Ce que vous devez savoir pour que votre projet soit un succès
Vous avez passé tout ce temps à travailler avec votre équipe et à livrer un produit fantastique. Maintenant, il est temps de mettre cela en vie et de faire en sorte que les utilisateurs s'approprient le résultat final. Es-tu prêt? Vous serez après que vous avez lu ceci.
1. La mise en œuvre du projet commence par un plan
Quoi que vous mettiez en œuvre, vous avez besoin d'un plan pour faire passer le projet de «projet» à «business as usual». Espérons que cela soit déjà documenté ou au moins esquissé. C'est la partie du projet qui se situe entre la livraison du projet et la clôture du projet sur le cycle de vie du projet.
Si vous n'avez pas de plan détaillé, il est temps de déterminer exactement comment cette partie du projet va se dérouler. Le reste de cet article va vous aider.
2. Impliquer l'équipe des opérations
Si vous n'avez pas le business habituel ou les équipes opérationnelles impliquées pleinement, commencez cet engagement maintenant. Ils vont posséder la production à l'avenir. Si vous avez construit un bureau, ils vont y travailler. Si vous avez conçu une application pour smartphone, ils vont la vendre et traiter les plaintes des clients.
Ils doivent être prêts à recevoir tout ce que votre projet leur donne.
Astuce Bonus: Construire la confiance avec les bonnes personnes au début du projet et il remboursera à ce stade.
3. Préparez votre matériel de formation
Ce serait formidable si votre projet fournissait quelque chose de si intuitif que personne n'aurait besoin de formation pour l'utiliser, mais c'est rarement le cas avec les projets complexes sur lesquels nous travaillons aujourd'hui.
Si c'est une petite amélioration à un système existant, vous pouvez vous en sortir avec un bref email aux utilisateurs et une capture d'écran de ce qui va être différent quand ils se connecteront demain.
Rien de plus que cela et vous aurez besoin de mettre en place un matériel de formation sérieux pour les aider à s'y adapter.
Astuce Bonus: Assurez-vous que des personnes sont alignées pour dispenser la formation. Si vous suivez une formation «en direct» (ou même une formation en ligne à votre rythme - vous avez encore besoin de quelqu'un pour enregistrer le matériel), vous devriez vérifier leur disponibilité. Idéalement, vous ne devriez pas offrir de formation en tant que gestionnaire de projet.
4. Prévoyez suffisamment de temps pour la formation
La formation, c'est un après-midi, n'est-ce pas? Nous pouvons intégrer une formation en santé et sécurité au nouveau personnel lors d'une pause déjeuner, d'accord?
Non! Parlez à certaines personnes de vos équipes RH et découvrez le temps qu'il faut pour dispenser une formation de qualité. Ajoutez à cela le fait que vous devrez peut-être suivre des cours en face-à-face plusieurs fois pour permettre aux personnes d'être sur des quarts de travail différents ou de participer à quelque chose d'aussi critique qu'elles ne peuvent pas suivre ce jour-là. voir à quelle vitesse le temps d'entraînement augmente.
Vous avez cependant besoin de temps. Skimp sur la formation et vous n'obtiendrez pas le retour sur investissement de l'utilisation de votre résultat final. Simple.
5. Communiquer, communiquer, communiquer
Est-ce que tout le monde sait ce qui va se passer le jour de la sortie? Si nécessaire, préparez un plan de compte à rebours qui documente qui fait quoi pour chaque heure. Nous les avons utilisés avec succès sur de grandes implémentations logicielles où plusieurs étapes et équipes sont impliquées dans la mise en place de la nouvelle technologie. Par exemple, l'équipe d'infrastructure doit s'assurer que le matériel est prêt et a subi les dernières vérifications. Ensuite, l'équipe de la plate-forme prépare l'environnement et prend les sauvegardes nécessaires.
Une équipe d'applications effectue l'installation, puis la migration des données nécessite la signature de l'utilisateur. Vous pouvez voir comment tant de pièces mobiles pourraient causer des problèmes s'il n'y a pas une approche claire étape par étape pour exécuter le grand jour.
6. Ranger votre documentation
Vos documents de projet vont former la base de ce que les gens regardent à l'avenir pour savoir ce qu'ils doivent savoir sur ce qui s'est passé.
Assurez-vous d'archiver et de ranger toute documentation liée au projet, y compris les journaux de projet, ainsi que tous les rapports de projet indiquant l'historique et les décisions clés. Les gens pourraient avoir besoin de s'y référer à l'avenir.
7. Faites la gestion du changement
Ou travaillez avec quelqu'un qui va le faire, si vous avez des chefs de département qualifiés ou un gestionnaire de changement d'entreprise sur le personnel.
La gestion du changement sur les projets est un facteur clé pour s'assurer que vous obtenez les avantages commerciaux que vous attendez. Cela peut aider à intégrer les nouveaux processus ou produits et empêcher les gens de revenir aux vieilles méthodes de travail.
8. Vérifiez le transfert de connaissances
OK, donc vous ne ferez pas passer un examen sur votre projet ou quoi que ce soit d'autre, mais mettez du temps et des efforts de côté pour vérifier qu'ils ont réellement pris en compte les connaissances que vous leur avez transférées.
Vous pouvez le faire en continuant pendant la première semaine de mise en service, ou en les faisant participer à des projets, ou même en les laissant exécuter toute la mise en œuvre.
Soyez là s'ils ont besoin de vous, et parlez à la direction de ces équipes pour vérifier que tout le monde se sent confiant avant de partir.
9. Ne pas oublier les données
Que vous mettiez en œuvre quelque chose de nouveau ou que vous mettiez quelque chose à jour, il y aura des données organisationnelles en quelque sorte. Si vous devez déplacer des données d'un endroit ou d'un système à un autre, planifiez pour cela (et comment vous allez vérifier que tout est OK). Si vous créez de nouvelles sources de données, qu'il s'agisse d'un nouvel emplacement de bureau ou d'un nouveau produit logiciel, assurez-vous qu'il peut réinjecter les données dans les principaux systèmes de l'entreprise, comme prévu.
Dans de nombreux cas, le test final est dans l'environnement en direct. Avoir l'équipe technique et les analystes de données en attente au cas où les choses ne fonctionneraient pas comme vous l'espériez.
10. Planifiez votre sortie
Vous ne voulez pas faire partie de ce projet pour toujours, alors vous devez savoir que vous pouvez quitter avec élégance. L'idée est de rendre votre dispensable afin que vous puissiez facilement passer à un nouveau projet. Une fois que l'équipe business as usual peut rester seule, vous ne devriez plus avoir besoin d'elle. Prévoyez de le faire le plus rapidement possible!