Les employés quittent votre organisation pour de bonnes raisons et de mauvaises raisons. Sur le plan positif, ils trouvent de nouvelles possibilités, retournent à l'école, prennent leur retraite ou décrochent leur emploi de rêve.
Moins positivement, ils sont congédiés pour une mauvaise performance ou une faible présence ou connaissent une mise à pied en raison d'un ralentissement des affaires. Dans chaque cas, vous avez besoin d'une liste de contrôle de cessation d'emploi pour faciliter le processus de sortie de l'employé.
Voici un exemple de liste de contrôle de cessation d'emploi.
Liste de vérification de cessation d'emploi
Nom de l'employé:
Rendez-vous amoureux:
Notifier les ressources humaines
_____ Avertir les RH: Dès que vous avez connaissance d'une lettre d'un employé ou que vous lui avez envoyé une lettre vous informant de l'intention de l'employé de quitter son emploi, avisez le bureau des ressources humaines.
_____ Avis officiel: Si un employé vous informe de son intention de quitter son emploi, demandez-lui d'écrire une lettre de démission indiquant qu'il part et sa date de cessation d'emploi. (Les entreprises demandent un préavis d'au moins deux semaines, lorsque cela est possible et souhaitable.)
Autorisations / Résiliation d'accès
_____Notify votre administrateur réseau: Dès que vous savez qu'un employé quitte, informez votre administrateur réseau ou un autre membre du personnel approprié de la date et de l'heure auxquelles l'employé doit interrompre l'accès aux systèmes informatiques et téléphoniques. Prendre des dispositions pour la façon dont ces comptes seront acheminés pour s'assurer que votre organisation ne perdra pas le contact avec les clients et les clients. En outre, désactivez le code d'alarme d'entrée du bâtiment de l'employé, le cas échéant.
_____Désactiver le bâtiment de l'employé ou l'accès à la propriété: À compter de la date de résiliation, que ce soit immédiatement dans une situation de tir ou à une date de fin mutuellement convenue, vous devez mettre fin à l'accès au bâtiment de l'employé. En fonction de vos méthodes d'accès, vous devrez désactiver le code de saisie du bâtiment de l'employé, désactiver la carte de validation d'entrée ou collecter les clés de l'employé. Il est dans votre intérêt et celui de l'ancien employé de ne pas avoir accès aux biens de l'entreprise.
Retour de propriété
_____ Retour de la propriété de l'entreprise: Les employés qui quittent l'entreprise doivent remettre tous les livres et le matériel de l'entreprise, les clés, les badges d'identité, les ordinateurs, les téléphones cellulaires et tout autre article appartenant à l'entreprise.
_____ Mots de passe: Les employés doivent fournir à leurs superviseurs des mots de passe et d'autres informations concernant l'accès aux fichiers informatiques et aux messages téléphoniques. (Vous souhaiterez peut-être conserver les comptes de messagerie et de téléphone actifs pendant un certain temps aux contacts clients sur le terrain.)
Statut des prestations
_____ Indemnités de vacances et congés de maladie non utilisés: Les employés qui quittent leur emploi sont rémunérés jusqu'à un maximum de 30 jours pour les congés annuels non utilisés. Si l'employé a utilisé le temps non encore accumulé, le paiement à l'entreprise pour cette période est soustrait du dernier chèque de paie. (Si votre entreprise désigne un certain nombre de jours de maladie et qu'ils sont accumulés, vous devrez également payer l'employé pour le temps accumulé.)
_____ Lettre d'état des avantages sociaux: Après la cessation d'emploi, les anciens employés reçoivent une lettre du bureau des ressources humaines qui décrit l'état de leurs avantages sociaux au moment de la cessation d'emploi. Cela comprend l'assurance-vie, la protection-santé, le régime de retraite et les comptes de dépenses. (Aux États-Unis, les organisations se conforment à la Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act de 1980 (COBRA) et étendent aux employés admissibles et à leurs personnes à charge inscrites le droit de poursuivre la couverture du régime de soins de santé pour une période déterminée à leurs frais et à coût total.)
_____ Remboursement des avances: Toute avance non payée sur la paie sera soustraite du chèque final de l'employé.
_____ Paiement de l'argent dû à l'employé: Tous les frais impayés à des fins commerciales de l'entreprise (retourné sur un rapport de dépenses), la commission impayée et les primes seront payés dans le dernier chèque de paie.
Confidentialité et accords de non-concurrence
_____ Révision de l'entente de confidentialité ou de non-concurrence: Tout accord de confidentialité ou de non-concurrence que l'employé sortant a signé au début de son emploi devrait être examiné pour s'assurer que l'employé comprend ce qui est attendu.
Même si l'employé n'a jamais signé un tel document, la plupart des manuels d'employés comportent une clause ou un paragraphe sur le code de conduite interdisant le partage d'informations confidentielles ou de secrets commerciaux. Réviser ceci et rappeler à l'employé que toute violation de cette confidentialité sera traitée.
Entretien de sortie
_____ Entrevue confidentielle à la sortie: Les employés qui quittent le service sont encouragés à participer à une entrevue de départ confidentielle avec le service des ressources humaines. (Les entrevues de départ sont un processus important que vous pouvez utiliser pour recueillir de l'information sur l'environnement de travail dans votre organisation.) Lorsque vous informez qu'un employé met fin à son emploi, votre bureau des RH organisera une entrevue de fin d'emploi. forme.
_____ Autorisation écrite pour la vérification des références: Les employés qui quittent l'entreprise et qui prévoient chercher un emploi doivent signer un formulaire autorisant l'entreprise à fournir des renseignements de référence lorsque des employeurs éventuels appellent.
_____ Donner à l'employé un formulaire de mise à jour de l'adresse à remplir s'il déménage. En particulier pour les grandes entreprises ou celles qui ont un taux de rotation élevé, les W-2 reviendront comme non livrables si l'adresse a changé. Sans nouvelles informations de contact, il est difficile de fournir les informations nécessaires à l'ancien employé. En tant que sauvegarde, vérifiez que les informations de contact d'urgence de l'employé sont à jour et que vous pouvez contacter cette personne pour les localiser si vous avez des difficultés à leur fournir des W2.