Comment réduire le coût des voyages d'affaires des employés

Tactiques courantes que les employeurs utilisent pour réduire les dépenses de voyage des employés

Avec une certaine sympathie pour les employeurs qui essaient de contrôler les frais de voyage, demander aux employés de partager des chambres n'est pas par où commencer - ou finir.

Ces idées sont moins stressantes et offensantes pour l'employé moyen qui voyage pour son employeur. Les employés sont des êtres humains normaux qui veulent juste un peu d'intimité et de distance de leurs collègues lors d'un voyage d'affaires, surtout s'ils ont passé la journée avec leurs collègues. Les employeurs n'ont pas besoin de demander aux employés de partager des chambres.

Il existe d'autres façons d'économiser sur le coût des voyages d'affaires des employés. Par exemple:

• Exiger que les employés voyagent le même jour dans la mesure du possible.
• Élaborer et mettre en œuvre une politique de voyage ferme qui fournit des détails précis sur les indemnités journalières à diverses destinations, les chaînes hôtelières préférées où l'employeur peut avoir établi un taux d'actualisation, les remboursements de dépenses et les limites exigeant la signature d'un directeur.
• Tenir les employés à la lettre de la loi comme indiqué dans la politique de Voyage sans autorisation préalable des exceptions. Ne pas rembourser les dépenses qui n'étaient pas autorisées par la politique ou l'exception.

• Renégocier ou négocier des tarifs d'entreprise avec des chaînes hôtelières communes à vos destinations. Recherchez les hôtels qui offrent des commodités telles qu'un petit déjeuner gratuit, un cocktail, des collations et des apéritifs l'après-midi, ainsi que des réfrigérateurs et des cafetières dans les chambres. Exiger que les employés utilisent ces hôtels et commodités lorsqu'ils sont disponibles.
• Utilisez une chaîne d'hôtel moins chère lors de la réservation. La plupart des employés donneraient une étoile pour une pièce privée. Ne vous attendez pas à des normes moins strictes dans des domaines tels que la propreté et d'autres équipements de confort des employés des hôtels qui sont notés avec moins d'étoiles. Sondez périodiquement les employés qui voyagent pour vous assurer que les emplacements choisis répondent à leurs besoins.

• Utilisez un service de réservation de voyages cohérent, tel que American Express Global Business Travel, pour vous aider à maîtriser les coûts. Ils vous aideront à planifier, à adopter des politiques, à réduire les coûts et à limiter les dépenses des employés. Même les services de voyage locaux peuvent vous aider à économiser sur les voyages d'affaires, mais l'avantage pour une compagnie American Express est sa portée nationale et internationale et ses services en ligne.
• Prendre des dispositions avec une compagnie aérienne pour utiliser ses services chaque fois que possible afin de recevoir une réduction d'entreprise sur chaque vol. Exiger que les employés utilisent le service de réservation de la compagnie aérienne, par exemple, Southwest Airlines Corporate Travel. Les employeurs peuvent également économiser lorsque les avions sont réservés longtemps à l'avance.

• Faire en sorte que les employés qui prennent des décisions de dernière minute obtiennent une autorisation. Dans un cas, dans une entreprise cliente, un billet d'avion qui aurait coûté 300 $ s'il avait été réservé quelques semaines à l'avance coûtait plus de 1200 $ lorsque l'employé avait effectué la réservation deux jours avant l'événement. Cela ne devrait se produire qu'en cas d'urgence car la plupart des billets sont transférables même s'ils ne sont pas remboursables.
• Réduire les frais de déplacement dans d'autres domaines, tels que les indemnités journalières de repas et d'alcool et le transport. Varier les per diems par l'emplacement. New York City est cher par rapport à Las Vegas, par exemple. Les zones plus petites et non touristiques sont encore plus abordables. Votre politique de voyage doit refléter les coûts que vos employés subiront lors de leurs voyages dans différents états et lieux.

• Expérimentez avec des réunions virtuelles, des services tels que Skype for Business et des vidéos. Bien que mal à l'aise au départ, les réunions non personnelles sont une compétence acquise. Les employés deviennent plus à l'aise lorsqu'ils utilisent ces services au fil du temps. Les webinaires fonctionnent bien pour divers types de formation, en particulier les séminaires qui permettent à plusieurs employés de participer.
• Exigez que vos employés utilisent des services de transport public et de navette moins coûteux, lorsqu'ils sont disponibles, plutôt que des taxis, surtout lorsque les employés voyagent entre les aéroports et les hôtels. La plupart des grandes conférences offrent un service de navette gratuit entre les hôtels et le centre de conférence. Moins d'utilisation de taxi ou l'exigence que les employés se réunissent pour payer un taxi de groupe peut économiser beaucoup d'argent.

Demander aux employés adultes de faire des réservations en temps opportun, de faire des dépenses budgétaires lors de leurs voyages d'affaires et d'explorer des options autres que le voyage pour des réunions et la formation est la bonne approche pour rationaliser les coûts des voyages d'affaires. Ils sont respectueux des employés.

Ils profitent à l'employeur parce que les employés se sentent respectés et se soucient de ce qui produit un moral positif. Ils maintiennent le cycle de la relation positive dans la bonne direction.

Qu'en est-il des voyages en famille bon marché?