Comment réduire la responsabilité de l'employeur lors des fêtes de fin d'année

8 Mesures que les employeurs peuvent prendre pour réduire leur responsabilité lors des fêtes de fin d'année

La reconnaissance accrue du fait que la consommation d'alcool lors d'événements parrainés par l'organisation crée une responsabilité juridique importante a eu un impact sur cette institution traditionnelle, la fête des entreprises, mais cet impact n'est pas nécessairement omniprésent ou grave.

Dans un vaste sondage mené en 2015 auprès des employeurs, la Société pour la gestion des ressources humaines (SHRM) a constaté qu'une majorité d'organisations (59%) prévoyaient de servir de l'alcool lors de leurs fêtes ou de leurs fêtes de fin d'année. Et seulement la moitié de ces employeurs (47 pour cent) ont dit qu'ils chercheraient à réglementer la consommation d'alcool à travers des méthodes telles que:

• fournir des tickets de boissons ou une boisson maximum (71 pour cent des répondants dans cette catégorie),
• ne servant que certains types d'alcool (25 pour cent),
• avoir une barre de paiement (18%), ou
• autre (11 pour cent).

En outre, l'enquête SHRM 2015 a constaté que toute l'année, un tiers des organisations (33 pour cent) ont une politique formelle ou informelle qui permet de boire de l'alcool lors d'événements liés au travail. (Chaque employé doit déterminer si boire de l'alcool lors des événements de l'entreprise est pour eux.)

Les entreprises planifient et planifient les fêtes de fin d'année avec les meilleures intentions, récompensent leurs employés, renforcent leur moral et encouragent l'esprit d'équipe. Mais ces rassemblements, surtout quand l'alcool est servi, peuvent se transformer en un environnement pour des avances sexuelles non désirées et un comportement potentiellement illégal des employés si l'employeur ne fait pas attention.

C'est particulièrement le cas lorsque la fête des fêtes se déroule dans un lieu hors site (ce qui, selon l'enquête SHRM 2015, est le cas dans près de 67% de ces fonctions). Dans un milieu social à l'extérieur du lieu de travail, un employé dont la consommation d'alcool réduit les inhibitions peut adopter un comportement qu'il ne songerait jamais à faire au travail.

Les inquiétudes des employeurs s'étendent du harcèlement aux accidents mortels

Les fêtes de fin d'année apportent souvent plus que de simples jinks enivrés. Être joyeux peut parfois signifier franchir la ligne, allant d'offenser un collègue à violer la loi. De plus, dans l'environnement actuel des médias sociaux en temps réel, des manigances ivres lors d'une fête de vacances peuvent être rapidement mises en ligne pour que le monde entier puisse les voir.

Les deux premières mesures qu'un employeur doit prendre avant la fête de Noël sont de rappeler aux employés que le respect et le professionnalisme s'appliquent non seulement au temps de travail, mais aussi aux événements commandités par l'entreprise, comme les fêtes de bureau. Et deuxièmement, les employeurs doivent établir des politiques de médias sociaux qui interdisent aux employés d'afficher des photos ou des vidéos sans l'autorisation de la direction dans les médias sociaux.

Ce sont deux bonnes mesures initiales, mais il reste encore beaucoup à faire pour régler les problèmes juridiques les plus graves.

Les employés sont protégés contre le harcèlement sexuel et la discrimination par le titre VII de la loi de 1964 sur les droits civils, qui couvre les employeurs ayant 15 employés ou plus (y compris les employés réguliers à temps partiel). Le titre VII prévoit deux conditions pour que la conduite déclenche une responsabilité potentielle en cas de harcèlement illégal:

• La conduite doit être importune; et
• La conduite doit être suffisamment sévère ou omniprésente.

Ce ne doit pas être les deux. La conduite n'est pas illégale simplement parce qu'elle est inappropriée ou qu'elle rend un collègue mal à l'aise. Cependant, même un incident de harcèlement extrêmement grave peut suffire à constituer une violation du titre VII, surtout si le harcèlement est physique.

Ainsi, si un incident survenu au bureau fait suite à des incidents d'inconduite antérieurs, il pourrait constituer la preuve nécessaire pour atteindre le seuil «sévère» ou «envahissant», qui jette les bases d'une réclamation au Titre VII.

Une deuxième responsabilité juridique majeure est créée par la conduite avec facultés affaiblies à la suite d'une fête organisée par l'employeur. Dans une décision de justice de 2013 qui a reçu une publicité substantielle, une cour d'appel de la Californie a infirmé l'octroi d'un jugement sommaire par le tribunal de première instance pour l'employeur. Ils ont constaté qu'un employé qui avait consommé de l'alcool lors d'un événement parrainé par l'entreprise et qui, après être parti, avait heurté une autre voiture et tué le conducteur, avait créé une responsabilité pour l'employeur.

"Il est indifférent que les effets prévisibles de la conduite négligente de l'employé (ici, l'accident de voiture) se soient produits à un moment où l'employé n'agissait plus dans le cadre de son emploi", a statué le tribunal.

Mesures proactives à considérer lors de la fête des Fêtes

Compte tenu de ces risques juridiques, les employeurs prudents devraient prendre ces six mesures proactives supplémentaires pour réduire leur responsabilité en cas de litige. Voici quelques exemples d'actions recommandées aux employeurs:

• Avoir en place des politiques complètes et écrites contre le harcèlement, clairement énoncées dans les manuels des employés, et faire connaître cette politique avant la fête des Fêtes.
• Envoyez une note rappelant aux employés d'agir de façon responsable à la fête, exprimant clairement un manque de tolérance pour tout comportement inapproprié, y compris l'ivresse.
• Appliquez le code vestimentaire du lieu de travail à la fête pour éviter toute tenue inappropriée ou suggestive et faites savoir à l'avance aux employés vos attentes.
• Rendre la participation à la fête volontaire, et ne pas suggérer que la présence sera bénéfique à la position d'une personne au sein de l'entreprise.

• Si l'alcool est servi, donnez un ton de modération à l'avance par des notes de service, courriels, réunions, insertions dans les chèques de paie ou d'autres communications, et insistez sur le fait que la consommation excessive d'alcool ne sera pas tolérée.
• Limiter le nombre de boissons ou la durée pendant laquelle l'alcool sera servi et fournir des substituts substantiels non alcoolisés. Servez beaucoup de nourriture et assurez-vous que la consommation d'alcool n'est pas au centre de l'événement.

De telles mesures ne constituent pas une garantie contre les problèmes des fêtes, surtout si la décision est prise de servir de l'alcool. Mais ils peuvent être la base de l'employeur pour une défense efficace contre la responsabilité si des problèmes devaient se produire.