Comprendre les codes, formulaires et plus de la Loi sur les soins abordables
La partie du mandat de l'employeur de la Loi sur les soins abordables est en vigueur. Cela signifie que les employeurs devront offrir un certain niveau de couverture santé à leurs employés à temps plein (et aux enfants à charge) à partir de 2015 et suivre des exigences spécifiques de déclaration IRS à partir de 2016 (pour l'année civile 2015). Les employeurs doivent se conformer au mandat ou faire face à une pénalité fiscale.
Quels employeurs sont concernés?
Le mandat de l'employeur touche principalement les grands employeurs comptant 50 employés équivalents temps plein ou plus (connu sous le nom de «grand employeur applicable»).
Les grands employeurs concernés qui ne se conforment pas au mandat de l'employeur encourront une pénalité de 2 000 $ ou 3 000 $ si un ou plusieurs de ses employés à temps plein (ceux qui travaillent en moyenne 30 heures par semaine) souscrivent une couverture dans un échanger et être admissible à une subvention.
Une pénalité annuelle potentielle de 2 000 $ (166, 67 $ par mois) pourrait être imposée à tout employé à temps plein si l'employeur n'offre pas une protection minimale minimale à au moins 95% de ses employés à temps plein et de leurs personnes à charge (70% en 2015); un seul employé à temps plein est admissible à une subvention.
De plus, même si l'employeur satisfait à l'exigence minimale de couverture essentielle, une pénalité annuelle de 3 000 $ (250 $ par mois) pourrait être imposée à tout employé à plein temps admissible à une subvention si la couverture offerte ne répond pas à exigence de valeur minimale.
Cela signifie que la couverture ne doit pas coûter à l'employé plus de 9, 5% de son revenu pour la protection des employés seulement (en tant que refuge) et doit avoir une valeur actuarielle de 60% ou plus.
Un grand employeur applicable doit également signaler à l'Internal Revenue Service (IRS) que sa couverture répond à ces exigences.
Pour signaler cette information, les employeurs ont de nouvelles exigences en matière de déclaration en vertu des articles 6055 et 6056 du Code des impôts.
Ces sections exigent des employeurs et des compagnies d'assurance maladie de déclarer les informations de couverture à l'IRS et de fournir aux employés les informations dont ils ont besoin pour déclarer leurs propres déclarations de revenus.
Formulaires associés aux exigences de déclaration
Les formulaires suivants sont associés au mandat individuel (section 6055 du code):
- Formulaire 1094-B: Il s'agit du formulaire de transmission que les employeurs utiliseront pour remplir le formulaire 1095-B.
- Formulaire 1095-B : Les compagnies d'assurance émettront ce formulaire au plus tard le 31 janvier 2016, si le régime d'assurance-maladie de l'employeur est entièrement assuré et utilisé comme preuve de protection pour les particuliers qui remplissent leur déclaration de revenus de 2015. Les formulaires 1095-B préparés pour chaque employé couvert (et ses personnes à charge) doivent également être déposés auprès de l'IRS au plus tard le 29 février 2016 (le 31 mars 2016, si le dépôt est effectué par voie électronique).
- Pour les grands employeurs qui parrainent des régimes auto-assurés, l'employeur peut remplir le formulaire 1095-B ou simplifier le processus et remplir la section III du formulaire 1095-C (voir ci-dessous).
Les formulaires suivants sont associés au mandat de l'employeur (section 6056 du code):
- Formulaire 1094-C: Il s'agit d'un formulaire de transmission qui contient des renseignements cumulatifs sur les employés de l'employeur et ses offres de couverture.
- Formulaire 1095-C: Les employeurs doivent préparer le formulaire 1095-C au nom de tous les employés à temps plein avant le 31 janvier 2016 et déposés auprès de l'IRS (avec le formulaire 1094-C ) au plus tard le 29 février 2016 (31 mars 2016, 2016, si le dépôt électronique) .
Les employeurs comptant au moins 50 employés à temps plein devront remplir les parties I et II de ce formulaire au nom de chaque employé à temps plein, peu importe si une protection leur est offerte ou non. Si l'employeur assure lui-même ses prestations de santé, il devra également remplir la partie III. De plus, les employeurs doivent préparer un formulaire simplifié 1095-C pour les employés qui ne sont pas à plein temps inscrits au régime afin de se conformer aux exigences de la section 6055 du code. - Ces formulaires doivent être remis à l'IRS au plus tard le 29 février 2016, s'ils sont soumis par écrit, ou le 31 mars 2016, s'ils sont soumis par voie électronique. Notez que la transmission électronique est requise des employeurs avec plus de 250 retours. Cela continuera chaque année à aller de l'avant.
Codes indicateurs IRS
Un employeur a besoin d'une compréhension claire des codes indicateurs IRS comme un élément essentiel de la préparation de la déclaration. Un employeur devrait avoir une bonne compréhension de la façon de déterminer l'abordabilité de la part du coût (calcul, formule, etc.) de l'employé, s'il y avait une offre de couverture pour chaque employé à temps plein et si oui ou non les soins de santé étaient abordables pour les employés inscrits.
Mise en route: Premièrement, les employeurs doivent s'assurer que les systèmes de paie et / ou les systèmes d'administration des prestations sont à jour et prêts à saisir et à stocker les informations requises pour les rapports. Les employeurs devraient commencer à élaborer une stratégie dès aujourd'hui avec leurs services de paie ou leurs fournisseurs et envisager d'engager des consultants pour aider leurs entreprises à se préparer à se conformer.
Les équipes ressources humaines, avantages sociaux et finances d'une entreprise jouent également un rôle clé dans la préparation d'une stratégie de reporting. Les émetteurs d'assurance-maladie, les courtiers, les CPA, les conseillers fiscaux et financiers et, parfois, les administrateurs tiers sont des partenaires qu'un employeur doit aider à recueillir et à déclarer avec exactitude les renseignements sur la couverture.
Les employeurs devraient commencer à rencontrer ces partenaires et à les impliquer dans une stratégie de reporting dès que possible.
Pénalités et mesures de redressement: Les employeurs concernés devront faire face à des pénalités générales en vertu de l'article 6721 du Code (défaut de produire des déclarations de renseignements correctes) et de l'article 6722 (défaut de fournir une déclaration de bénéficiaire correcte) . De façon générale, les pénalités varient de 100 à 1, 5 million de dollars pour défaut de produire ou de déposer incorrectement.
Si l'employeur peut démontrer qu'il a fait un effort de bonne foi pour se conformer aux exigences de déclaration en temps opportun et de façon précise, il pourrait être possible d'obtenir un allégement à court terme des pénalités de déclaration.
Cet allégement fournit du temps supplémentaire pour développer des processus, rassembler les données requises et rapporter les informations de couverture de l'entreprise de manière appropriée. Par conséquent, se préparer à l'avance peut sauver les chances d'un employeur recevant une pénalité.
Le plat à emporter
Les employeurs devraient commencer à élaborer une stratégie de déclaration en conformité avec la loi fédérale maintenant. L'employeur devrait s'assurer de travailler avec son service des RH, son service de paye ou son fournisseur de services de paie, son système d'administration des avantages sociaux, son courtier en avantages sociaux et ses conseillers fiscaux pour obtenir toute l'information nécessaire.
Une stratégie qui inclut ces partenaires est essentielle pour produire des rapports précis, éviter les pénalités et maintenir le bien-être général de l'entreprise. Les employeurs qui sont préparés et qui savent ce qui doit se passer à l'avance se conformeront finalement aux exigences de déclaration.
Avertissement:
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