Quelle est la meilleure façon de commencer une lettre? Lorsque vous rédigez une lettre à des fins professionnelles, une salutation appropriée est extrêmement importante. Votre message d'accueil donne le ton à votre lettre et est un indicateur de vos compétences en communication écrite.
Les meilleures façons de commencer une lettre
Lorsque vous décidez quelle formule utiliser, vous devriez considérer si vous connaissez la personne, et dans quelle mesure. Si vous écrivez à quelqu'un à titre professionnel que vous connaissez personnellement depuis de nombreuses années, il est approprié de n'utiliser que son prénom.
Sinon, il est préférable d'utiliser M., Mme ou Dr comme une lettre de motivation appropriée. Si vous avez des doutes quant à la formule que vous devez utiliser, faites preuve de prudence et utilisez le style d'adresse le plus formel.
Essayez de ne pas être tenté de commencer votre lettre professionnelle avec des salutations informelles comme "Bonjour", "Salutations", "Bonjour" ou "Bonjour" si vous ne connaissez pas le nom de votre interlocuteur.
Bien que ces styles de salutation informels conviennent aux courriels occasionnels à des amis ou même à des courriels plus formels que vous pourriez envoyer à des groupes de personnes, dans une lettre professionnelle, vous devrez utiliser une formule de salutation personnelle, soit une première et / ou le nom de famille ("Cher M. Doe") ou un titre de poste ("Cher gestionnaire d'embauche").
Exemples de salutations de lettres professionnelles
- Cher Prénom Nom; par exemple, Cher John Doe
- Cher Mr./Ms. Nom de famille; par exemple, Cher M. Doe ou Chère Mme Doe
- Cher Mr./Ms. Prénom nom de famille; Par exemple, Cher Monsieur John Doe ou Chère Madame Jane Doe
- Cher responsable de recrutement
- cher Monsieur ou Madame
- À qui cela concerne
- Cher gestionnaire des ressources humaines
- Cher recruteur de nom de compagnie; par exemple, Cher recruteur ABC Company
Comment trouver une personne de contact
Si possible, utilisez un nom de contact lorsque vous écrivez. Cela rend votre lettre plus personnelle et crée une relation immédiate avec le lecteur. Si vous n'avez pas de nom de contact, vous pouvez faire des recherches pour essayer de trouver la bonne personne à qui adresser votre lettre.
Parfois, le nom sera sur le site Web de l'entreprise, ou vous pouvez trouver la bonne personne sur LinkedIn. Peut-être que l'un de vos collègues ou contacts peut savoir qui est la personne appropriée. Vous pouvez également appeler le bureau de la personne inconnue que vous écrivez et demander à la réceptionniste son nom en expliquant la raison de votre appel ( Exemple: «Je postule pour un emploi dans votre entreprise. Pouvez-vous s'il vous plaît me dire le nom de votre embauche? Manager pour que je sache à qui adresser ma lettre de motivation? ").
Il ne faut pas beaucoup de temps pour essayer de trouver un nom, et le sentiment qu'il en donne en vaut la peine.
Parfois, malgré tous vos efforts, vous ne pouvez pas trouver un nom pour votre lettre. Dans ce cas, vous avez une variété de choix, tous sont professionnels et appropriés. Plus vous avez d'informations sur l'endroit où vous envoyez la lettre, mieux c'est (par exemple, au département des ressources humaines de l'entreprise, ou au responsable du département lié à votre demande). De cette façon, vous pouvez faire un choix plus ciblé lors de la sélection de votre message d'accueil.
Lorsque vous avez un nom mais n'êtes pas sûr du genre de la personne à qui vous écrivez, il est acceptable d'omettre le titre honorifique et d'utiliser le prénom et le nom seul.
Conseils pour écrire et envoyer une lettre
Après votre salutation, vous commencerez votre premier paragraphe, qui est généralement une introduction qui permet au lecteur de savoir qui vous êtes et ce que vous écrivez. Si vous avez une connaissance mutuelle qui vous a référé au lecteur, vous devriez les mentionner en ce moment.
Le corps de votre lettre consiste normalement en un ou deux paragraphes de texte. Ici vous pouvez élaborer sur le thème de votre lettre et fournir des détails à l'appui sur le sujet. Vous voudrez le garder concis et pertinent pour la personne et le sujet. Soyez minutieux, mais ne vous répétez pas ou ne parlez pas de détails sans importance.
Ensuite, vous devrez résumer votre lettre. Votre résumé devrait inclure un remerciement à la personne pour son temps et considération. Si vous envisagez de faire un suivi plus tard, vous pouvez également fournir les détails du moment et de la façon dont vous le contacterez.
Terminer votre lettre professionnelle avec une fermeture, comme "Sincèrement" ou "Cordialement". Si vous envisagez d'envoyer la lettre par service postal, votre signature doit être suivie par votre nom tapé. Si vous envoyez un e-mail, votre nom tapé doit être suivi de vos informations de contact, que vous pouvez saisir manuellement ou le faire automatiquement pour vous. Voici comment configurer une signature électronique automatique.
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