Lorsque vous assignez du travail à des subordonnés, vous surveillez de nombreux aspects de leur progression, mais vous vous souciez surtout de savoir si le travail est bien fait et fait à temps.
Faire le travail à temps
Obtenir leur travail à temps est le plus facile des deux à surveiller. C'est parce que le temps est plus facile à mesurer que la qualité. Vous devez définir des exigences claires, y compris des jalons et des échéances, mais vous devez également autoriser une certaine flexibilité. Planifiez leurs horaires, ou demandez-leur de planifier leurs horaires, pour inclure un peu de temps. Il y aura toujours des événements imprévus, il est donc prudent de construire au moins un peu de temps dans un calendrier. La quantité de mou que vous autorisez dans leur calendrier variera d'individu à individu avec les personnes plus aînées et talentueuses nécessitant moins de mou.
Utilisation d'un rapport d'avancement pour suivre le calendrier
La méthode la plus courante pour savoir si le travail est effectué à temps est le rapport périodique, habituellement effectué sur une base hebdomadaire pour les petits projets et sur une base mensuelle pour les projets plus importants. Lorsque vos subalternes soumettent des rapports d'étape écrits, l'un des points sur lesquels ils vont rendre compte est leur respect de l'horaire. Une méthode courante utilisée pour indiquer rapidement l'état est les couleurs du feu stop. Si le projet est dans les temps, ils afficheront un symbole vert. Si le projet est en retard, ils le montreront comme un symbole rouge.
Parfois, le jaune est également utilisé pour indiquer quand il y a un petit problème qui n'est pas assez grave pour justifier la couleur rouge.
Vous voulez également qu'ils signalent tout ce qui bloque leur progression. Cette section devrait inclure ce qu'ils ont essayé d'effacer le bloqueur et les résultats de ces efforts. S'ils demandent de l'aide de votre part ou d'une personne extérieure à leur sphère, cela devrait être clairement indiqué.
Ne pas oublier de les inclure aussi leurs réalisations. S'ils ont fait quelque chose qui a débarrassé un bloqueur, empêché le problème, ou d'une autre manière aidé à garder le calendrier intact qui devrait être noté dans leur rapport d'étape.
Enfin, le rapport d'avancement doit indiquer le pourcentage d'achèvement, de plan par rapport à réel. La plupart des projets font très peu de progrès au début, puis progressent rapidement et à la fin du projet, ils progressent lentement. Le calendrier du projet que vous et votre employé avez élaboré devrait en tenir compte. Que vous ayez ou non tenu compte de cela dans le calendrier, vous devez évaluer les progrès signalés par l'employé. Le pourcentage prévu complet devrait refléter, en général, combien de temps alloué au projet a passé.
Dans un projet avec un calendrier de trois mois, l'employé doit signaler le pourcentage complet prévu d'environ 1/3 à la fin du premier mois. Si le nombre rapporté est beaucoup plus petit ou beaucoup plus grand, il serait prudent de regarder un peu plus loin. En outre, vous devez faire un jugement sur l'exactitude de ce qu'ils rapportent pour un pourcentage réel complet. En fonction de votre connaissance du projet et de son état général, vous devriez être en mesure de juger, approximativement, si le pourcentage indiqué par l'employé est exact ou non.
Par exemple, s'ils déclarent un chiffre complet prévu de 60% et un pourcentage total réel de 65%, mais que vous savez que le projet a été confronté à des difficultés, vous devriez étudier le rapport plus en détail.
Faire le travail correctement
Il est plus difficile de mesurer et de surveiller si votre employé fait le travail correctement. C'est parce qu'il est plus difficile de définir et de quantifier ce que signifie «bien fait». Là encore, comme pour les horaires, vous devez définir des attentes et des objectifs clairs et spécifiques. Et tandis que les horaires vous permettent une certaine flexibilité et un certain relâchement, vous devez être moins flexible en matière de qualité. Bon est bon.
Ne perdez pas de vue votre cible. Lorsque nous parlons de «bien fait», rappelez-vous que vous allez «excellent» et non «parfait». Et n'oubliez pas de vous concentrer sur les résultats plutôt que sur le processus.
Suivre les progrès accomplis pour bien faire les choses
La meilleure façon de suivre les progrès de vos employés pour ce qui est de bien faire le travail est de tenir des réunions fréquentes et de faire un usage généreux de «montrer et raconter». Quand un employé rapporte avoir fait des progrès appréciables, demandez-lui de vous montrer ce qu'il a fait. Au début du projet, le travail peut être un peu rude et seulement partiellement terminé. C'est à prévoir. Cependant, au fil du temps, les démonstrations de l'employé devraient montrer que le travail devient plus fluide et plus complet.
La clé lors de ces examens de qualité est de s'assurer que l'estimation de l'employé de la qualité du travail effectué jusqu'à présent correspond à la vôtre. Par exemple, si vous examinez le projet qui est à moitié terminé et que l'employé indique que la qualité du travail est à ce niveau, vous devez vous assurer que vous êtes d'accord. S'il vous semble que la qualité du travail effectué jusqu'à présent est encore approximative et préliminaire, vous devez discuter de la différence avec l'employé et réinitialiser ses attentes. Si vous ne le faites pas, quand ils pensent avoir atteint la qualité finale, vous êtes susceptible d'évaluer que le travail n'est que modérément fini.
Bottom Line
Lorsque vous examinez le travail que vous avez délégué à des subordonnés, n'oubliez pas que vous êtes toujours responsable de leur travail. Donc, assurez-vous que le travail est fait à temps et bien fait, comme indiqué ci-dessus. Au premier signe de difficulté, vous devez intervenir et ajuster les normes de l'employé pour se conformer aux vôtres.