Kanban dans les projets prend généralement la forme d'un tableau visuel composé d'une grille et de cartes. (Cette introduction à Kanban dans la gestion de projet n'est pas sûre.) Le tableau peut être physique, constitué de morceaux de papier (généralement des fiches de 3 "x 5" ou des notes autocollantes) sur un tableau blanc ou un mur. Alternativement, le conseil pourrait être électronique - plusieurs logiciels et plateformes supportent des tableaux de gestion de projet de style Kanban. Une solution numérique est un excellent outil lorsqu'une équipe de projet n'est pas co-localisée physiquement, ou lorsque les membres de l'équipe doivent accéder au tableau quand ils ne sont pas au bureau.
La grille Kanban
Pour les projets simples, une grille de type Kanban aurait probablement une seule ligne et plusieurs colonnes. Les colonnes représentent le processus par lequel le travail circule, de gauche (début) à droite (fin). Si l'équipe traite plus d'un type de travail, ou s'il existe des sous-équipes ou différents types de flux de travail, l'organisateur du forum peut utiliser des lignes pour séparer les cartes verticalement.
Les cartes se déplacent dans le tableau en colonnes selon leur stade actuel du processus. Cette image montre une grille Kanban typique en action.
Une fois leur tableau Kanban mis en place, l'équipe du projet se réunit généralement autour du tableau avec une fréquence régulière, dans une réunion «debout» ou très courte. L'objectif de l'équipe est de «tirer» du travail dans la dernière colonne du tableau, souvent intitulée «Terminé». Lors de ces réunions, l'équipe discute du moment où chaque carte pourra passer à la colonne suivante. Si quelqu'un travaille à avancer la carte et a rencontré un obstacle, cela sera noté dans la réunion de standup, avec des mesures d'action prises pour résoudre le problème.
Le cadre d'esprit Kanban
Pour tirer pleinement parti de la méthode Kanban, une équipe a besoin de plus qu'un conseil. Au-delà de la mise en œuvre technique et visuelle de Kanban, il y a certains comportements que l'équipe, le chef de projet et les membres de la direction, en général, doivent comprendre et intérioriser:
- Supprimez le multitâche incorrect. Les psychologues et les sociologues étudiant le travail ont beaucoup écrit sur ce sujet. La recherche indique que les tâches de commutation nous ralentissent et causent des problèmes de qualité en raison de la réinitialisation mentale et d'autres coûts d'installation.
- Limiter le travail en cours. Pour réduire au minimum le multitâche, vous devez limiter le nombre de cartes libérées dans le système Kanban. Ne laissez pas la gestion pousser plus de cartes (tâches, projets ou fonctionnalités) dans les colonnes "Doing" de la carte. Cette étape peut nécessiter un changement important dans les mentalités des gestionnaires qui croient que pour terminer le travail à temps, il faut commencer le plus tôt possible.
- Favoriser une culture de résolution de problèmes en équipe, plutôt qu'une culture qui motive à blâmer les autres.
- Conserver le haut de l'arriéré en priorité. Les cartes situées en haut de la colonne "Backlog" doivent être les tâches, projets ou fonctionnalités suivants qui apporteront le plus de valeur au client et à l'entreprise.
Un système Kanban est un moyen efficace d'exécuter de nombreux types de projets. Comme la plupart des outils Lean, il fonctionne mieux lorsqu'il est associé à un état d'esprit d'apprentissage et d'amélioration continue. Il n'y a pas de «bonne» façon de mettre en œuvre un tableau Kanban, et de nombreux facteurs peuvent influencer sa structure ainsi que les comportements de l'équipe. En général, toute équipe de projet qui utilise le forum devrait être formée aux concepts de Kanban, et ensuite autorisée à développer et améliorer son système Kanban au fur et à mesure de son utilisation.
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