Comment écrire une demande de proposition

Comment créer une demande de proposition (DP) qui vous permettra d'obtenir des résultats

Une demande de proposition, parfois appelée RFP ou RFQ («demande de devis»), est un document émis par une entreprise lorsqu'elle souhaite acheter un produit et qui souhaite mettre ses spécifications à la disposition du public. C'est généralement le cas lorsque plusieurs entreprises font une offre sur le travail et la DP invite des prix plus compétitifs. Mais, si vous ne préparez pas le DP correctement, votre effort pourrait produire des offres qui sont une perte de temps, ou pire, aucune offre du tout. Voici comment créer un appel d'offres pour obtenir les meilleurs résultats.

Difficulté: Moyenne

Temps requis: plusieurs jours

Les 12 étapes

1. Faites vos devoirs: déterminez ce dont vous avez besoin, ce que vous voulez, et ce qui est possible avant de commencer à rédiger votre demande de propositions. N'émettez pas de demande de proposition pour une machine qui peut produire 1 500 widgets par heure si vous n'en avez jamais vendu plus de 25 par mois. Il ne sert à rien d'émettre un appel d'offres pour une voiture de forte puissance lorsqu'un messager peut franchir la circulation tout aussi rapidement sur un vélo.
2. Faites la distinction entre vos besoins et vos désirs: Si vous voulez acheter une application capable de transmettre des images entre le siège et vos camionnettes sur le chantier, vous pouvez spécifier le nombre d'images dont vous avez besoin par seconde, la taille maximale des images dont vous avez besoin et la résolution nécessaire. Bien qu'il puisse être agréable d'avoir ces images en couleur, décidez si cela est vraiment nécessaire. Si vous avez vraiment besoin d'un certain spécifique, utilisez des mots comme «volonté», «doit» et «doit». Cela indique que ce sont les exigences. Les spécifications qui sont simplement «désirs» devraient être identifiées par des mots comme «peut», «peut» et «facultatif».

1. Déterminez à quoi ressemblera le gagnant : Les propositions que vous recevrez en réponse à votre demande de propositions différeront. Chaque entreprise ayant répondu aura des forces et des faiblesses différentes. Certains se concentreront sur le coût le plus bas. D'autres se concentreront sur la meilleure qualité. Et d'autres offriront un ensemble complet de fonctionnalités. Déterminez ce que vous recherchez: le coût le plus bas, la livraison la plus rapide ou une combinaison des deux.
2. Organisez le document : Tout ce que vous écrivez pour les affaires devrait être beaucoup réfléchi et devrait être organisé. Un aperçu est un bon point de départ. Au minimum, vous aurez besoin de sections pour une introduction, les exigences, les critères de sélection, les délais et les processus. Beaucoup de ces sections auront des sous-sections.

1. Écrivez l'introduction : C'est ici que vous expliquerez aux soumissionnaires potentiels pourquoi vous publiez la demande de propositions et ce que vous espérez accomplir. L'introduction peut également inclure un résumé des points clés tirés des autres sections, y compris la date d'échéance. L'introduction d'un RFP pour un système de transmission d'images pourrait ressembler à ceci: "XYZ Company demande des propositions pour un système très fiable et facile à utiliser capable de transmettre des images du bureau principal aux camionnettes n'importe où dans la région métropolitaine. doit être reçu au plus tard le lundi 5 mars 2007 à 8 h HNP. "

1. Expliquer les exigences: Cette section est l'une des plus importantes et prend généralement le plus de temps. Vous devrez spécifier la taille et la clarté des images à transmettre et la vitesse nécessaire. Soyez précis, mais ne dites pas aux soumissionnaires comment vous voulez que le travail soit accompli à moins que ce ne soit essentiel. Vous pourriez vouloir décomposer cette partie en sous-sections. Par exemple (a) la taille de l'image et la qualité (b) la transmission, qui peut inclure à la fois la vitesse désirée et les exigences qui sécurisent la transmission (c) les options souhaitées, où vous pouvez lister la couleur comme option souhaitable.

1. Critères de sélection : Vous indiquez aux soumissionnaires comment sélectionner l'enchère gagnante. Vous pouvez divulguer autant ou aussi peu que vous le souhaitez. C'est une bonne idée d'inclure une phrase comme, "Le soumissionnaire gagnant, le cas échéant, sera sélectionné uniquement par le jugement de XYZ Company." Vous pouvez créer une feuille de calcul qui attribue à chaque enchère une certaine plage de points dans chaque catégorie. Ensuite, demandez à une équipe de choisir la meilleure offre parmi celles ayant obtenu les trois meilleurs scores.
2. Calendrier : Cette section indique aux entreprises la rapidité avec laquelle elles doivent agir et la durée prévue du processus. Soyez raisonnable lorsque vous définissez vos délais. Ne demandez pas de propositions pour des systèmes complexes, puis donnez aux soumissionnaires quelques jours pour répondre. Prévoyez plus de temps pour préparer une offre si votre demande de propositions est importante, si votre achat souhaité est compliqué ou si vous avez besoin d'une réponse très détaillée. C'est aussi là que vous pouvez dire aux soumissionnaires combien de temps prendra le processus d'évaluation, quand ils seront avisés s'ils ont réussi, et combien de temps ils devront respecter ce qu'ils ont promis.

1. Processus: Utilisez cette section pour expliquer comment le processus fonctionnera - de l'envoi de la demande de propositions à l'attribution du contrat et au début des travaux. Cette section pourrait indiquer: «Les offres sont dues à la date spécifiée à l'étape 8 ci-dessus.Toutes les offres seront examinées pour s'assurer qu'elles répondent à toutes les exigences et sont sensibles.Toutes les offres recevables seront évaluées en catégories X (vous pouvez nommer les catégories si Les négociations avec le soumissionnaire retenu devraient donner lieu à l'attribution d'un contrat dans un délai de deux semaines. "

1. Décidez comment envoyer la demande de propositions : La plupart des demandes de propositions sont envoyées par la poste, mais ce n'est pas obligatoire. Vous pouvez envoyer une demande de proposition par courriel, ou vous pouvez l'afficher sur le site Web de votre entreprise. Assurez-vous simplement d'indiquer le nom (ou le numéro de soumission) que les soumissionnaires doivent utiliser pour identifier la demande de proposition à laquelle ils répondent.
2. Décidez qui recevra la demande de propositions: Vous avez peut-être déjà identifié les fournisseurs auprès desquels vous souhaitez acheter. Votre entreprise peut même avoir une liste de fournisseurs acceptables. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez trouver des fournisseurs potentiels via votre réseau professionnel, en effectuant une recherche en ligne ou en demandant à des fournisseurs de confiance d'autres matériels de vous recommander. Ne limitez pas votre liste de personnes qui reçoivent votre appel d'offres à seulement les grandes entreprises ou les fournisseurs établis. Vous pourriez trouver de meilleures idées et même de meilleurs prix auprès de petits fournisseurs qui sont souvent plus désireux de gagner votre entreprise.

1. Aviser le gagnant: Une fois que vous avez terminé toutes les étapes ci-dessus, il est temps de faire le saut et d'aviser la DP gagnante qu'il est temps d'aller de l'avant avec le projet.