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12 Questions que les ressources humaines doivent prendre en compte lors du congé familial

Des problèmes juridiques, éthiques et de couverture du travail surviennent lorsqu'un employé a un bébé

Payé ou non, 80% des parents prennent un congé familial après la naissance d'un enfant. Ainsi, alors que les employés qui sont sur le point d'être parents sont occupés à peindre des crèches et à lire «À quoi s'attendre quand vous vous attendez», vous pouvez commencer à planifier leur congé familial.

Quand il s'agit de congé familial, les ressources humaines doivent couvrir beaucoup de bases. Vous êtes légalement tenu de faire certaines choses pendant que vous devez faire les autres afin de garder le travail et de prendre soin des employés qui sont de nouveaux parents. Votre famille laisse la liste de contrôle doit considérer ces douze articles.

Connaître les règles sur les congés familiaux

Les États-Unis sont l'un des seuls pays au monde qui n'exige pas de congé payé de maternité ou de paternité, mais la Loi sur le congé familial pour raison médicale (FMLA) exige que vous accordiez 12 semaines de congé sans solde aux employés admissibles.

Comprenez cette loi et ce que les employés ont le droit de recevoir. Par exemple, les employés ne sont pas tenus de prendre les 12 semaines complètes dans un morceau - ils peuvent prendre le temps par intermittence.

Les mères biologiques, les partenaires et les parents adoptifs sont tous admissibles (en supposant qu'ils répondent aux critères). Apprenez à connaître cette loi, ainsi que toutes les autres lois dans votre état (Californie, Hawaii, New Jersey, New York et le Rhode Island ont des lois spécifiques sur les congés payés payés, alors regardez attentivement). Plus de lois sur l'emploi sont adoptées régulièrement, il est donc préférable de rester informé des lois de votre juridiction.

Rédiger une politique officielle sur les congés pour obligations familiales

Documenter la politique de l'entreprise en matière de congé familial. Oui, respectez les lois, mais votre entreprise peut décider d'autres détails. Considérez ces options quand vous pensez au congé familial.

  • Offrez-vous des congés payés pour les congés familiaux? Ce n'est pas exigé par la loi fédérale, mais il y a beaucoup d'avantages à le faire. Google a augmenté la rétention des nouvelles mères de 50 pour cent en offrant simplement un peu plus de congés payés. Si vous offrez des congés payés, indiquez précisément le nombre d'heures offertes et les employés admissibles. Par exemple, les employés à temps plein reçoivent un montant x, mais les employés à temps partiel ne sont pas admissibles.
  • Le congé payé pour congé familial sera-t-il concomitant avec le temps de la FMLA? Si les employés reçoivent deux semaines de congé payé, décidez si ce temps doit se dérouler séparément ou simultanément avec l'heure FMLA. S'il fonctionne séparément, les employés pourraient potentiellement prendre 14 semaines de congé. Si cela se passe en même temps, vous devriez simplement payer l'employé pendant deux des 12 semaines auxquelles il a droit grâce à la FMLA.
  • Avez-vous un plan universel pour les congés familiaux? Si vous offrez une période de congé payé aux employés, décidez si chaque parent recevra le même nombre de jours de congé ou si des situations différentes recevront un traitement différent. Par exemple, les mères biologiques devraient-elles recevoir deux semaines de congés payés, mais les parents adoptifs ou les partenaires sans accouchement reçoivent une semaine payée? C'est la responsabilité de l'entreprise, mais écrivez la politique sur les congés familiaux afin que les situations similaires soient traitées de façon uniforme.

Coordonner le travail pour le congé familial

Assurez-vous que les gestionnaires travaillent avec les employés bien avant le congé familial pour coordonner le travail pendant que l'employé est parti. Obtenez tous les détails couverts, effacer à l'envoi de leurs e-mails à un collègue (si nécessaire).

Cela permettra de réduire le stress sur les collègues et d'éliminer les goulots d'étranglement potentiels. Les gestionnaires peuvent travailler avec leur équipe pour assurer la coordination des responsabilités, ce qui est pratique non seulement pour les congés familiaux, mais aussi pour la perte d'un employé pour d'autres raisons.

Se souvenir de la vie privée des employés à propos

Tout le monde ne veut pas que toute l'entreprise sache qu'elle attend ou a eu un bébé. En fait, les RH ne sont même pas tenus de dire précisément aux gestionnaires pourquoi un employé est absent de la FMLA (bien qu'il sache probablement pourquoi un employé manifestement enceinte est soudainement parti pour quelques semaines).

Considérez comment ouvertement l'employé a discuté de la grossesse avec ses collègues et agi avec respect. Si l'employé veut faire circuler des photos du nouveau-né sur le site social de l'entreprise, sur Facebook ou par e-mail, c'est bien. Mais tu ne devrais pas le faire.

Rendre les avantages accessibles

Les avantages sont importants pendant la grossesse et l'accouchement, et le manque d'eux ou la confusion à leur sujet génère du stress pour les employés. Presque tous les employés veulent des avantages de communication adaptés aux événements de la vie. Alors que les besoins de santé sont impossibles à prévoir, ils sont certainement plus faciles à prévoir lorsque quelqu'un attend un enfant.

C'est une ligne mince à marcher, mais fournir autant d'aide que possible sans manquer de respect à la vie privée de l'employé. Par exemple, il est inapproprié de dire à une employée enceinte que votre fournisseur de soins de santé dispose d'une ligne d'assistance en soins infirmiers à moins qu'elle ne le demande spécifiquement.

Vous n'avez aucune idée des choix qu'ils feront pour leur enfant), mais vous pouvez toujours les aider en leur rappelant que le Programme d'aide aux employés (PAE) a de bonnes ressources de soutien.

Avoir un système sécurisé en ligne où les employés peuvent accéder aux détails sur les avantages ou donner aux employés des copies des documents applicables. Dans la mesure du possible, dirigez les employés vers des endroits où ils peuvent faire des recherches et trouver des réponses. Il en résulte moins de travail pour vous et leur permet de naviguer et d'explorer les avantages par eux-mêmes, tout en respectant leur vie privée.

Fournir de la flexibilité

Les gens veulent de la flexibilité mais dessinent les lignes nécessaires. le le nouveau titre de parent ne permet pas aux employés à temps plein de travailler seulement 25 heures par semaine. Il n'est probablement pas raisonnable pour les employés d'amener leur nouveau bébé au travail tout le temps. Cependant, ce n'est probablement pas une grosse affaire si Erica arrive à 9h15 pour déterminer l'horaire de dépose des garderies.

La flexibilité peut aider les employés à s'adapter à leurs nouvelles responsabilités. Les employés devraient avoir une équipe de personnes qui les soutiennent au travail, et offrir des heures flexibles illustre votre soutien.

Certaines entreprises trouvent qu'il est mutuellement bénéfique de permettre aux employés de revenir lentement au travail. Permettre aux employés de revenir à temps partiel pendant quelques semaines après le congé familial leur donne la possibilité d'apporter de l'argent sans être débordé. Cela allège également le fardeau d'avoir un employé à l'extérieur du bureau.

Si les employés utilisent tout leur temps FMLA, mais ont encore besoin d'un peu plus de temps pour récupérer, essayez de l'étendre avec le temps de congé non payé. Ou, si les employés ne sont pas admissibles à la FMLA (et selon les défenseurs payés de congé parental, 40 pour cent des employés américains ne le font pas), essayez de les accommoder de toute façon.

Créer un plan d'urgence

La flexibilité peut également être avantageuse pour l'entreprise si un changement de poste est demandé avant ou après le congé parental. Par exemple, un parent peut vouloir réduire ses heures de travail ou passer une partie (ou la totalité) de son temps de travail au télétravail pour rester à la maison avec son nouvel enfant.

Vous êtes seulement légalement tenu de rétablir une position de salaire, d'avantages et de prestige égaux pour un employé revenant de FMLA, mais les employés pourraient travailler plus efficacement si d'autres ajustements sont apportés.

Ce ne sont pas toutes les entreprises qui peuvent se permettre de faire ces changements, mais il arrive que des aménagements soient possibles. Certains parents veulent changer leur plan de travail après une naissance et peuvent couper complètement le travail de leur plan. Et ne supposez pas que seules les femmes choisissent de quitter le marché du travail.

Selon le Réseau national des parents à domicile, «Le nombre le plus précis de pères au foyer a été estimé à 1, 4 million par le Dr Beth Latshaw en 2009. Ce nombre a probablement augmenté en fonction des tendances d'autres sources à au moins 1, 75 million."

Tenir compte des changements apportés aux avantages sociaux

Avec toute l'excitation d'un nouveau bébé, les employés peuvent oublier que le nouveau paquet de joie est aussi une nouvelle dépendance qu'ils doivent ajouter à leurs régimes d'assurance-maladie. Rappelez aux employés les dates et les fenêtres où ils peuvent et doivent changer leurs avantages sociaux.

Les autres changements à considérer concernent les employés qui prennent un congé. Pendant un congé FMLA non payé, les employés ne percevront pas de chèque de paie. Comment vont-ils payer pour leurs primes d'avantages sociaux? (Légalement, s'ils utilisent le temps de la FMLA, l'entreprise doit fournir une couverture, alors déterminez de quelle manière ils peuvent encore apporter leur contribution.)

Vous devez prendre des décisions sur plusieurs autres questions de politique pour votre manuel d'employé et la mise en œuvre.

  • Décidez si les employés continueront à accumuler des congés pendant leur congé. S'ils ne s'accumulent pas, tenez-en compte lors du calcul des congés ou ajustez ce congé dans le logiciel de congés de l'entreprise.
  • Si les employés ne reviennent pas après la naissance, encaissez les vacances sur le dernier chèque de paie si cela est stipulé dans la politique de vacances de l'entreprise.
  • Vérifiez la politique de vacances pour déterminer si les employés peuvent ajouter n'importe quel congé accumulé sur le congé parental ou le temps FMLA qu'ils prennent déjà.

    Tous ces détails devraient être inclus dans vos politiques de congé. Si ce n'est pas le cas, ajoutez-les afin que chaque employé soit traité de la même manière.

    Sois sensible

    Parfois, la naissance d'un enfant n'est pas un événement festif dans la vie des gens. Les grossesses non désirées se produisent. Les fausses couches tardives et la mortalité infantile sont dévastatrices. Un employé peut choisir de placer son enfant en vue de son adoption ou de mettre fin à une grossesse. Abordez n'importe laquelle de ces situations avec sensibilité et respect.

    Travailler avec l'employé et le gestionnaire de l'employé pour gérer avec tact la transition vers le travail. En outre, considérer certaines situations (comme les fausses couches) dans la politique de deuil de l'entreprise.

    Les événements douloureux de la vie sont difficiles pour les employés mais aussi difficiles pour les personnes au travail qui se soucient d'eux. Réfléchissez à la façon dont l'entreprise peut gérer ces situations de manière sensible (et privée) à l'avance.

    Célébrer

    Un petit geste sympathique de l'organisation rappellera aux employés qu'ils ont une équipe de collègues qui les encourage au bureau. Attendez quelques jours après la naissance pour vous assurer que tout se passe bien, puis envoyez des fleurs, une carte ou un cache-couche. Considérez ce que cet employé appréciera (s'il est très privé, tenez compte de cela) et essayez d'individualiser le geste.

    Pensez aux hébergements post-bébés

    Pour de nombreuses entreprises, les prestations parentales ne prennent pas fin lorsque le congé familial le fait. Réfléchissez aux mesures d'adaptation dont les employés auront besoin ou qu'ils apprécieront. La Loi sur les normes du travail équitables (FLSA) exige que les entreprises fournissent aux mères allaitantes le temps de pause et quelque part privé pour exprimer le lait maternel.

    Les parents qui travaillent et qui n'ont pas de partenaire au foyer auront aussi probablement besoin de services de garde, ce qui constitue le poste budgétaire le plus important pour les familles américaines. En moyenne, les familles américaines dépensent 9 589 $ par année en services de garde d'enfants jusqu'à concurrence de 28 353 $ pour un fournisseur de soins à domicile.

    Envisager des avantages supplémentaires pour les employés

    Envisagez de créer un certain type de prestation de garde d'enfants pour les employés, comme subventionner les coûts ou même offrir des services de garde d'enfants sur place ou à proximité. 83 pour cent des employés qui ont des prestations de garde d'enfants disent que cela les aide à réduire le stress et à accroître l'équilibre travail-vie personnelle.

    Quand il s'agit de prestations de garde d'enfants, les employés apprécieront l'aide et la seule limite est de savoir comment vous pouvez aborder l'avantage de façon créative (et ce que l'entreprise peut se permettre et accommoder).

    Aidez les employés à prendre un congé familial reposant, et non stressant, tout en veillant à ce que l'entreprise soit prise en charge adéquatement tant pendant son absence que lors de son retour.

    Suivez les règles et établissez des lignes directrices pour assurer la conformité et un traitement équitable pour tous les employés qui prennent un congé familial.

    Les grands changements dans la vie des employés sont passionnants et une transition pour tout le monde. Avec un peu de planification, vous pouvez naviguer avec facilité les feuilles de la famille.

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