Lorsque vous interviewez pour un poste d'assistant administratif, l'intervieweur voudra en savoir plus sur les qualifications que vous avez pour le poste et sur la façon dont vous vous adapterez à l'entreprise et au département. Les intervieweurs de position administrative vous poseront souvent des questions sur les compétences spécifiques que vous possédez pour l'emploi, ainsi que sur vos compétences humaines moins quantifiables.
Conseils pour gérer l'entrevue
Sachez que la discussion ira probablement au-delà des compétences non techniques comme vos capacités de communication, votre aptitude à l'organisation ou votre opportunité. Vous devriez être prêt à parler de compétences aussi.
Soyez prêt à discuter des logiciels
Étant donné que de nombreux postes d'adjoints administratifs exigent l'utilisation fréquente de logiciels spécifiques, vous devrez peut-être discuter de divers programmes avec lesquels vous avez travaillé, de la façon dont vous avez utilisé ces programmes et de votre niveau d'expertise.
- Exemple de réponse: J'aime utiliser la technologie et apprendre de nouveaux programmes. J'ai aussi un talent pour enseigner à des collègues qui pourraient ne pas être si avertis sur l'utilisation des systèmes. Lors de mon dernier emploi chez Kent Associates, je me suis porté volontaire pour examiner les systèmes de gestion de projet pour l'équipe de professionnels que je soutenais. Mon patron a approuvé ma recommandation et nous avons mis en place un système basé sur le Web, Asana, qui nous aide à suivre les projets et à partager des informations sur une plateforme web.
- Exemple de réponse: Je suis la personne ressource au bureau pour les diapositives PowerPoint et j'apprécie d'aider nos vendeurs à impressionner les clients avec leurs présentations. Je suis également un utilisateur avancé d'Excel et crée des macros complexes pour préparer des projections budgétaires pour des propositions de projets.
Soyez prêt à discuter des processus administratifs
Vous devriez être prêt à discuter de votre flux de travail et de vos processus administratifs dans les postes précédents. En tant que professionnel de l'administration, il ne fait aucun doute que vous êtes organisé et axé sur les détails. Votre enquêteur voudra savoir comment vous manifestez ces qualités dans votre flux de travail quotidien.
- Exemple de réponse: Les capacités organisationnelles et l'attention aux détails sont parmi mes atouts les plus forts. J'ai prospéré dans des situations où je peux mettre de l'ordre dans des projets complexes. Par exemple, j'ai soutenu huit professionnels qui planifiaient des événements promotionnels pour les clients. J'ai développé un modèle pour le suivi des objectifs et des progrès pour chaque projet et l'ai mis en place sur un lecteur partagé afin que tous les membres du personnel puissent suivre les progrès des projets et des événements de l'équipe.
- Exemple de réponse: Lorsque j'ai travaillé pour le groupe Alfred, j'ai créé un manuel de procédures qui décrivait les étapes du traitement des demandes de prêt et les mettait en ligne pour que tous les agents de crédit puissent suivre le même processus.
Toujours le garder positif
Soyez conscient de votre comportement au cours de l'entrevue. Comme les assistants administratifs interagissent souvent très étroitement avec les personnes pour lesquelles ils travaillent, il est important d'être positif, professionnel et poli. Vous voulez que l'intervieweur ne doute pas que travailler avec vous serait une expérience agréable.
- Exemple de réponse: J'ai travaillé à la réception dans notre agence, et il était essentiel que je fasse une première impression positive pour les clients actuels et potentiels. Je suis une personne «capable de faire» naturelle et mes commentaires ont régulièrement salué mon orientation de service à la clientèle.
- Exemple de réponse: La société enquête auprès de clients après des interactions, et mon nom a toujours fait surface en tant que membre du personnel qui a été utile, agréable et professionnel. Mon patron a commenté à quelle fréquence les clients me demandent quand ils appellent le bureau pour obtenir de l'aide.
Préparation à l'entrevue
Analysez la description du travail pour essayer de déterminer s'il existe un domaine particulier sur lequel la position est centrée. Par exemple, est-ce que l'accent est mis sur la planification des déplacements, la coordination du projet, la planification des réunions au jour le jour, l'aide personnelle ou autre chose? Si oui, assurez-vous de souligner votre expérience la plus pertinente lorsque vous répondez à des questions d'entrevue spécifiques à un poste.
Faites une liste des compétences qu'ils mentionnent dans l'offre d'emploi, et n'hésitez pas à en ajouter quelques-uns qui, selon vous, s'appliqueraient également. Jetez ensuite un coup d'œil à vos propres compétences administratives et de bureau, et faites correspondre vos qualifications à l'emploi. Cela vous aidera à adapter vos réponses de la manière la plus pertinente à la position spécifique.
Questions et réponses d'entrevue de Administrative Assistant
Lors de la préparation, il peut être utile d'examiner les questions qui pourraient vous être posées et de réfléchir à la manière d'encadrer une réponse, en soulignant les expériences spécifiques et les réussites des emplois précédents.
- Quelles compétences en informatique avez-vous et quels programmes êtes-vous à l'aise d'utiliser? - Meilleures réponses
- Êtes-vous à l'aise d'utiliser un téléphone à lignes multiples et de gérer un volume élevé d'appels téléphoniques? - Meilleures réponses
- Dans cette entreprise, nous aimons nous considérer comme une équipe qui travaille ensemble vers les mêmes objectifs. Comment vous sentez-vous de travailler dans un environnement d'équipe? - Meilleures réponses
- Comment vous sentiriez-vous superviser deux ou trois autres employés? - Meilleures réponses
- Quelle est votre plus grande force et comment cela aidera-t-il votre performance dans cette position? - Meilleures réponses
- quelle est votre plus grande faiblesse? - Meilleures réponses
- Comment gérez-vous le stress et la pression? - Meilleures réponses
- Comment était-ce de travailler pour votre superviseur? - Meilleures réponses
- Qu'attendez-vous d'un superviseur? - Meilleures réponses
- Préférez-vous travailler de façon autonome ou en équipe? - Meilleures réponses
- Travaillez-vous bien avec les gens? - Meilleures réponses
- Donnez quelques exemples de travail d'équipe. - Meilleures réponses
- Questions d'entrevue réceptionniste. - Liste des questions
Questions à poser à l'intervieweur
Vous devriez également faire des recherches sur l'entreprise et être prêt à poser des questions pertinentes lorsque l'occasion vous est donnée. Il peut être utile de poser quelques questions à l'avance que vous pourriez poser ou d'en discuter plus longuement si vous n'avez pas eu l'occasion de le faire plus tôt dans l'entrevue. Souvent, cela approche la fin de l'interview, donc vous voulez les laisser avec une bonne impression. Une excellente façon de le faire est de montrer votre intérêt et votre préparation pour l'entretien d'embauche en liant les questions qui vous ont été posées avec quelques questions de votre choix.
- Quelles sont les responsabilités de ce poste?
- Pouvez-vous décrire un jour type (semaine) dans ce département?
- Quelles sont les forces de ce département? Quelles sont les faiblesses?
- Qu'est-ce que vos anciens assistants diraient que la meilleure partie de travailler pour vous? Que diraient-ils était le pire?
- Dans quelle direction voyez-vous l'entreprise dans les cinq prochaines années? Pensez-vous qu'il existe des menaces à son succès?
- Pourquoi votre dernier assistant a-t-il quitté le poste? Quelles étaient ses forces? Quelles étaient ses faiblesses? Que fait-il / elle en ce moment?
- Quelles sont les caractéristiques de votre meilleur assistant? Et votre pire assistant?
- À quelle fréquence les évaluations de performance sont-elles effectuées? Qui les conduit?
- Quelles compétences sont les plus importantes pour vous dans un assistant administratif?
- Comment récompensez-vous et encouragez-vous les personnes qui travaillent dans votre département?
- Y a-t-il des problèmes de production en cours dans ce département?
- Comment avez-vous géré les problèmes de personnel dans le passé?
- Quels sont les plus grands défis pour une personne dans cette position?
- Quel est l'aspect le plus gratifiant de ce poste, à votre avis?
- Est-ce que vous (l'entreprise / le département) soutenez-vous les adhésions à des associations professionnelles et le développement professionnel continu?
- Comment décririez-vous le rôle du personnel administratif dans ce bureau?
- Les heures supplémentaires ou les heures de fin de semaine sont-elles prévues?
- Qu'aimez-vous le plus pour travailler pour cette entreprise? Y a-t-il des changements que vous feriez?
- Qu'aimez-vous le moins pour travailler ici?
- Encouragez-vous le ministère à travailler en équipe ou à vous concentrer davantage sur les contributions individuelles?
Questions d'entretien général
En plus des questions d'entrevue spécifiques à l'emploi, on vous posera également des questions plus générales sur vos antécédents professionnels, vos études, vos forces, vos faiblesses, vos réalisations, vos objectifs et vos projets. Voici une liste des questions d'entrevue les plus courantes et des exemples de réponses.