Première phase: analyse de la stratégie BPO et éducation
La préparation et la mise en œuvre d'une stratégie BPO peuvent prendre jusqu'à six mois, selon la portée du projet. Il n'y a pas deux offres identiques. Cependant, les étapes de base sont les mêmes.
- Analyser les coûts et les processus directs et indirects, y compris les sous-processus et les investissements prévus.
- Renseignez-vous sur les exigences en matière de gouvernance et de gestion des relations, les processus et l'organisation retenus, les opportunités d'amélioration interne et le processus de demande d'informations (RFI)
- Dans le cadre de votre stratégie d'approvisionnement, considérez les fournisseurs uniques plutôt que les fournisseurs multiples, les fournisseurs uniques par opposition aux offres concurrentielles, et rassemblez des informations sur les fournisseurs potentiels.
Deuxième étape: Développement de la DP et tarification
- Indiquez les exigences de travail, par exemple, les processus clés, les finances, les ressources humaines ou les TI.
- Définir les niveaux de service actuels et ciblés.
- Effectuer une analyse financière des facteurs économiques et de productivité.
- Développer l'analyse de rentabilisation, y compris les économies de coûts et les améliorations de processus tangibles et intangibles.
- Choisissez un modèle de tarification, par exemple, prix fixe ou prix variable.
- Déterminer la gouvernance, l'accord de niveau de service et les plans de gestion des relations.
Troisième étape: évaluation des offres et négociation
- Distribuer RFP aux fournisseurs BPO qualifiés en fonction de la stratégie d'entreprise.
- Visitez avec les fournisseurs et les classer. En fonction de votre analyse, déterminez une courte liste de choix.
- Commencer les négociations préliminaires.
- Vérifiez les références et effectuez trois à cinq visites détaillées des sites clients.
- Négocier le contrat, les niveaux de service et le cadre juridique.
- Créer un bureau de gestion de programme de gouvernance et de BPO
Une fois ces trois étapes terminées, il est temps de commencer la planification de la transition.
Transition
La transition est la clé d'un programme réussi. De nombreuses entreprises peuvent produire l'analyse de rentabilisation, l'exécution de l'analyse de rentabilisation est la clé pour réaliser la valeur de la décision. La transition englobe trois éléments, financier - technique - organisation changement. Nous constatons que l'élément axé sur les personnes, le changement organisationnel, est celui qui reçoit le moins d'attention et qui est souvent le facteur déterminant dans la réussite de l'analyse de rentabilisation. Une bonne méthodologie de transition met l'accent sur cet élément. Une méthodologie de transition est illustrée dans le diagramme ci-dessous:
3 phases de transition
Nous engageons nos clients sur un plan supérieur pour une vision stratégique et une mise en œuvre efficace. Une telle intensité est un dénominateur commun à travers les phases Migration pré-migration et post-migration du projet.
Dans la phase préalable à la migration, une évaluation rigoureuse du processus, des personnes, de l'infrastructure technologique et de la gestion est entreprise pour définir la feuille de route dans un environnement externalisé.
À l'étape de la phase de migration, l'activité ci-dessus est portée au niveau suivant pour faciliter la synchronisation entre le client et BPO d'un point de vue opérationnel
À l'étape post-migration, les processus sont migrés vers l'équipe des opérations de base qui est responsable de la stabilité et de l'amélioration des processus. Un cadre de suivi rigoureux est utilisé pour assurer la transparence des opérations au client.