Comment les départements RH peuvent faire plus en faisant moins en interne
De façon générale, les ressources humaines (RH) s'occupent de tout ce qui a trait aux employés d'une entreprise. Malheureusement, cet état d'esprit peut amener le département des ressources humaines à gérer un grand nombre de tâches qui prennent du temps et de l'énergie en dehors des activités RH qui apportent la valeur la plus stratégique à l'entreprise.
Par exemple, une fonction RH comme le développement des talents est essentielle pour une entreprise à identifier et préparer ses futurs dirigeants. Cependant, la paie est une tâche plus axée sur les processus qui peut être externalisée de manière efficace, libérant ainsi du temps pour les besoins RH de l'entreprise.
Il s'agit d'identifier les tâches sur lesquelles les ressources humaines doivent se concentrer pour faire avancer plus efficacement la mission de l'entreprise et déléguer le reste à des prestataires de services extérieurs responsables.
L'externalisation des ressources humaines s'est accélérée au cours de la dernière décennie et continuera de le faire. La sous-traitance permet aux entreprises de se décharger d'un travail qui ne fait pas partie de leur cœur de métier et d'économiser de l'argent, a-t-elle ajouté. Alors que certaines entreprises peuvent confier leurs besoins en ressources humaines à une seule firme externe, il est plus courant de confier certaines fonctions à un éventail de fournisseurs externes.
Alors, comment décidez-vous ce qu'il faut externaliser et que garder en interne?
Première étape: Identifier les initiatives clés en matière de ressources humaines
Premièrement, il est important que les ressources humaines abandonnent l'idée que cela peut être tout pour tout le monde. Définir le rôle stratégique des RH dans votre entreprise. Revenez à l'essentiel et rédigez de bonnes responsabilités à l'ancienne pour les ressources humaines.
Focus sur la manière dont les RH pilotent la mission globale de l'entreprise. Décidez quelles tâches RH sont spéciales pour votre entreprise et importantes pour la culture.
Deuxième étape: examiner quelles fonctions peuvent être externalisées
Tous les rôles que RH gère actuellement et qui ne relèvent pas de la zone d'intérêt que vous avez identifiée devraient être pris en compte pour l'externalisation. Il existe de bonnes entreprises d'impartition qui peuvent gérer efficacement des activités comme la réinstallation, la dotation temporaire, la vérification des antécédents et le dépistage des drogues. Bien que ces processus sont très importants pour le fonctionnement de l'entreprise, ils ne dirigent pas la mission stratégique de l'organisation.
Même une fonction critique comme la conformité réglementaire devrait être considérée pour l'externalisation. La conformité aux RH exige une attention constante pour rester à jour sur les dernières réglementations et décisions juridiques. La plupart des départements RH n'ont pas ce genre d'expertise sur le personnel.
L'externalisation à un spécialiste peut fournir une assurance supplémentaire contre les pénalités financières et la mauvaise publicité qui résultent de gaffes de conformité comme l'échec de classer correctement les entrepreneurs indépendants, par exemple.
Troisième étape: Créer une équipe de spécialistes internes et externes
Une entreprise qui recrute des spécialistes de l'extérieur pour compléter le talent des employés est en train de former une solide équipe de professionnels des ressources humaines. En cette ère de gestion allégée, la plupart des départements RH ne seront pas en mesure d'avoir un expert sur le personnel pour gérer chaque problème de ressources humaines.
Quatrième étape: trouver un ou plusieurs partenaires de confiance
Vous craignez de compromettre la qualité si vous sous-traitez certaines fonctions des RH? Vous pouvez garder le contrôle des fonctions RH importantes et aider les RH à devenir un acteur plus efficace et efficient, mais vous devez trouver des partenaires de confiance. Fais tes devoirs.
Comparez les avantages, les coûts associés et les approches des différentes entreprises. Effectuer des vérifications des antécédents pour s'assurer que la réputation de l'entreprise sous-traitante est solide. Assurez-vous que l'entreprise est accréditée par le Bureau d'éthique commerciale et discutez avec d'autres entreprises qui ont utilisé l'entreprise. Lisez attentivement toutes les propositions. Assurez-vous de comprendre la valeur que vous recevrez en faisant affaire avec un fournisseur particulier.
Cinquième étape: explorer une solution Plug-and-Play
Une option d'externalisation qui fonctionne pour certaines entreprises est de passer un contrat avec une organisation d'achats groupés (GPO). Un objet de stratégie de groupe donne accès à des contrats négociés préalablement négociés avec des cabinets de recrutement, des fournisseurs de services gérés et d'autres personnes. Cet arrangement peut être un guichet unique pratique, efficace et rentable pour une gamme de services externalisés RH.
Les entreprises évitent le temps et les efforts nécessaires pour négocier et gérer plusieurs contrats. Le GPO vérifie les meilleurs fournisseurs, exploite les relations pour garantir des contrats compétitifs et aide une entreprise à sécuriser les ressources dont elle a besoin.
La majorité du marché GPO aux États-Unis est axée sur les achats de soins de santé. Les principaux GPO dans cet espace effectuent des achats de plus de 200 milliards de dollars par an pour leurs clients des hôpitaux et des secteurs connexes.
Il n'existe pas de statistiques fiables sur la taille du marché des GPO d'entreprise, qui est plus récente, plus petite et plus fragmentée, et en général plus axée sur l'approvisionnement que l'externalisation des ressources humaines. Selon une étude réalisée en 2011 par Spend Matters, 15 à 20% des entreprises du classement Fortune 1000 utilisent un GPO et 85% d'entre elles déclarent une économie de 10% ou plus.
Sixième étape: envisager une externalisation complète des ressources humaines
Pour certaines entreprises, il peut être judicieux de considérer une organisation professionnelle d'employeurs (PEO). Un PEO prend en charge toutes les fonctions RH d'une entreprise en embauchant littéralement les employés de l'entreprise et en devenant leur employeur attitré à des fins fiscales et d'assurance. La pratique est connue sous le nom de co-emploi ou d'emploi conjoint.
Grâce à un PEO, les employés des petites entreprises ont accès aux avantages sociaux des employés tels que les régimes 401 (k); assurance santé, dentaire, vie et autre; les soins de personnes à charge et les autres avantages généralement offerts par les grandes entreprises. Selon l'Association nationale des organisations professionnelles d'employeurs (NAPEO), environ 250 000 entreprises utilisent les PEO.
Externaliser ceci-pas que
Il n'y a pas de manuel pour l'externalisation des ressources humaines. Les fonctions qui restent à l'interne et qui sont sous-traitées à un spécialiste externe dépendent du type d'entreprise, de ses priorités stratégiques et du rôle joué par les RH dans la réalisation de ces priorités.
Voici les fonctions RH qui sont le plus souvent sous-traitées.
- Recrutement à haut volume
- Dotation temporaire
- Vérification des antécédents et dépistage des drogues
- Déménagement
- Paie
- Administration des avantages
- encadrement
- Création / mise à jour de manuels d'employés et de manuels de politiques
- Élaboration / mise en œuvre du programme de rémunération
- Rédaction et mise à jour des plans d'action positive
- Offrir une formation sur le harcèlement sexuel
- Conformité des entrepreneurs indépendants
Ces initiatives RH ont tendance à rester à l'interne
- Relations avec les employés
- Conception et livraison de la rémunération
- Le développement du talent
- Planification de la stratégie de capital
- Planification de la relève
- Stratégie RH
- Gestion de la performance
- Développement de l'organisation
- Recrutement
- Gestion du département RH
L'externalisation de certaines ou même de toutes les fonctions RH est un concept éprouvé et largement pratiqué par des entreprises de toutes tailles. La sous-traitance permet à une entreprise de se concentrer sur les activités RH avec la valeur la plus stratégique tout en économisant de l'argent et en bénéficiant de l'expertise spécialisée des entreprises extérieures.