Vous pouvez planifier, diriger et gérer une réunion pour produire des résultats
Les gens passent tellement de temps dans les réunions que transformer les heures de réunion en résultats durables est une priorité pour les organisations qui réussissent. Les actions qui rendent les réunions réussies nécessitent une gestion par le responsable de la réunion avant, pendant et après la réunion.
Si vous profitez de ces douze conseils de gestion de réunion, vos réunions et vos équipes fonctionneront mieux et produiront de meilleurs résultats.
Avant la réunion
Les actions avant la réunion établissent les bases pour l'accomplissement des résultats de la réunion. Vous pouvez faire tout le suivi nécessaire, mais sans le pré-travail, vous ne réussirez pas.
Planifiez la réunion. Des réunions efficaces qui produisent des résultats commencent par une planification intelligente. D'abord, déterminez si vous avez besoin d'autres employés pour vous aider à planifier la réunion (c.-à-d., Attirer des gens de quelques ministères). Décidez ensuite ce que vous espérez accomplir en organisant la réunion et en établissant des objectifs réalisables pour votre réunion.
Les objectifs que vous définirez établiront le cadre d'un plan de réunion efficace. Comme le dit Stephen Covey dans les sept habitudes des gens très efficaces, «Commencez avec la fin en tête». Le but de votre réunion déterminera l'objectif de la réunion, le programme de la réunion et les participants dont vous aurez besoin pour assister à la réunion.
Assurez-vous que vous avez besoin d'une réunion. Cela peut paraître rétroactif, mais une fois que vous avez élaboré votre plan de réunion, assurez-vous qu'une réunion est un moyen approprié d'atteindre les objectifs que vous avez établis. Tenir des réunions est une entreprise coûteuse lorsque vous considérez le facturable des participants. Faites tout votre possible pour déterminer qu'une réunion est réellement la meilleure occasion de résoudre le problème, d'améliorer le processus ou de créer une stratégie à long ou à court terme pour votre équipe ou votre service.
Assurer une participation appropriée à la réunion. Si une réunion est le moyen approprié pour atteindre vos objectifs, vérifiez avec les participants dont la présence est nécessaire pour que la réunion réussisse. Cela peut sembler une évidence, mais cela fait trébucher le chef le plus avisé - les principaux participants doivent être disponibles pour assister à la réunion.
Parfois, les gens envoient des délégués en leur absence. Si un délégué assiste à la place d'un décideur crucial, assurez-vous que le membre du personnel désigné a le pouvoir de prendre les décisions finales qui peuvent être approuvées. Sinon, reportez la réunion.
Distribuer et réviser le travail préalable à la réunion. Combien de réunions avez-vous suivies qui ont débuté avec l'animateur de la réunion en distribuant une rame de papier ou en faisant une présentation PowerPoint pour lancer la discussion? C'est frustrant à cause de la tactique des cuivres, la réunion devient un groupe à peine lu.
Vous pouvez rendre les réunions plus productives et assurer les résultats en fournissant le pré-travail nécessaire avant la réunion. Fournir un pré-travail, des tableaux, des graphiques et du matériel de lecture 48 heures avant le début d'une réunion signifie que tout le monde est prêt à intervenir.
La documentation qui vous aidera à atteindre les objectifs de la réunion peut inclure les éléments suivants:
- rapports et données
- graphiques et liens vers des informations compétitives
- ventes mensuelles
- plans de production
- Diapositives Microsoft PowerPoint illustrant les principaux points de discussion
- procès-verbaux, notes et suivi des réunions précédentes ou des réunions et projets connexes
Pendant la réunion
Au cours de la réunion, si vous utilisez le temps efficacement, vous susciterez l'enthousiasme pour le sujet et générerez l'engagement des participants. Les gens se sentent partie de quelque chose de plus grand que leurs défis au jour le jour. Par conséquent, une réunion bien animée et active qui ouvre la voie au suivi produira les résultats de la réunion.
Facilitation efficace des réunions. Le responsable de la réunion établit un ton positif et productif pour l'interaction entre les participants à la réunion. La facilitation efficace des réunions commence par un examen des objectifs, des résultats attendus et de l'ordre du jour. L'animateur aide les membres du groupe à rester concentrés et productifs.
La conception de la réunion et l'ordre du jour définissent le cadre de la réunion. Un facilitateur efficace, qui garde les participants sur la bonne voie, veille à ce que les résultats attendus et souhaités soient atteints à la suite de la réunion.
Impliquer chaque participant dans des actions réalisables. Chaque groupe de travail a différentes personnalités qui se présentent aux réunions. Vous avez des collègues calmes ainsi que des gens qui essaient de dominer tous les points de discussion. Que ce soit pour faciliter ou assister à la réunion, vous devez impliquer chaque participant dans le processus des objectifs de la réunion.
Cela garantit que chaque participant est investi dans le sujet de la réunion et fera un suivi. Vous allez essayer de transporter toute la charge.
Créer un plan de suivi efficace des réunions. Au cours de la réunion, établissez un plan de suivi avec des éléments d'action. Les plans efficaces comprennent ce qui suit:
- L'action spécifique
- Le nom de la personne qui a pris possession de l'élément d'action
- La date d'échéance du point d'action
- Consensus sur ce qui constitue l'achèvement du point d'action
Discutez des scénarios de la vie réelle et des obstacles au succès que les membres de l'équipe peuvent rencontrer lorsqu'ils tentent d'accomplir les tâches nécessaires pour produire des résultats. Si vous avez besoin d'une réunion de suivi, fixez l'heure avant le départ des participants afin qu'elle apparaisse sur le calendrier de tout le monde.
Après la réunion
Les actions et la planification avant et pendant la réunion jouent un grand rôle pour vous aider à atteindre les résultats attendus, positifs et constructifs. Vos actions après la réunion sont tout aussi cruciales. Le suivi lors de la prochaine réunion n'est jamais suffisant pour garantir des résultats.
Publier les minutes de réunion. Publiez vos minutes et votre plan d'action dans les 24 heures. Les gens contribueront le plus efficacement aux résultats s'ils commencent tout de suite à prendre des mesures. Ils ont encore une nouvelle mémoire de la réunion, les différents points de discussion et la raison d'être de chaque réunion.
De plus, un retard dans la distribution des minutes affectera vos résultats, car la plupart des gens attendent que les minutes arrivent avant d'aborder leurs engagements.
Suivi efficace des réunions. Le respect et l'observation des délais et du suivi vous aideront à obtenir des résultats de vos réunions. Après la réunion, chaque personne ayant un point d'action devrait élaborer un plan d'action pour l'exécution de chacun de ses engagements.
Qu'ils écrivent les étapes dans leur planificateur, qu'ils confient les tâches à un autre membre du personnel ou qu'ils accomplissent la tâche immédiatement, ils sont responsables du suivi.
Et, vous pouvez améliorer les résultats de la réunion en assurant un suivi auprès de chaque personne à mi-chemin entre les réunions. Votre objectif est de vérifier les progrès et de s'assurer que les tâches sont en cours.
Responsabilité pour le suivi lors de la prochaine réunion. Avez-vous déjà participé à une réunion de suivi où chaque participant a expliqué au groupe pourquoi il était incapable d'accomplir son engagement? Établir la norme ou la coutume de la reddition de comptes pour les résultats commence tôt dans votre cycle de réunion.
Le suivi par le facilitateur à mi-chemin entre les réunions aide, mais le groupe doit faire en sorte que les engagements ne soient pas acceptés. Demander aux participants de faire rapport sur les progrès et les résultats à la prochaine réunion en espérant que tous les participants auront atteint les objectifs assignés. Si une tâche est bloquée, à la prochaine réunion, voyez s'il y a un obstacle légitime à la progression et déterminez comment procéder.
Débriefez le processus de réunion pour l'amélioration continue. La pratique de débriefer chaque réunion est un outil puissant pour l'amélioration continue. Les participants discutent à tour de rôle de ce qui a été efficace ou inefficace au sujet du processus de réunion en cours. Ils discutent également des progrès que le groupe réalise sur le sujet.