Apprenez à mettre en œuvre une stratégie de présence et un système de suivi
Le suivi de la présence de votre employé est important pour les résultats de votre entreprise. La fréquentation est définie, tout simplement, comme se présentant au travail, mais comment pouvez-vous suivre la présence de chaque employé? Bien que cela puisse sembler une tâche ardue, il est assez simple si vous implémentez une politique bien définie et un système de suivi.
En ce qui concerne les employés horaires ou non, un système de présence définit clairement quand les employés sont censés se présenter au travail. Cela est particulièrement important pour les employés qui n'exécutent pas souvent des emplois qui exigent qu'une autre personne soit présente pour servir les clients.
Il est également important pour les employés qui font partie d'un processus automatisé qu'un travailleur soit présent à chaque poste de travail afin de produire un produit ou un service particulier. En général, les politiques de présence existent à cause de ces types de travailleurs. Ils n'existent pas pour les employés exonérés. La fréquentation est également utilisée pour définir le nombre de personnes présentes un jour donné et désigne le plus souvent les employés rémunérés à l'heure.
Présent au travail et au département des ressources humaines
La fréquentation est aussi appelée «présence au travail» ou «présentéisme». Par exemple, un département des ressources humaines peut prendre des notes dans le dossier personnel d'un employé ou dans l'évaluation par une entreprise de ses défis ou de ses objectifs sur le lieu de travail.
Voici quelques exemples de notes sur le «présentéisme» conservées par les RH:
- Rob avait un excellent dossier de présence au travail; il a rarement manqué une journée de travail.
- Mary a un défi avec la présence et arrive en retard au travail au moins deux jours par semaine.
- Le taux de participation au premier quart de travail était en moyenne de 75% le lundi, car les employés se remettaient de leurs activités de fin de semaine.
- Obtenir des employés qualifiés qui veulent travailler un deuxième quart avec une bonne présence est difficile. Les employés préfèrent travailler des jours plutôt que des nuits de travail ou, ils préfèrent travailler le quart de nuit afin qu'ils aient leurs jours libres. Les deuxièmes quarts de travail réduisent le temps libre des employés les jours et les nuits.
Qu'est-ce qu'une politique de présence?
En termes simples, une politique de présence fournit les lignes directrices et les attentes pour la présence des employés au travail tel que défini, écrit, diffusé et mis en œuvre par un organisme.
Les politiques de présence existent le plus souvent pour les employés à salaire horaire ou non pour lesquels une organisation doit généralement suivre les heures et payer pour les heures supplémentaires dépassant 40 heures par semaine.
La tenue de dossiers sur le temps de travail est exigée par la Fair Labor Standards Act (FLSA), qui régit le paiement des heures supplémentaires.
De plus, les employés pour lesquels la présence est suivie effectuent souvent des tâches qui dépendent de la présence d'autres employés. Ces emplois comprennent le travail en ligne de production dans une usine de fabrication.
Une politique de présence est parfois utilisée de manière interchangeable avec une politique d'absentéisme. Cependant, une politique d'assiduité est beaucoup plus étroitement définie et limitée à la participation, par opposition aux politiques d'absentéisme qui traitent des problèmes de gestion de l'absentéisme.
Un exemple de système de présences sans défaillance
Un système de point de non-faute est un exemple d'une politique de participation efficace. Le but de ce système est de récompenser la bonne fréquentation et d'éliminer l'emploi des personnes ayant un faible taux de présence. Parce qu'il utilise un système de points et n'excuse pas les absences, il laisse les gestionnaires et les superviseurs hors du rôle de juge et de jury. C'est un système objectif qui place la responsabilisation et la responsabilité de la présence sur l'épaule de l'employé, là où elle devrait être.
Dans un système de présence sans faute, les absences peuvent être enregistrées en utilisant ce système:
- Chaque absence = 1 point (pas d'occurrences de plusieurs jours)
- Chaque retard (tardif) ou précocement = 1/2 point
- Chaque non-présentation au travail = 2 points
- Chaque retour sans appel préalable = 1 point
- Chaque trimestre sans absence élimine tous les points et récompense l'employé avec un jour de congé payé.
- Chaque employé commence frais, sans points, chaque année.
Des mesures disciplinaires progressives accompagnent un système d'assiduité sans faute. Si un employé gagne un certain nombre de points, il reçoit un avertissement qui s'aggrave progressivement. Un système comme celui-ci permet à l'employeur et à l'employé de savoir exactement quelles seront les conséquences d'une mauvaise fréquentation.
- 7 points = avertissement verbal
- 8 points = avertissement écrit
- 9 points = suspension de 3 jours
- 10 points = résiliation
Il est important de faire en sorte que vos employés se conforment à une politique de participation détaillée qui comprend des récompenses et des pénalités pour la participation horaire des employés.