pourrait ne pas les rendre disponibles pour le travail du projet.
- Il peut y avoir un conflit entre les tâches habituelles et le travail de projet pour les individus, en particulier lorsque les deux gestionnaires leur donnent des priorités différentes.
- Les ressources peuvent avoir un conflit quant à la voie de développement qu'elles adopteront pour leurs futures carrières. Bien que vous sachiez que vous voulez rester dans la gestion de projet, vous pouvez avoir l'option de progresser dans un rôle fonctionnel plus senior ou un rôle plus axé sur le projet. Mais avoir beaucoup d'options de carrière est une bonne chose, même si cela prend des décisions difficiles.
Une structure organisationnelle qui fonctionne parfaitement pour tout le travail de routine ne fonctionne pas toujours pour les projets, et vous devez gérer dans l'environnement dans lequel vous travaillez. Obtenir de l'expérience dans chacune de ces structures est une bonne idée pour que vous puissiez en faire l'expérience de première main. Cela vous aidera à décider quel environnement vous convient le mieux et correspond à vos compétences et préférences. Ensuite, vous pouvez faire un choix éclairé si vous avez la possibilité de décider de votre futur environnement de travail.
Comprendre les avantages et les inconvénients de chaque structure organisationnelle du projet vous donne une chance de trouver le meilleur moment pour passer votre temps et votre influence afin de tirer le meilleur parti de votre équipe et d'aider votre projet à aboutir.