Lorsque les équipes de projet fonctionnent bien, elles peuvent faire beaucoup. Tant que le chef de projet dispose d'un bon plan de projet et que les membres de l'équipe sont prêts à travailler ensemble, les choses se déroulent normalement. Les ressources nécessaires sont obtenues, les délais sont respectés et la qualité est, à tout le moins, acceptable.
Lorsque les membres de l'équipe ne respectent pas les normes et standards convenus, le calendrier, la qualité et le budget d'un projet sont menacés. Une mauvaise performance sur les projets arrive de temps en temps. Quand c'est le cas, les gestionnaires de projet doivent s'en occuper rapidement et efficacement pour minimiser les dommages causés au projet. Les mauvaises performances non résolues ne disparaissent pas d'elles-mêmes.
Il est important de suivre les étapes dans l'ordre où elles sont présentées jusqu'à ce que le problème de performance soit résolu. Une fois les performances améliorées, un chef de projet n'a plus besoin de suivre les étapes. Si le problème se pose à nouveau, le chef de projet peut choisir de commencer les étapes ou de reprendre là où il ou elle s'est arrêté. Un chef de projet doit faire appel à son jugement professionnel pour décider de la marche à suivre. Les conseils du promoteur du projet peuvent être nécessaires.
Aborder le problème directement avec le membre de l'équipe
La première étape pour remédier à une mauvaise performance d'un membre de l'équipe de projet consiste à porter le problème directement au membre de l'équipe. Avant d'impliquer quelqu'un d'autre, le chef de projet parle en privé au membre de l'équipe de ce qui a été convenu ou prévu et de la façon dont les actions du membre de l'équipe n'ont pas satisfait à ces normes. Concentrez la conversation sur le comportement et non sur la personne. Si le membre de l'équipe se sent attaqué, il ou elle est peu susceptible d'écouter les préoccupations.
Parfois, les gens ne savent pas qu'ils fonctionnent mal et doivent être informés. La plupart des gens sont prêts à résoudre de vrais problèmes lorsqu'ils sont connus. Ne voudriez-vous pas savoir si vous ne répondez pas aux attentes raisonnables d'un collègue?
Venez à un accord sur la façon dont vous allez procéder. Vous devrez peut-être prendre des engagements sur la façon dont vous vous comporterez à l'avenir. Par exemple, vous devrez peut-être être plus précis dans la communication de ce que vous attendez, et le membre de l'équipe devra peut-être poser des questions de clarification lorsqu'il ne comprend pas ce qui est attendu. En modifiant votre comportement, vous encouragez la bonne volonté du membre de l'équipe envers vous.
Donner au membre de l'équipe une chance de corriger son comportement
Une fois qu'un membre de l'équipe connaît son comportement offensant, donnez-lui la chance de le corriger. À mesure que vous avancez dans le projet, cherchez des façons de configurer le membre de l'équipe pour le succès. Par exemple, si vous avez discuté des dates manquantes d'un membre de l'équipe, vérifiez avec le membre de l'équipe bien avant sa prochaine date limite pour voir si vous pouvez faire quelque chose pour l'aider à faire la prochaine échéance.
Faire remonter le problème au superviseur du membre de l'équipe
Si vous n'arrivez pas à résoudre le problème entre vous deux, la prochaine étape consiste à transmettre le problème au superviseur du membre de l'équipe. Lorsque vous allez voir le superviseur, expliquez le problème de performance et décrivez les mesures que vous avez prises pour le résoudre. Si vous avez fait un effort de bonne foi pour gérer la situation vous-même, la plupart des superviseurs seront prêts à vous aider.
Encore une fois, donnez au membre de l'équipe une chance de corriger son comportement
Après avoir informé le superviseur du membre de l'équipe du problème, vous devez maintenant donner au membre de l'équipe une autre chance de corriger son comportement.
Aux points de ce processus de correction du comportement, vous pouvez être tenté de répéter les étapes. Par exemple, vous pouvez apporter le problème au membre de l'équipe une deuxième fois avant d'aller voir son superviseur. Parfois, c'est une ligne de conduite raisonnable. D'autres fois, vous venez de prolonger la mauvaise performance. Chaque situation est différente, donc vous utilisez votre jugement et éventuellement les conseils du parrain du projet ou de votre patron.
Faire remonter le problème au parrain du projet
Si la mauvaise performance continue, vous en avez marre. Vous avez donné au membre de l'équipe des occasions de corriger le comportement, et il les a gaspillées. Vous avez fait tout ce que vous pouviez pour résoudre le problème de bas en haut, mais maintenant il est temps d'amener le gros frappeur pour le réparer de haut en bas.
Comme lorsque vous avez soulevé la question au superviseur du membre de l'équipe, présentez toutes les informations pertinentes pour le sponsor. Allez dans la réunion avec le sponsor du projet sachant ce que vous voulez qu'il ou elle fasse. Si vous voulez que l'un des pairs du parrain conseille le membre de l'équipe, dites-le. Si vous voulez que le membre de l'équipe soit remplacé par quelqu'un d'autre, dites-le. Le sponsor est là pour vous soutenir et vous donner ce dont vous avez besoin pour que le projet réussisse. Dites au parrain du projet ce dont vous avez besoin.
Il y a peu de chances que le problème ne soit pas résolu avec l'intervention du promoteur du projet. Si tel est le cas, demandez au promoteur d'essayer différents moyens d'action pour résoudre le problème. Une fois que le sponsor a accepté de prendre en charge le problème, laissez-le le résoudre. Cependant, le sponsor ne peut pas le résoudre si vous n'alertez pas le sponsor lorsque le problème est toujours un problème.