Ce que les employeurs ne devraient pas conserver dans les dossiers du personnel

Que devez-vous (et ne devriez-vous pas) placer dans un fichier personnel?

Les employeurs ne devraient jamais placer des éléments particuliers dans vos dossiers personnels généraux. Le contenu de vos dossiers et dossiers personnels est généralement accessible au personnel des ressources humaines, à l'employé et au gestionnaire et au superviseur de l'employé dans certaines entreprises.

Dans d'autres, l'accès est limité au personnel des RH et les employés peuvent demander l'accès à leurs dossiers. Les avocats peuvent également assigner le contenu des dossiers du personnel pour les poursuites et les plaintes de EEOC (Equal Employment Opportunity Commission).

Un ancien employé peut également demander une copie de ses dossiers personnels.

Avec toutes ces utilisations potentielles et les visualiseurs potentiels de vos dossiers personnels, l'employeur doit veiller à conserver une documentation objective et impartiale sur les antécédents professionnels d'un employé dans vos dossiers personnels. Par conséquent, appliquez ces instructions générales à la documentation que vous conservez dans les dossiers du personnel de votre organisation.

Directives générales pour le contenu du dossier personnel des employés

• Les informations contenues dans les dossiers du personnel doivent être factuelles. Avis du superviseur ou du personnel des ressources humaines; notes aléatoires; potins; des rumeurs infondées; des questions, des rapports ou des allégations de tattletale d'autres employés qui n'ont pas été explorés; allégations non poursuivies, étudiées et conclues; et toute autre information, commentaire ou note non factuelle devrait être exclue du dossier personnel d'un employé.
  
  L'un des pires exemples de commentaires offensants qu'un gestionnaire des ressources humaines a trouvés dans un dossier personnel concernait les notes d'entrevue d'un gestionnaire d'embauche. Un a déclaré: «Peut-être trop gros pour monter et descendre les escaliers au besoin.» Imaginez l'employé, un avocat, et même les futurs employés et superviseurs lisant des commentaires comme ceux-ci.
  
  Dans une autre entreprise, le gestionnaire a trouvé des notes non fondées que les gestionnaires et d'autres personnes avaient placées dans les dossiers de l'employé, par exemple: «Mary est fâchée parce qu'elle n'a pas obtenu d'augmentation de salaire. Voir le problème?

• Les dossiers du personnel doivent être judicieusement assignés à leur emplacement de dossier approprié. Déterminer un protocole pour les dossiers du personnel de votre entreprise en fonction des lois nationales et fédérales, des lois sur l'emploi telles que la loi de 1996 sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPAA) et des meilleures pratiques des employeurs.
  
  Ensuite, restez avec le protocole. Vous ne voulez pas trouver les excuses du médecin au hasard dans le dossier personnel quand elles appartiennent à un dossier médical. Vous ne voulez pas non plus la justification et la justification de la promotion d'un employé dans le fichier de paie.
  
  Vous ne voulez pas non plus les dossiers d'une décision d'embauche qui impliquent une vérification des antécédents ou des notes de discussions avec les anciens employeurs dans le dossier du personnel.

• Les superviseurs, les gestionnaires et les autres employés qui placent la documentation dans les dossiers du personnel doivent être formés pour écrire correctement la documentation. Déclarer dans une réprimande de l'employé que l'employé était un deadbeat complet ne gagnera pas votre personnel enregistre des prix, mais les superviseurs non formés ont été connus pour écrire des déclarations similaires.
  
  Mieux encore, limitez l'accès aux fichiers à votre responsable RH qui est responsable des dossiers et sait ce qui devrait et ne devrait pas être placé dans un fichier personnel.
• Équilibrer les informations que vous placez dans les dossiers du personnel pour inclure à la fois les aspects positifs et négatifs de l'histoire de l'emploi d'un employé. Trop souvent, les dossiers du personnel mettent l'accent sur chaque événement négatif et manquent les éléments positifs.
• Reconnaître la différence entre les notes personnelles d'un superviseur au sujet de son personnel déclarant et les dossiers officiels du personnel de l'entreprise. Les notes du superviseur utilisées pour l'amélioration des performances, le suivi des projets et la réalisation des objectifs, et pour déterminer équitablement les relances et les plans de développement des performances, par exemple, appartiennent au dossier privé d'un superviseur et non aux dossiers officiels du personnel.
  
  Reconnaissez également la nécessité de former les superviseurs sur la façon de prendre des notes et de conserver la documentation dans leur dossier de gestion. Les mêmes critères pour les faits, et non les opinions, et des exemples spécifiques, et non des ouï-dire, s'appliquent aux notes privées.
  
  Les notes privées du superviseur peuvent être assignées dans le cas d'un procès, donc la prudence est recommandée même pour les notes privées. La pratique des superviseurs de conserver des copies des dossiers qui existent dans le dossier personnel des employés dans leur dossier de gestion n'est pas recommandée.

• La documentation d'embauche et les notes d'entrevue présentent un peu d'embarras. La meilleure pratique consiste à conserver un fichier distinct pour chaque poste que vous remplissez, y compris toute la documentation relative au remplissage de ce poste de l'offre d'emploi à la vérification des références. Les curriculum vitae, les lettres d'accompagnement et les demandes des candidats appartiennent à ce dossier, sauf que vous devez transférer la demande de l'employé dans le dossier personnel de l'employé.
  
  Ce fichier contient les listes de vérification officielles et les formulaires qui visent à obtenir une représentation impartiale des qualifications d'un employé potentiel et à appuyer votre décision d'embaucher le candidat le plus qualifié. Les opinions et les notes du gestionnaire d'embauche qui ont été prises pendant le processus d'embauche n'appartiennent pas à ce dossier. Les ressources humaines peuvent recueillir ces notes pour conserver une documentation complète sur une décision d'emploi, mais elles n'appartiennent pas aux dossiers du personnel.

• La documentation factuelle sur les décisions d'emploi telles que la promotion, le transfert vers une opportunité latérale et les augmentations salariales fait partie des dossiers du personnel. Les opinions du superviseur ou des RH sur l'employé ne le sont pas. Les documents officiels relatifs aux mesures disciplinaires, comme les avertissements écrits, doivent également figurer dans le dossier personnel de l'employé.

Exemples spécifiques de documents qui ne devraient pas figurer dans les dossiers du personnel

Les informations suivantes ne doivent pas être placées dans les dossiers du personnel. La documentation peut exiger un dossier distinct, être classée comme notes de supervision ou de gestion, ou ne pas être conservée du tout par un employeur.

• Toute information médicale appartient au dossier médical.
• Les informations de paie appartiennent au fichier de paie.
• Les documents qui incluent des numéros de sécurité sociale ou des informations sur les classifications protégées d'un employé telles que l'âge, la race, le sexe, l'origine nationale, le handicap, l'état matrimonial, les croyances religieuses, etc. ne doivent jamais être conservés dans les dossiers personnels.
• La documentation de supervision dans le but de gérer le travail d'un employé, de fixer des objectifs, des commentaires fournis, etc., doit être déposée dans un dossier privé, de superviseur ou de gestionnaire.
• Les documents d'enquête, y compris la plainte des employés, les entrevues avec les témoins, l'entrevue avec les employés, les conclusions, les recommandations des avocats et la résolution, ainsi que le suivi pour éviter les représailles, devraient figurer dans un dossier d'enquête séparé des dossiers du personnel.
• Déposer les formulaires I-9 dans un fichier ou un emplacement I-9, loin des dossiers du personnel.
• Placez les vérifications des antécédents, y compris les antécédents criminels, rapports de crédit, et ainsi de suite, et les résultats du dépistage de drogue dans un fichier distinct que les superviseurs, les gestionnaires et l'employé ne peuvent pas accéder. SHRM recommande soit ce fichier séparé, soit recommande que cette information soit également enregistrée dans le dossier médical de l'employé.
• Les dossiers relatifs à l' égalité des chances des employés, tels que les formulaires d'auto-identification et les rapports gouvernementaux, ne doivent pas être conservés dans le dossier personnel, ni à aucun endroit où le superviseur a accès.

Si vous suivez ces lignes directrices, votre organisation stocke efficacement des antécédents de travail factuels et justifiables et des dossiers personnels dans les emplacements appropriés.

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