10 conseils pour vous aider à mener des discussions difficiles en milieu de travail

Les conversations difficiles sont la pierre angulaire de l'amélioration du rendement et de la résolution de problèmes pour les gestionnaires de tous les niveaux . Malheureusement, trop de gestionnaires retardent la tenue de ces conversations par crainte de représailles ou parce qu'ils croient que la conversation mettra en péril leur relation avec l'autre partie. Il est essentiel de maîtriser ces émotions et le meilleur moyen de développer la confiance nécessaire pour livrer des conversations difficiles est de suivre un processus structuré.

Dans ce post, j'offre des conseils sur l'engagement et la gestion de la conversation.

10 conseils pour améliorer votre confort avec des conversations difficiles:

1. Faites le travail de planification. Votre observation des comportements en question et votre capacité à relier ces comportements à l'entreprise sont essentielles. Sachez où vous voulez que la conversation aille. Les vrais maîtres du feedback développent la discipline pour écrire et pratiquer leur ouverture de conversation prévue. La planification préalable empêche les performances minables!
2. La rapidité est essentielle. Si vous avez déjà reçu une évaluation annuelle des performances qui incluait la critique de quelque chose que vous auriez fait ou non il y a quelques mois, vous savez à quel point la rétroaction est inutile. C'est votre travail en tant que gestionnaire de s'assurer que la rétroaction est comportementale, axée sur les affaires, et en temps opportun. Mon partenaire d'écriture pour mon premier livre, Practical Lessons in Leadership, a suggéré que la valeur des commentaires constructifs a diminué de 50% chaque jour où vous avez tardé à le donner.
   
   Si les émotions sont chaudes, laissez les choses se refroidir un peu. Même si je viens de vous implorer de fournir des commentaires en temps opportun - le plus près possible de l'incident - si les choses sont chaudes, prenez un jour pour les laisser refroidir un peu. Ne le laissez pas traîner trop longtemps.

1. Choisissez le réglage . Si votre sujet difficile est potentiellement embarrassant ou si vous anticipez une réaction émotionnelle, évitez les bureaux ouverts ou les salles de conférence avec des fenêtres en verre. Ne vous trompez pas de l'autre côté en choisissant un réglage conçu pour intimider. Un environnement neutre et privé est idéal pour les conversations plus difficiles. Si vous avez peur des répercussions physiques, consultez votre représentant des RH qui peut décider d'être présent avec vous.

1. Prépare ton attitude. Il est essentiel d'entrer dans ces discussions avec un sentiment de confiance et un comportement qui montre que vous êtes calme et engagé à un résultat positif. Votre ton de la voix, votre langage corporel et votre contact visuel sont tous importants. Rappelez-vous que cette conversation est importante pour votre entreprise, votre équipe et la personne assise en face de vous. Gérez vous-même pour représenter le bon niveau de résolution avec le bon niveau de préoccupation pour le bien-être de l'autre partie.
2. Utilisez la phrase d'ouverture que vous avez préparée dans la session de planification . Un bon ouvreur identifie le comportement, le lie à l'impact de l'entreprise et indique le besoin de changement. Ne vous sentez pas obligé de l'envelopper dans la louange. Alors que certains praticiens de la rétroaction apprécient de «prendre en sandwich» des commentaires constructifs avec des commentaires positifs, beaucoup croient que cela ne fait que compliquer le message. Et, bien sûr, vous devriez donner une rétroaction positive - lorsqu'elle est acquise - tôt et souvent.
3. Ne perdez pas le contrôle de la conversation. Plus de quelques gestionnaires bien intentionnés se sont retrouvés à l'envers dans ces conversations. Si le participant répond à votre déclaration d'ouverture par quelque chose comme «Eh bien, je l'aurais fait si vous étiez un meilleur gestionnaire», ne soyez pas sur la défensive et laissez la conversation se transformer en dispute sur votre performance. Une réponse raisonnable pourrait être, "John, cette conversation est sur le comportement que j'ai décrit et l'impact qu'il a sur notre entreprise, pas sur mes performances."

1. Ne pas être déraillé par des travaux d'adduction d'eau. J'ai eu des hommes et des femmes qui pleurent devant moi, et bien que mal à l'aise, c'est souvent la façon dont l'individu réagit au stress. Soyez prêt avec un mouchoir. Prévoyez du temps pour eux de composer. Si nécessaire, prenez une courte pause. Vous pouvez être empathique avec la situation, ne laissez pas les larmes faire dérailler votre attention sur l'obtention de la bonne résolution.
2. Promouvoir un dialogue . Les meilleures réactions et les conversations axées sur le comportement sont des discussions, pas des monologues. L'autre partie vous donnera des ouvertures pour créer une discussion, le cas échéant. Posez des questions pour confirmer la compréhension et demandez des idées sur le renforcement ou la modification du comportement en question. Vous savez que cela fonctionne quand la partie réceptrice offre des idées sur ses propres améliorations.
3. N'oubliez pas de travailler vers votre direction prévue pour la conversation. Si le comportement est lié aux compétences ou aux connaissances, préparez-vous avec des idées d'entraînement. Si c'est le coaching pour renforcer la confiance ou encourager l'individu à passer à l'étape suivante, mettez votre chapeau d'entraînement. Si le sujet est axé sur un comportement inacceptable, réitérer l'impact commercial du comportement et offrir des conseils clairs pour éviter cela à l'avenir. Lorsque vous traitez les sujets les plus difficiles de performance ou de comportement, il doit y avoir des implications pour la non-conformité.

1. Construire un plan d'action ensemble. Une fois que vous avez acquis de la clarté sur la question, travaillez ensemble pour définir la marche à suivre. Convenir d'un plan d'action et fixer une date précise pour le suivi et discuter des progrès.

La ligne de fond pour maintenant:

Dans mon article original, j'ai partagé le secret que la plupart des gestionnaires bloquent dans la conduite de ce qu'ils perçoivent comme une conversation difficile. L'autre secret est que la plupart des gens veulent des commentaires et veulent s'améliorer. Dans un sondage après sondage dans mes ateliers, les gens expriment massivement qu'ils aimeraient que leurs gestionnaires leur fassent part de plus de rétroaction - à la fois constructive et positive. Au lieu de retarder ces performances, les discussions sur l'amélioration des carrières et des affaires planifient le succès et utilisent le processus et les conseils ci-dessus pour vous aider à renforcer votre propre performance avec cet outil de gestion essentiel.