Les tenants et les aboutissants et les problèmes qui influent sur la rémunération des employés exonérés
Pour que vous classiez un employé comme exonéré du salaire, c'est-à-dire exempté des règles de la Fair Labor Standards Act, y compris les heures supplémentaires, vous devez remplir de nombreuses conditions. Les fonctions réelles d'un employé doivent relever de l'une des catégories d'exemption, telles que les ventes à l'extérieur, la gestion ou une exemption administrative.
Mais, une bonne description de travail n'est pas la seule chose qui est nécessaire pour un employé d'être exempté de paiement des heures supplémentaires: l'employé doit recevoir le même chèque de paie chaque période de paie.
Cela signifie que si un employé travaille cinq heures ou 55 heures dans une semaine, le salaire est le même. Les gestionnaires ne peuvent pas déduire le salaire d'un employé exonéré lorsqu'elle prend de longs déjeuners ou qu'elle arrive en retard. Mais, l'employé n'a pas droit à un sou de plus pour passer une semaine de 80 heures afin de respecter une date limite. (Les entreprises peuvent certainement donner des primes aux employés, cependant.)
Cette règle est dure et rapide. Une fois que vous commencez à déduire du chèque de paie d'un employé exonéré vous venez de la rendre non-exempte. Elle est maintenant admissible à la rémunération des heures supplémentaires aller en arrière et en avant. Ce n'est pas une erreur que vous voulez faire.
Mais y a-t-il des moments où vous pouvez déduire le salaire de la paie d'un employé exonéré? Quelques. Voici cinq fois quand vous pouvez déduire le salaire de salaire d'un employé exonéré.
1. Première et dernière semaine
Vous n'avez qu'à payer les employés pour les jours travaillés sur leur première et dernière semaine. Si vos périodes de paie s'étendent du lundi au dimanche, avec un week-end de deux jours, et que votre employé commence le mercredi, vous n'avez qu'à payer pour les mercredi, jeudi et vendredi. De même, si son dernier jour de travail est mercredi, il vous suffit de payer lundi, mardi et mercredi.
Sinon, si un employé travaille une semaine partielle, pour quelque raison que ce soit, vous devez quand même payer pour toute la semaine, à moins qu'il ne se qualifie sous une autre déduction autorisée (voir les quatre suivants).
2. Déductions ordonnées par un tribunal
Ce ne sont pas de vraies déductions - l'employé continue de gagner le même montant d'argent; c'est juste que son salaire est plus petit. Si elle fait l'objet d'une ordonnance judiciaire pour pension alimentaire, pension alimentaire ou pour rembourser des dettes, vous pouvez (et devez) déduire ce que la loi exige et donner cet argent là où les tribunaux l'ordonnent.
Souvent, avec ces déductions ordonnées par le tribunal, les employés ne sont pas heureux de ce que vous leur faites. Assurez-vous de faire comprendre clairement à votre employé que vous ne faites que suivre la loi et que vous devez faire ce que les tribunaux ont ordonné. Rappelez-vous, vous n'êtes pas en train d'arrimer son salaire; vous payez juste certaines de ses factures automatiquement.
3. Un jour de congé complet (vacances)
Si votre employée a épuisé toutes ses vacances et veut prendre une journée de congé, elle peut prendre congé. Vous n'aurez pas besoin de la payer pour ce jour si le congé est pour un jour de congé non lié à la maladie. C'est l'équivalent d'un jour de vacances, pas un jour de maladie.
Naturellement, que vous acceptiez ou non ce jour de congé non payé, c'est à vous de décider. Si vous accordez le jour (ou les jours) non rémunérés, rappelez à votre employé qu'il ne doit pas effectuer de travail pendant ces jours de congé. Faire jusqu'à 15 minutes de travail peut déclencher le toucher de la règle du mur. Parce que les employés exonérés sont payés de la même façon, peu importe le nombre d'heures qu'ils travaillent, faire 15 minutes de travail signifie qu'ils sont payés pour toute la journée.
Si vous ne croyez pas que votre employé s'abstiendra de répondre aux courriels, de prendre des appels téléphoniques ou de faire quelques minutes de travail sur ce projet la semaine prochaine, gardez son ordinateur portable au bureau et éteignez ses courriels pour l'heure en question.
4. Un jour de congé complet (autre)
Selon la Division du salaire et des heures du Département américain du Travail, vous ne pouvez déduire une journée entière pour des raisons autres que la maladie si vous avez non seulement un plan, une politique ou une pratique justifiant le salaire perdu pour cause de maladie; compenser les montants que les employés reçoivent comme honoraires de jury ou de témoin, ou pour une solde militaire; pour les sanctions imposées de bonne foi en cas d'infraction aux règles de sécurité d'importance majeure; ou pour des suspensions disciplinaires impayées d'un ou plusieurs jours complets imposés de bonne foi pour des infractions aux règles de conduite en milieu de travail. "
En d'autres termes, vous ne pouvez pas décider à la volée de suspendre le salaire d'un employé exonéré lorsque vous avez suspendu un employé pour une infraction aux règles.
Vous devez avoir un plan qui énonce les conditions dans lesquelles vous ne paierez pas les employés exonérés. Autrement, c'est une déduction illégale si vous arrimez la paie d'un employé exonéré et que l'employé a travaillé pendant une semaine, vous venez d'annuler l'exemption.
5. FMLA
Si vous avez un employé qui est absent pendant plusieurs semaines à la FMLA, il est assez évident que vous n'avez pas à payer l'employé exonéré pendant cette période. Elle est partie pour des jours entiers, et cela fait partie d'un plan de bonne foi. Mais qu'en est-il des FMLA intermittentes?
C'est à ce moment-là qu'un employé est autorisé à prendre quelques heures de congé à la fois pour faire face à des problèmes de santé, que ce soit pour son propre ou un membre de la famille qualifié. La Loi sur le congé familial pour raisons familiales vous permet spécifiquement de déduire la paie des employés exonérés lorsqu'ils utilisent FMLA.
Donc, si votre employé doit prendre deux après-midi de congé par semaine pour une dialyse, vous n'avez pas à payer pour cette période.
Cependant, voici une mise en garde sur cette déduction. Parce que les employés exonérés sont rémunérés pour le travail et non à l'heure, si votre employée travaille encore 40 heures et que vous déduisez une demi-journée de salaire chaque semaine lorsqu'elle se rend à son rendez-vous médical, vous avez légalement raison, mais moralement et éthiquement faux.
Règle générale sur l'acquittement de la rémunération d'un employé exonéré
En règle générale, n'oubliez pas de ne rien déduire du salaire d'un employé exonéré. Si l'employé prend quelques heures de congé au milieu de la journée, arrive en retard ou quitte tôt, vous pouvez déduire de sa banque de PTO, mais soyez prudent lorsque vous faites cela. Si l'employée est par ailleurs une bonne employée qui fait son travail, ne la punissez pas pour l'efficacité avec laquelle elle utilise son temps.
Si vous décidez que vous voulez avoir la possibilité de déduire le salaire pour ce congé, rappelez-vous qu'il est toujours légal de payer les gens à l'heure. Toutefois, si vous suivez cette voie, votre employé est maintenant admissible au paiement des heures supplémentaires, peu importe si elle répond aux autres conditions d'exemption. Donc, votre désir d'économiser quelques dollars parce qu'elle prend de longs déjeuners sera dépassé par l'énorme rémunération des heures supplémentaires qu'elle recevra pendant la saison occupée.
Il est très important de se rappeler que les employés exemptés sont embauchés pour faire le travail et non pour travailler des heures précises. Traitez-les comme des professionnels responsables et les chances sont, tout ira à la fin.